I 30 år har Family and Medical Leave Act (FMLA) - en føderal lov, der giver berettigede medarbejdere jobbeskyttet orlov af kvalificerede familiemæssige og medicinske årsager - været grundlæggende for at beskytte amerikanske arbejdstageres rettigheder og sikre, at ingen arbejdstager skal tvinges til at vælge mellem det job, de har brug for, og den familie, de elsker. FMLA er blevet brugt mere end 100 millioner gange til at hjælpe arbejdere med at balancere arbejdskrav med sundheds- og familierelaterede behov. På den måde har loven beskyttet 18.000 arbejdere, der blev uretmæssigt fyret, og har ført til tilbagebetaling af 63 millioner dollars i løn til de berørte arbejdere.
Det er vigtigt at overholde FMLA, da audits er blevet hyppigere. I 2022 annoncerede U.S. Department of Labor (DOL) et initiativ, der skulle bruge uddannelse og energisk håndhævelse til at øge overholdelsen og reducere overtrædelser af FMLA, som følge af den øgede efterspørgsel på det globale forsyningskædesystem og den deraf følgende belastning af lager- og logistikbranchen. Nogle arbejdsgivere antager, at de på grund af deres størrelse, beliggenhed eller markedssegment er immune over for at blive auditeret. Selvtilfredshed kan dog ende med erstatningsansvar og økonomisk skade, især når DOL's audits fortsætter med at stige i hyppighed. Arbejdsgivere kan tage flere skridt for at sikre, at de er klar, hvis der skulle opstå en FMLA-audit.
Gennemgå og vær opmærksom
Først skal du gennemgå og overholde kravene til opslag. Arbejdsgivere, der er omfattet af FMLA, skal have specifikke FMLA-oplysninger - et resumé af de vigtigste bestemmelser (hvad FMLA-orlov er, medarbejderrettigheder, regler om berettigelse og arbejdsgiverkrav), og hvordan medarbejderne kan indgive en klage - på et fremtrædende sted, selv om ingen medarbejdere i øjeblikket er berettiget til FMLA-orlov. For fjernarbejdere skal medarbejderne nemt kunne få adgang til disse oplysninger på virksomhedens intranet.
Det er vigtigt, at arbejdsgivere også foretager en grundig gennemgang af deres virksomheds FMLA-politikker for at vurdere, om de stadig er i overensstemmelse med de seneste FMLA-baserede domstolsafgørelser. Hvad er f.eks. en arbejdsgivers politik for periodisk orlov, og hvad er politikken for aflysning af den? Skal medarbejderen koordinere med en tredjepartsadministrator? Skal medarbejderen fremlægge en tilbagevenden til arbejdet-formular fra sin læge? Hvordan håndteres understøttelse, når en medarbejder er på FMLA, og indeholder politikken bestemmelser om, hvorvidt medarbejdere på orlov kan tjene penge andre steder?
Alle FMLA-relaterede formularer og korrespondance skal også gennemgås og overholdes. Korrespondance er et kritisk aspekt af FMLA, da det er den mekanisme, som arbejdsgiveren bruger til at dokumentere processen og ofte forklare relevante beslutninger. Det er vigtigt at udlevere de rette formularer til medarbejderne og sørge for, at de bliver udfyldt og returneret til tiden. Alle tilpassede formularer, der ikke er udstedt af DOL, bør gennemgås nøje af advokater; arbejdsgivere kan få konsekvenser, hvis de stiller spørgsmål, som de ikke skal.
Træn, træn, træn - og test
Selvom de fleste medarbejdere sandsynligvis ikke vil underrette DOL, hvis de får afslag på orlov, kan medarbejdere, der ikke forstår reglerne, føle, at de er blevet uretfærdigt behandlet. Uddannelse omkring organisationens FMLA-politik og processen bag beslutninger om orlov er afgørende, ikke kun for medarbejdere, men også for ledere og virksomhedsledelse. Audits skyldes ofte fejlkommunikation på ledelsesniveau. Formelle kurser er ideelle og mere effektive end et simpelt årligt memo.
En politik eller proces er kun gavnlig, hvis den følges. Arbejdsgivere bør foretage deres egen omfattende revision af deres FMLA-politikker, -korrespondance og -formularer - og sikre, at de har orden i papirerne - for proaktivt at forberede sig på en potentiel DOL-revision. En testrevision kan omfatte revision af alle FMLA-krav i løbet af de sidste 12 til 24 måneder for at sikre, at politikkerne er afstemt, at formularer og korrespondance er i overensstemmelse med reglerne, og at processerne er klart beskrevet og understøttet. Det er bedst at afdække eventuelle mangler, før DOL får mulighed for det.
Få mere at vide > Sedgwicks eksperter følger med i opdateringer om fraværshåndtering, lovudvikling og branchetrends. Få det seneste på vores hjemmeside.
Dette indhold blev oprindeligt udgivet af Disability Management Employer Coalition (DMEC) som en del af Absence Matters-kolonnen.
Tags: Fravær, fordele, fordele, handicap, handicap , familie- og sygeorlov, familieorlov, FMLA, Hjælpe mennesker