I en tid med skiftende forventninger og lovkrav står arbejdsgivere over for en stor kompleksitet, når de skal imødekomme medarbejdere på jobbet. I henhold til Americans with Disabilities Act (ADA) og andre regler og retspraksis skal arbejdsgivere ved hjælp af en interaktiv proces og uden at påtage sig urimelige vanskeligheder foretage rimelige tilpasninger for medarbejdere - som måske er ved at vende tilbage til arbejdet efter en arbejdsskade, søger støtte til kognitive begrænsninger, anmoder om en justering i overensstemmelse med deres religiøse overbevisning eller har forskellige andre behov. Uanset om tilpasningen vedrører en arbejdsskade, et handicap eller en anden faktor, har arbejdsgivere brug for god vejledning til at navigere i dette forvirrende landskab.
Vi stak for nylig hovederne sammen for at udforske nogle af de aktuelle problemer med indkvartering af arbejdsstyrken set fra både arbejdsgiverens og tjenesteudbyderens perspektiv, og vi er glade for at kunne dele nogle højdepunkter fra vores samtale.
Hvad er det, der gør det så udfordrende at imødekomme medarbejdere?
Mange amerikanske organisationer kæmper for at holde trit med anmodninger om jobtilpasninger og for at sikre overholdelse af alle relevante krav. De betydelige udfordringer, som nutidens arbejdsgivere står over for, omfatter:
- At være proaktiv og konsekvent: I de senere år har nogle virksomheder forsøgt at være konsekvente og proaktivt reducere den administrative byrde ved at gøre højdejusterbare skriveborde, ergonomiske stole, store computerskærme og andet ofte efterspurgt udstyr til standardudstyr for alle medarbejdere. Men skiftet fra arbejde på stedet til fjernarbejde og hybride ordninger har kompliceret denne tilgang. Hvad sker der, hvis standardudstyret ikke passer ind i en hjemmearbejdsplads? Hvem er ansvarlig for opsætning og vedligeholdelse? Hvordan hentes udstyret, hvis en ekstern medarbejder rejser? Bør hybridmedarbejdere modtage to sæt udstyr? Den slags spørgsmål giver reelle logistiske problemer og gør det svært at holde omkostningerne nede.
- Evaluering og dokumentation: Arbejdsgivere har brug for definerede processer til at afgøre, hvilke tilpasningsanmodninger der skal imødekommes, samt hvordan disse tilpasninger bedst kan foretages til gavn for medarbejderen og inden for rimelige udgiftsrammer. Hver anmodning skal vurderes for sig og baseres på dokumentation fra medicinske eksperter. Store organisationer med store HR-afdelinger eller risikostyringsafdelinger kan have interne specialister, der er ansvarlige for kritisk at evaluere anmodninger om tilpasninger; mindre organisationer, der ikke får mange anmodninger, vil sandsynligvis have sværere ved at afgøre, hvordan de bedst kan gå frem.
- Budget: Uanset om det er tid væk fra arbejdet eller køb af nyt udstyr, er der omkostninger forbundet med jobtilpasninger. (Nogle af disse udgifter er lovpligtige, mens andre er den rigtige ting at gøre for at støtte produktivitet, sikkerhed og inklusion). Mange organisationer kæmper med, hvordan de skal budgettere med disse udgifter. Skal medarbejdertilpasninger betragtes som en driftsudgift, eller hører de hjemme i HR- eller risikostyringsbudgettet?
- Organiseret arbejdskraft: Det kan være meget vanskeligt at implementere tilpasninger i et fagforeningsmiljø. For eksempel kan skemaændringer og arbejdspauser påvirke medarbejderens anciennitetsrangering - og dermed alt, hvad de ville byde på i henhold til en kollektiv overenskomst. Derudover kan ændringer i en fagforeningsmedarbejders skema eller opgaver som en del af en tilpasning påvirke en anden medarbejders skema eller opgaver på en uhensigtsmæssig måde. Dette viser sig at være særligt svært at navigere i under den nye Pregnant Workers Fairness Act. (Du kan læse mere om PWFA i vores artikel om lovgivningsmæssige tendenser og udviklinger, der påvirker den amerikanske arbejdsstyrke, i det seneste Edging up fravores digitale magasin, edge).
Effektive strategier
I erkendelse af, at hver organisations program er unikt, er her et par tilgange til håndtering af indkvartering, som vi anbefaler:
- Centraliser processerne: Mens nogle vælger at holde omkostningerne i driften (hvilket kan afholde ledere fra at bevilge tilpasninger), foreslår vi at centralisere budgettet for tilpasninger, hvor det er muligt. Hvis alle anmodninger om indkvartering går gennem ét team og én finansieringskilde, kan det hjælpe med at nedbryde interne siloer mellem HR og risikostyring og fremme en mere kreativ problemløsning. Det kan også resultere i, at anmodninger bliver set på med kritiske øjne. Hvis nogen f.eks. beder om nyt udstyr, er det mere sandsynligt, at et dedikeret, centraliseret team vil overveje, om en ergonomisk evaluering og lidt uddannelse i, hvordan man bruger det eksisterende udstyr korrekt, kan være tilstrækkeligt.
- Give medarbejderne en positiv oplevelse: En anden fordel ved den centraliserede tilgang er, at den giver arbejdsgiverne mulighed for at holde fokus på effektiv tilpasning af medarbejderne i stedet for på årsagen til skaden/behovet. Derudover ser vi en tendens til, at arbejdsgivere implementerer fast track-muligheder for tilpasninger under en vis tærskel (f.eks. 500 dollars), så medarbejderne kan få deres behov opfyldt mere effektivt og med mindre besvær; at begrænse behovet for en omfattende undersøgelse og fuld interaktiv proces kan også reducere de samlede omkostninger for arbejdsgiveren. Nogle har udtrykt bekymring for, at fast tracking kan øge mængden, men baseret på anekdotiske beviser har vi ikke fundet, at det er tilfældet.
- Implementer evidensbaserede processer: For at hjælpe med at holde styr på budgetter og efterspørgsel fraråder vi, at man laver en liste over tilpasningsmuligheder, som medarbejderne kan vælge imellem. I stedet er det bedst at stole på professionelle anbefalinger og evalueringsprocessen, som diskuteret ovenfor, for at afgøre, hvad der er passende og rimeligt.
- Pas på dig selv, så du kan passe på andre: De, der arbejder inden for dette område, ved, at det kan være et vanskeligt og følelsesmæssigt drænende job at håndtere tilpasninger. Det kan kræve udfordrende samtaler med kolleger om dybt personlige forhold, der vedrører deres levebrød, identitet og daglige funktion. Selv om vores overordnede mål er at støtte medarbejdernes behov på arbejdspladsen på en empatisk måde, må vi nogle gange afvise anmodninger - og det kan resultere i ophedede reaktioner. Da maj er Mental Health Awareness Month, er det særligt relevant at påpege vigtigheden af egenomsorg og opbygning af modstandskraft i forbindelse med sådanne ubehagelige interaktioner. Et samarbejde med en outsourcet ekspertleverandør (som Sedgwick) kan give dem, der er ansvarlige for tilpasninger internt, tiltrængt støtte og yderligere ressourcer.
En særlig tak til Anne Hudson fra vores værdsatte kunde Southwest Airlines for at bidrage til Sedgwick-bloggen.
Få mere at vide - udforsk Sedgwicks løsninger til jobtilpasning der hjælper arbejdsgivere med at støtte medarbejdernes behov og overholde ADA, PWFA og andre juridiske og lovgivningsmæssige krav, og gennemgå vores seneste state of the line-rapport om tilpasninger
Tags: Fravær, Fraværsstyring, Indkvartering, ADA, Invaliditet, Invaliditet og orlov, Medarbejder, medarbejderoplevelse, medarbejdersundhed, medarbejdervelvære, Hjælpe folk, Arbejdsskade, arbejdsskadeerstatning, arbejdsskadeerstatningskrav