Congés intermittents : Ce n’est plus seulement pour fmla

Le 12 octobre 2023

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Il y a seulement 34 ans, il n’y avait pas de lois pour protéger la plupart des employés handicapés. En fait, pas plus tard qu’en 1989, une personne pouvait être congédiée par son employeur parce qu’elle était sourde, qu’elle avait une blessure au dos ou une autre déficience qui l’empêchait de faire son travail. Cela a changé en 1990, lorsque l’historique Americans with Disabilities Act (ADA) a été promulguée pour interdire la discrimination fondée sur le handicap. L’ADA a transformé la façon dont les personnes handicapées sont traitées sur le lieu de travail.

Protections ADA

En vertu de la LPA, les employeurs sont tenus de fournir des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes handicapées qualifiées, à moins que cela ne pose un préjudice injustifié. Elle interdit également la discrimination, les représailles et le harcèlement à l’égard des personnes handicapées. L’ADA définit l’incapacité comme une déficience physique ou mentale qui limite considérablement une ou plusieurs activités majeures de la vie. Et bien que nous considérions souvent un handicap comme quelque chose avec lequel une personne est née, un handicap peut résulter de n’importe quoi - un accident de voiture, un incendie de maison, etc. L’ADA a été modifiée en 2008 pour élargir sa définition du handicap - et les lois de nombreux États définissent le handicap plus largement que l’ADA.

Types d’accommodements raisonnables

Une mesure d’adaptation raisonnable est définie comme tout changement dans le milieu de travail, ou dans la façon dont les choses sont habituellement faites, qui permet à une personne handicapée de jouir de l’égalité des chances en matière d’emploi. En termes simples, les mesures d’adaptation sont des changements qui permettront à l’employé de faire son travail malgré son état de handicap. La détermination de la question de savoir si un accommodement est raisonnable se fait au cas par cas.

Il existe trois types d’hébergement. L’une consiste à tenir compte des restrictions au sein du poste. Par exemple, une personne handicapée qualifiée peut avoir besoin d’un équipement modifié, d’un changement d’horaire ou peut-être d’une place de stationnement plus proche. Quoi qu’il en soit, une modification du lieu de travail est souvent le meilleur choix pour l’employeur et l’employé, car elle permet à l’employé de continuer à travailler.

Dans les cas où la déficience empêche un employé de travailler, les employés peuvent se voir accorder un congé à titre d’adaptation. Plus précisément, un employeur doit envisager un congé si l’employé en a besoin, même si :

  • Le congé n’est pas offert à titre d’avantage personnel 
  • l’employé n’est pas admissible à un congé en vertu de la politique de l’employeur ;
  • L’employé a épuisé (ou n’est pas admissible) au FMLA ou à un autre congé prévu par la loi applicable 

Le troisième type de mesure d’adaptation est la réaffectation à un poste vacant pour lequel l’employé est qualifié. C’est ce qu’on appelle souvent l’hébergement de dernier recours. Notamment, en ce qui concerne toute demande d’accommodement, un employeur n’a pas besoin d’accorder les mesures d’adaptation si cela pourrait indûment imposer un fardeau à l’organisation.

Pourquoi un congé intermittent est-il nécessaire ?

Les congés intermittents sont définis comme des congés pris en plusieurs blocs de temps pour une seule raison admissible (un employé demande des congés imprévus pour des migraines, par exemple, ou un employé décolle la première et la troisième semaine du mois pour une chimiothérapie). Bien qu’il soit bien connu que la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) exige un congé intermittent, beaucoup ne savent pas que l’ADA exige également l’examen des demandes de congés intermittents. Comme il a été mentionné précédemment, des considérations de contrainte excessive s’appliquent lors de l’examen des demandes de congé. 

Les congés intermittents peuvent être bénéfiques, car ils permettent à un employé de continuer à travailler pendant sa maladie ; cela permet à l’employé de continuer à être productif et de recevoir un salaire. De plus, les employés guérissent souvent plus rapidement lorsqu’ils travaillent que lorsqu’ils sont assis à la maison. L’employé n’est pas le seul bénéficiaire ; le maintien au travail de l’employé profite à l’employeur ainsi qu’à ses collègues.

Idées fausses courantes

Il est communément admis que le congé intermittent ADA est un laissez-passer gratuit pour l’employé d’aller et venir à sa guise. C’est faux. Au contraire, un employé congé ADA intermittent doit toujours se rendre au travail de manière prévisible et fiable, ainsi que suivre l’assiduité de l’employeur et d’autres politiques du lieu de travail. Presque toutes les cours de circuit ont jugé qu’un employé ne peut pas soutenir une réclamation ADA s’il enfreint les politiques d’assiduité. Beaucoup croient également qu’un employeur doit approuver les congés à perpétuité. C’est faux. Les tribunaux ont universellement statué que l’autorisation d’une durée indéterminée n’est pas considérée comme un accommodement raisonnable.

Conseils pour les employeurs : comment gérer au mieux les demandes de congés intermittents

Comme pour toute demande d’adaptation, les employeurs devraient lire les documents médicaux de l’employé avec un œil détaillé pour mieux comprendre les véritables limites du travailleur. Pour les demandes de congés intermittents, la documentation doit préciser les besoins particuliers de l’employé, y compris la fréquence (p. ex., congés, pauses) et la durée des congés. Cela aide également à engager en collaboration l’employé dans une discussion sur ce qui l’aiderait à s’acquitter de ses fonctions essentielles. Et, dans les situations où les employeurs sont sur la clôture au sujet de l’octroi d’une mesure d’adaptation, ils devraient envisager d’essayer l’accommodement sur une base d’essai. Les employeurs devraient documenter tous les aspects de la discussion interactive, y compris la mesure d’adaptation finale.

Réduire les abus

Dans les situations où un employé dépasse systématiquement la fréquence et la durée convenues, les employeurs peuvent demander une attestation à jour au fournisseur de soins de santé pour savoir si le congé supplémentaire est justifié. Ensuite, l’employeur peut réévaluer si la demande constitue une difficulté. Et bien sûr, un employeur ne devrait pas discipliner de manière disproportionnée les employés handicapés pour des problèmes d’assiduité plus souvent qu’il ne le fait les employés qui ne sont pas handicapés.

En fin de compte

En plus d’agir comme un « bouclier » pour se protéger contre la non-conformité, les congés intermittents peuvent également agir comme l'« épée » qui crée une culture positive et inclusive, augmente la rétention, encourage la productivité et permet d’économiser de l’argent. Pour un employé qui peut s’acquitter des fonctions essentielles de l’emploi selon un horaire réduit, ou dont l’état est imprévisible, le congé intermittent peut accomplir le meilleur des deux mondes pour l’employeur et l’employé.

Certains de ces concepts ont déjà été partagés lors d’une session présentée par Adam Morell et Sara Elder lors de la conférence annuelle 2023 du DMEC.