Dans un contexte d’attentes et d’exigences légales en constante évolution, les employeurs sont confrontés à une grande complexité dans l’adaptation des employés au travail. En vertu de l’Americans with Disabilities Act (ADA) et d’autres règlements et jurisprudence, les employeurs sont tenus, en utilisant un processus interactif et sans faire de contrainte excessive, de prendre des mesures d’adaptation raisonnables pour les employés - qui peuvent retourner au travail à la suite d’une blessure au travail, demander de l’aide pour des limitations cognitives, demander un ajustement en fonction de leurs croyances religieuses, ou ont divers autres besoins. Peu importe si les mesures d’adaptation se rapportent à une demande d’indemnisation des accidentés du travail (WC), à une invalidité ou à un autre facteur, les employeurs ont besoin de conseils judicieux pour naviguer dans ce paysage déroutant.
Nous avons récemment réuni nos têtes pour explorer certains des problèmes actuels en matière d’adaptation de la main-d’œuvre du point de vue de l’employeur et du fournisseur de services, et nous sommes heureux de partager certains points saillants de notre conversation.
Qu’est-ce qui rend l’adaptation des employés si difficile ?
De nombreuses organisations américaines ont du mal à répondre aux demandes d’aménagement du travail et à assurer le respect de toutes les exigences pertinentes. Les défis importants auxquels sont devant les employeurs d’aujourd’hui sont les suivants :
- Être proactif et cohérent : Au cours des dernières années, certaines entreprises ont cherché à assurer l’uniformité et à réduire de façon proactive le fardeau administratif des mesures d’adaptation en rendant les bureaux réglables en hauteur, les chaises ergonomiques, les grands écrans d’ordinateur et d’autres équipements fréquemment demandés standard pour tous les employés. Toutefois, le passage du travail sur place à des arrangements à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l’équipement standard ne tient pas dans un espace de travail à domicile ? Qui est responsable de la configuration et de la maintenance ? Comment récupère-t-on l’équipement si un employé à distance quitte ? Les travailleurs hybrides devraient-ils recevoir deux ensembles d’équipement ? Ce genre de questions présente de véritables problèmes logistiques et rend la maîtrise des coûts assez difficile.
- Évaluation et documentation : Les employeurs ont besoin de processus définis pour déterminer quelles demandes d’accommodement accorder, ainsi que la meilleure façon de prendre ces mesures d’adaptation au profit de l’employé et dans les limites des lignes directrices de dépenses raisonnables. Chaque demande doit être examinée en fonction de son bien-fondé, sur la base de la documentation de professionnels de la santé experts. Les grandes organisations dotées d’importants services de gestion des ressources humaines (RH) ou des risques peuvent avoir des spécialistes internes chargés d’évaluer de façon critique les demandes d’adaptation ; les petites organisations qui ne reçoivent pas beaucoup de demandes auront probablement plus de mal à déterminer la meilleure façon de procéder.
- Budget : Qu’il s’agisse de s’absenter du travail ou d’acheter du nouvel équipement, il y a un coût associé aux mesures d’adaptation au travail. (Certaines de ces dépenses sont légalement requises, tandis que d’autres sont la bonne chose à faire pour soutenir la productivité, la sécurité et l’inclusion.) De nombreuses organisations ont de la difficulté à établir un budget pour ces dépenses. Les mesures d’adaptation des employés devraient-elles être considérées comme une dépense opérationnelle, ou ont-elles leur place dans le budget des RH ou de la gestion des risques ?
- Main-d’œuvre organisée : Il peut être très difficile de mettre en œuvre des mesures d’adaptation dans un environnement syndical. Par exemple, les changements d’horaire et les interruptions de travail peuvent avoir une incidence sur le classement d’ancienneté de l’employé — et donc sur tout ce pour quoi il soumissionnerait en vertu d’une convention collective. De plus, la modification de l’horaire ou des tâches d’un employé syndical dans le cadre d’une mesure d’adaptation peut avoir une incidence inappropriée sur celles d’un autre employé. Cela s’avère particulièrement difficile à naviguer en vertu de la nouvelle Loi sur l’équité des travailleuses enceintes (pour en savoir plus sur PWFA, consultez notre article sur les tendances législatives et les développements ayant un impact sur la main-d’œuvre américaine dans le dernier Edging upde notre magazine numérique, edge.)
Stratégies efficaces
Reconnaissant que le programme de chaque organisation est unique, voici quelques approches de gestion des mesures d’adaptation que nous recommandons :
- Centraliser les processus : Bien que certains choisissent de maintenir les coûts dans les opérations (ce qui peut décourager les gestionnaires d’accorder des locaux), nous suggérons de centraliser le budget des locaux dans la mesure du possible. Le fait que toutes les demandes d’adaptation passent par une seule équipe et une seule source de financement peut aider à briser les silos internes entre les RH et la gestion des risques et à faciliter une résolution de problèmes plus créative. Cela peut également entraîner l’examen des demandes d’un œil critique. Par exemple, si quelqu’un demande un nouvel équipement, une équipe dédiée et centralisée est plus susceptible de considérer qu’une évaluation ergonomique et une certaine éducation sur la façon d’utiliser correctement l’équipement existant peuvent suffire.
- Offrir une expérience positive aux employés : Un autre avantage de l’approche centralisée est qu’elle permet aux employeurs de continuer à mettre l’accent sur l’adaptation efficace des employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. De plus, nous constatons une tendance des employeurs à mettre en œuvre des options accélérées pour les mesures d’adaptation inférieures à un certain seuil (comme 500 $) afin que les employés puissent répondre à leurs besoins plus efficacement et avec moins de tracas ; limiter la nécessité d’une enquête approfondie et d’un processus interactif complet peut également réduire les coûts globaux pour l’employeur. Certains se sont dits préoccupés par le fait que le traitement accéléré peut augmenter le volume, mais sur la base de preuves anecdotiques, nous n’avons pas trouvé que c’était le cas.
- Mettre en œuvre des processus fondés sur des données probantes : Pour aider à contrôler les budgets et la demande, nous déconseillons de fournir une liste d’options d’adaptation parmi lesquelles les employés peuvent choisir. Au lieu de cela, il est préférable de se fier aux recommandations professionnelles et au processus d’évaluation, comme discuté ci-dessus, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.
- Prenez soin de vous- même, afin que vous puissiez prendre soin des autres : Ceux qui travaillent dans ce domaine savent que la gestion des mesures d’adaptation peut être un travail difficile et épuisant sur le plan émotionnel. Cela peut nécessiter des conversations difficiles avec d’autres employés sur des questions profondément personnelles liées à leur gagne-pain, à leur identité et à leur fonctionnement quotidien. Bien que notre objectif global soit de répondre avec empathie aux besoins des employés en milieu de travail, nous devons parfois refuser les demandes , ce qui peut entraîner des réponses enflammées. Le mois de mai étant le Mois de la sensibilisation à la santé mentale, il est particulièrement opportun de souligner l’importance des autosoins et du renforcement de la résilience dans le traitement de ces interactions désagréables. Le partenariat avec un fournisseur expert externalisé (comme Sedgwick) peut offrir aux responsables de l’hébergement en interne un soutien indispensable et des ressources supplémentaires.
Un merci spécial à Anne Hudson de notre précieux client Southwest Airlines pour sa contribution au blog de Sedgwick.
En savoir plus - explorez les solutions d’adaptation au travail de Sedgwick qui aident les employeurs à répondre aux besoins des employés et à se conformer à l’ADA, à la PWFA et à d’autres exigences légales et réglementaires, et consultez notre dernier rapport sur l’état de la ligne sur les mesures d’adaptation
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