Selama 30 tahun, Family and Medical Leave Act (FMLA) - undang-undang federal yang memberikan cuti yang dilindungi oleh pekerjaan kepada karyawan yang memenuhi syarat untuk alasan keluarga dan medis yang memenuhi syarat - telah menjadi dasar dalam melindungi hak-hak pekerja Amerika, dan memastikan bahwa tidak ada pekerja yang dipaksa untuk memilih antara pekerjaan yang mereka butuhkan dan keluarga yang mereka cintai. FMLA telah digunakan lebih dari 100 juta kali untuk membantu pekerja menyeimbangkan tuntutan pekerjaan dengan kebutuhan kesehatan dan keluarga. Dengan demikian, undang-undang ini telah melindungi 18.000 pekerja yang di-PHK secara tidak adil dan telah berhasil mengembalikan upah sebesar $63 juta kepada para pekerja yang terkena dampaknya.
Kepatuhan terhadap FMLA menjadi penting karena audit menjadi lebih sering dilakukan. Pada tahun 2022, dipicu oleh meningkatnya permintaan pada sistem rantai pasokan global dan tekanan yang dihasilkan pada industri gudang dan logistik, Departemen Tenaga Kerja A.S. (DOL) mengumumkan sebuah inisiatif untuk menggunakan edukasi dan penegakan hukum yang kuat untuk meningkatkan kepatuhan dan mengurangi pelanggaran FMLA. Beberapa perusahaan beranggapan bahwa karena ukuran, lokasi, atau segmen pasar mereka, mereka kebal dari audit. Namun, rasa puas diri dapat berakhir dengan tanggung jawab dan kerugian finansial, terutama karena audit DOL terus meningkat frekuensinya. Pengusaha dapat mengambil beberapa langkah untuk memastikan kesiapan jika audit FMLA muncul.
Tinjau dan perhatikan
Pertama, tinjau dan patuhi persyaratan pemasangan. Perusahaan yang tercakup harus secara jelas menampilkan informasi FMLA yang spesifik - ringkasan ketentuan-ketentuan utamanya (apa itu cuti FMLA, hak-hak karyawan, peraturan seputar kelayakan, dan persyaratan perusahaan) dan bagaimana karyawan dapat mengajukan pengaduan - di setiap lokasi, meskipun tidak ada karyawan yang saat ini memenuhi syarat untuk mendapatkan cuti FMLA. Untuk populasi pekerja jarak jauh, karyawan harus dapat dengan mudah mengakses informasi ini di situs intranet perusahaan.
Penting bagi perusahaan untuk melakukan tinjauan menyeluruh terhadap kebijakan FMLA perusahaan mereka, untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut masih sesuai dengan putusan pengadilan berbasis FMLA baru-baru ini. Misalnya, bagaimana kebijakan cuti terputus-putus pemberi kerja, dan bagaimana kebijakan pembatalan cuti tersebut? Apakah karyawan perlu berkoordinasi dengan administrator pihak ketiga? Apakah karyawan diwajibkan untuk memberikan formulir kembali bekerja dari dokter mereka? Bagaimana tunjangan ditangani saat karyawan menggunakan FMLA dan apakah kebijakan menetapkan apakah karyawan yang sedang cuti dapat memperoleh penghasilan di tempat lain?
Semua formulir dan korespondensi terkait FMLA juga harus ditinjau dan dijaga kepatuhannya. Korespondensi adalah aspek penting dari FMLA, karena merupakan mekanisme yang digunakan perusahaan untuk mendokumentasikan proses dan sering kali menjelaskan keputusan yang relevan. Penting untuk memberikan formulir yang sesuai kepada karyawan, dan memastikan formulir tersebut diisi dan dikembalikan tepat waktu. Formulir khusus apa pun yang tidak dikeluarkan oleh DOL harus ditinjau dengan cermat oleh pengacara; pemberi kerja dapat menghadapi konsekuensi jika mereka mengajukan pertanyaan yang tidak seharusnya.
Melatih, melatih, melatih - dan menguji
Meskipun sebagian besar pekerja mungkin tidak akan memberi tahu DOL jika cuti mereka ditolak, namun karyawan yang tidak memahami peraturan tersebut mungkin merasa diperlakukan tidak adil. Edukasi seputar kebijakan FMLA organisasi dan proses di balik keputusan cuti sangat penting, tidak hanya bagi karyawan, tetapi juga bagi manajer dan pimpinan perusahaan. Audit sering kali berawal dari miskomunikasi di tingkat manajerial. Pelatihan formal sangat ideal dan lebih efektif daripada memo tahunan yang sederhana.
Sebuah kebijakan atau proses hanya akan bermanfaat jika dipatuhi. Perusahaan harus melakukan audit komprehensif terhadap kebijakan, korespondensi, dan formulir FMLA mereka sendiri - dan memastikan pencatatannya rapi - untuk secara proaktif mempersiapkan diri dalam menghadapi kemungkinan audit DOL. Audit uji coba dapat mencakup audit atas semua klaim FMLA selama 12 hingga 24 bulan terakhir untuk memastikan bahwa kebijakan sudah selaras, formulir dan korespondensi sudah sesuai, serta prosesnya dinyatakan dengan jelas dan didukung. Cara terbaik adalah menemukan kekurangan sebelum DOL memiliki kesempatan.
Pelajari lebih lanjut > Pakar Sedgwick melacak pembaruan manajemen ketidakhadiran, perkembangan legislatif, dan tren industri. Dapatkan yang terbaru di situs web kami.
Konten ini awalnya diterbitkan oleh Disability Management Employer Coalition (DMEC) sebagai bagian dari Kolom Masalah Ketidakhadiran.
Tags: Ketidakhadiran, rencana tunjangan, tunjangan, disabilitas, Disabilitas, Cuti keluarga dan medis, cuti keluarga, FMLA, Membantu orang