Di tengah ekspektasi dan persyaratan hukum yang terus berubah, pemberi kerja menghadapi kerumitan yang besar dalam mengakomodasi karyawan di tempat kerja. Berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dan peraturan serta hukum kasus lainnya, pemberi kerja diwajibkan, dengan menggunakan proses interaktif dan tanpa menimbulkan kesulitan yang tidak semestinya, untuk memberikan akomodasi yang wajar bagi karyawan - yang mungkin sedang dalam masa transisi kembali bekerja setelah mengalami kecelakaan di tempat kerja, mencari bantuan untuk keterbatasan kognitif, meminta penyesuaian sesuai dengan keyakinan agamanya, atau memiliki berbagai kebutuhan lainnya. Terlepas dari apakah akomodasi tersebut berkaitan dengan klaim kompensasi pekerja (WC), disabilitas, atau faktor lainnya, pemberi kerja memerlukan panduan yang baik dalam menavigasi lanskap yang membingungkan ini.
Baru-baru ini kami berkumpul untuk mengeksplorasi beberapa isu terkini dalam akomodasi tenaga kerja dari perspektif pemberi kerja dan penyedia layanan, dan kami dengan senang hati membagikan beberapa hal penting dari perbincangan kami.
Apa yang membuat mengakomodasi karyawan begitu menantang?
Banyak organisasi di AS yang berjuang untuk memenuhi permintaan akomodasi pekerjaan dan memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan yang relevan. Tantangan signifikan yang dihadapi pemberi kerja saat ini antara lain:
- Bersikap proaktif dan konsisten: Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa perusahaan telah mengupayakan konsistensi dan secara proaktif mengurangi beban administratif akomodasi dengan membuat meja yang dapat disesuaikan ketinggiannya, kursi ergonomis, monitor komputer yang besar, dan peralatan lain yang sering diminta sebagai standar bagi semua karyawan. Namun, pergeseran dari pekerjaan di tempat ke pengaturan jarak jauh dan hibrida telah memperumit pendekatan tersebut. Apa yang terjadi jika peralatan standar tidak sesuai dengan ruang kerja di rumah? Siapa yang bertanggung jawab atas penyiapan dan pemeliharaan? Bagaimana cara mengambil peralatan jika karyawan jarak jauh keluar? Haruskah pekerja hibrida menerima dua set peralatan? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini menghadirkan masalah logistik yang nyata dan membuat pengendalian biaya menjadi cukup sulit.
- Evaluasi dan dokumentasi: Pemberi kerja memerlukan proses yang jelas untuk menentukan permintaan akomodasi mana yang akan diberikan, serta cara terbaik untuk memberikan akomodasi tersebut demi keuntungan karyawan dan dalam pedoman pengeluaran yang wajar. Setiap permintaan harus dipertimbangkan berdasarkan kemampuannya sendiri, berdasarkan dokumentasi dari tenaga medis ahli. Organisasi besar dengan sumber daya manusia (SDM) yang besar atau departemen manajemen risiko mungkin memiliki spesialis internal yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi secara kritis permintaan akomodasi; organisasi yang lebih kecil yang tidak menerima banyak permintaan mungkin akan mengalami kesulitan untuk menentukan cara terbaik untuk melanjutkannya.
- Anggaran: Entah itu waktu cuti atau pembelian peralatan baru, ada biaya yang terkait dengan akomodasi pekerjaan. (Beberapa dari pengeluaran ini diwajibkan secara hukum, sementara yang lainnya merupakan hal yang tepat untuk dilakukan untuk mendukung produktivitas, keselamatan, dan inklusi). Banyak organisasi yang kesulitan dalam menganggarkan biaya-biaya ini. Haruskah akomodasi karyawan dianggap sebagai biaya operasional, atau apakah biaya tersebut termasuk dalam anggaran SDM atau manajemen risiko?
- Tenaga kerja yang terorganisir: Bisa jadi sangat sulit untuk menerapkan akomodasi dalam lingkungan serikat pekerja. Misalnya, perubahan jadwal dan waktu istirahat kerja dapat memengaruhi peringkat senioritas karyawan - dan dengan demikian apa pun yang akan mereka tawar di bawah perjanjian kerja bersama. Selain itu, mengubah jadwal atau tugas seorang karyawan serikat pekerja sebagai bagian dari akomodasi dapat berdampak pada karyawan lain. Hal ini terbukti sangat sulit untuk dilakukan di bawah Undang-Undang Keadilan Pekerja Hamil yang baru. (Untuk mengetahui lebih lanjut tentang PWFA, lihat fitur kami tentang tren dan perkembangan legislatif yang berdampak pada tenaga kerja AS dalam edisi terbaru darimajalah digital kami, Edge).
Strategi yang efektif
Menyadari bahwa program setiap organisasi itu unik, berikut ini adalah beberapa pendekatan manajemen akomodasi yang kami rekomendasikan:
- Sentralisasi proses: Meskipun beberapa orang memilih untuk menyimpan biaya dalam operasi (yang mungkin membuat manajer enggan memberikan akomodasi), kami menyarankan untuk memusatkan anggaran untuk akomodasi jika memungkinkan. Mengalirkan semua permintaan akomodasi melalui satu tim dan sumber pendanaan dapat membantu memecah silo internal antara SDM dan manajemen risiko serta memfasilitasi pemecahan masalah yang lebih kreatif. Hal ini juga dapat membuat permintaan dilihat dengan mata yang kritis. Misalnya, jika seseorang meminta peralatan baru, tim yang berdedikasi dan terpusat akan lebih mungkin mempertimbangkan bahwa evaluasi ergonomis dan beberapa pendidikan tentang cara menggunakan peralatan yang ada dengan benar sudah cukup.
- Memberikan pengalaman yang positif bagi karyawan: Manfaat lain dari pendekatan terpusat adalah memungkinkan pemberi kerja untuk tetap fokus pada mengakomodasi karyawan secara efektif, bukan pada penyebab cedera/kebutuhan. Selain itu, kami melihat adanya tren pemberi kerja yang menerapkan opsi jalur cepat untuk akomodasi di bawah ambang batas tertentu (seperti $500) sehingga karyawan dapat memenuhi kebutuhan mereka secara lebih efisien dan tidak terlalu merepotkan; membatasi kebutuhan akan investigasi yang ekstensif dan proses interaktif yang lengkap juga dapat mengurangi biaya keseluruhan bagi pemberi kerja. Beberapa pihak telah menyatakan kekhawatirannya bahwa pelacakan cepat dapat meningkatkan volume, namun berdasarkan bukti anekdot, kami tidak menemukan hal tersebut.
- Menerapkan proses berbasis bukti: Untuk membantu menjaga anggaran dan permintaan tetap terkendali, kami menyarankan agar Anda tidak menyediakan daftar pilihan akomodasi yang dapat dipilih oleh karyawan. Sebaiknya, yang terbaik adalah mengandalkan rekomendasi profesional dan proses evaluasi, seperti yang telah dibahas di atas, untuk menentukan apa yang sesuai dan masuk akal.
- Jaga diri Anda sendiri, agar Anda dapat merawat orang lain: Mereka yang bekerja di bidang ini tahu bahwa mengelola akomodasi bisa menjadi pekerjaan yang sulit dan menguras emosi. Mungkin diperlukan percakapan yang menantang dengan sesama karyawan tentang hal-hal yang sangat pribadi yang berkaitan dengan mata pencaharian, identitas, dan fungsi sehari-hari mereka. Meskipun tujuan utama kami adalah untuk mendukung kebutuhan karyawan secara empati di tempat kerja, terkadang kami harus menolak permintaan - dan hal ini dapat menimbulkan tanggapan yang memanas. Dengan bulan Mei sebagai Bulan Kesadaran Kesehatan Mental, ini adalah waktu yang tepat untuk menyerukan pentingnya perawatan diri dan membangun ketahanan dalam menghadapi interaksi yang tidak menyenangkan. Bermitra dengan vendor ahli yang dialihdayakan (seperti Sedgwick) dapat menawarkan kepada mereka yang bertanggung jawab atas akomodasi internal dengan dukungan dan sumber daya tambahan yang sangat dibutuhkan.
Terima kasih khusus kepada Anne Hudson dari klien kami, Southwest Airlines, yang telah berkontribusi pada blog Sedgwick.
Pelajari lebih lanjut - jelajahi Sedgwick solusi akomodasi kerja yang membantu pemberi kerja mendukung kebutuhan karyawan dan mematuhi ADA, PWFA, serta persyaratan hukum dan peraturan lainnya, dan tinjau laporan terbaru kami laporan terkini kami tentang akomodasi
Tags: Ketidakhadiran, Manajemen ketidakhadiran, Akomodasi, ADA, Kecelakaan, cacat, Cacat, Cacat dan cuti, Karyawan, pengalaman karyawan, kesehatan karyawan, kesehatan karyawan, Membantu orang, Kompensasi pekerja, kompensasi pekerja, klaim kompensasi pekerja