10 september 2024
Al 30 jaar lang is de Family and Medical Leave Act (FMLA) - een federale wet die in aanmerking komende werknemers arbeidsbeschermd verlof biedt om in aanmerking komende gezins- en medische redenen - van fundamenteel belang voor de bescherming van de rechten van Amerikaanse werknemers en om ervoor te zorgen dat geen enkele werknemer gedwongen wordt om te kiezen tussen de baan die hij nodig heeft en het gezin waarvan hij houdt. De FMLA is al meer dan 100 miljoen keer gebruikt om werknemers te helpen een evenwicht te vinden tussen werk en gezondheid en gezinsgerelateerde behoeften. De wet heeft 18.000 werknemers beschermd die ten onrechte werden ontslagen en heeft geleid tot de terugvordering van 63 miljoen dollar aan achterstallig loon voor de getroffen werknemers.
Naleving van de FMLA is belangrijk, want er wordt steeds vaker gecontroleerd. In 2022 kondigde het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL), aangewakkerd door de toegenomen vraag naar de wereldwijde toeleveringsketen en de daaruit voortvloeiende druk op de magazijn- en logistieke sector, een initiatief aan om door middel van voorlichting en strenge handhaving de naleving te verbeteren en het aantal FMLA-overtredingen terug te dringen. Sommige werkgevers gaan ervan uit dat ze vanwege hun omvang, locatie of marktsegment immuun zijn voor controles. Onachtzaamheid kan echter leiden tot aansprakelijkheid en financiële schade, vooral nu de DOL steeds vaker controles uitvoert. Werkgevers kunnen verschillende stappen ondernemen om zich voor te bereiden op een eventuele FMLA-audit.
Beoordelen en opletten
Ten eerste, bekijk de vereisten voor het plaatsen van informatie en houd u eraan. Betrokken werkgevers moeten specifieke FMLA-informatie - een samenvatting van de belangrijkste bepalingen (wat FMLA-verlof is, rechten van werknemers, regels voor het in aanmerking komen en vereisten van de werkgever) en hoe werknemers een klacht kunnen indienen - duidelijk zichtbaar ophangen op elke locatie, zelfs als er op dat moment geen werknemers in aanmerking komen voor FMLA-verlof. Voor mensen die op afstand werken, moeten werknemers deze informatie gemakkelijk kunnen vinden op de intranetsite van het bedrijf.
Het is van cruciaal belang dat werkgevers ook het FMLA-beleid van hun bedrijf grondig herzien om te evalueren of het beleid nog in overeenstemming is met recente uitspraken van rechtbanken op basis van de FMLA. Wat is bijvoorbeeld het beleid van de werkgever met betrekking tot intermitterend verlof en wat is het afroepbeleid hiervoor? Moet de werknemer samenwerken met een externe beheerder? Moeten werknemers een formulier voor terugkeer naar het werk van hun arts overleggen? Hoe wordt omgegaan met uitkeringen wanneer een werknemer onder de FMLA valt en bepaalt het beleid of werknemers met verlof elders inkomen kunnen verdienen?
Alle FMLA-gerelateerde formulieren en correspondentie moeten ook worden gecontroleerd en nageleefd. Correspondentie is een cruciaal aspect van FMLA, omdat dit het mechanisme is dat werkgevers gebruiken om het proces te documenteren en vaak relevante beslissingen uit te leggen. Het is belangrijk om werknemers de juiste formulieren te geven en om ervoor te zorgen dat de formulieren op tijd worden ingevuld en teruggestuurd. Aangepaste formulieren die niet door de DOL zijn uitgegeven, moeten zorgvuldig worden gecontroleerd door advocaten; werkgevers kunnen gevolgen ondervinden als ze vragen stellen die ze niet horen te stellen.
Trainen, trainen, trainen - en testen
Hoewel de meeste werknemers de DOL waarschijnlijk niet op de hoogte zullen stellen als ze worden afgewezen voor verlof, kunnen werknemers die de regels niet begrijpen het gevoel hebben dat ze oneerlijk zijn behandeld. Voorlichting over het FMLA-beleid van de organisatie en het proces achter verlofbeslissingen is niet alleen noodzakelijk voor werknemers, maar ook voor managers en de bedrijfsleiding. Audits komen vaak voort uit een miscommunicatie op managementniveau. Formele trainingen zijn ideaal en effectiever dan een eenvoudige jaarlijkse memo.
Een beleid of proces is alleen nuttig als het wordt gevolgd. Werkgevers moeten hun eigen uitgebreide audit uitvoeren van hun FMLA-beleid, correspondentie en formulieren - en ervoor zorgen dat de administratie netjes intact blijft - om zich proactief voor te bereiden op een mogelijke DOL-audit. Een testaudit kan bestaan uit het controleren van alle FMLA-claims van de afgelopen 12 tot 24 maanden om er zeker van te zijn dat het beleid is afgestemd, de formulieren en correspondentie in overeenstemming zijn en de processen duidelijk zijn vermeld en ondersteund. Het is het beste om eventuele tekortkomingen aan het licht te brengen voordat de DOL de kans krijgt.
Meer informatie > De experts van Sedgwick volgen afwezigheidsmanagement updates, ontwikkelingen in wetgeving en trends in de industrie. Lees het laatste nieuws op onze website.
Deze inhoud is oorspronkelijk gepubliceerd door de Disability Management Employer Coalition (DMEC) als onderdeel van de Verzuimzaken column.
