Há 30 anos, a Lei de Licença Médica e Familiar (Family and Medical Leave Act, FMLA) - uma lei federal que oferece aos funcionários elegíveis uma licença protegida pelo emprego por motivos familiares e médicos qualificados - tem sido fundamental para proteger os direitos dos trabalhadores americanos e garantir que nenhum trabalhador seja forçado a escolher entre o emprego de que precisa e a família que ama. A FMLA foi utilizada mais de 100 milhões de vezes para ajudar os trabalhadores a equilibrar as demandas de trabalho com as necessidades relacionadas à saúde e à família. Ao fazer isso, a lei protegeu 18.000 trabalhadores que foram demitidos sem justa causa e levou à recuperação de US$ 63 milhões em salários atrasados para os trabalhadores afetados.
A conformidade com a FMLA é importante, pois as auditorias se tornaram mais frequentes. Em 2022, motivado pelo aumento da demanda no sistema da cadeia de suprimentos global e pela tensão resultante nos setores de armazém e logística, o Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) anunciou uma iniciativa para usar a educação e a aplicação vigorosa para aumentar a conformidade e reduzir as violações da FMLA. Alguns empregadores presumem que, devido ao seu tamanho, localização ou segmento de mercado, estão imunes a auditorias. A complacência, no entanto, pode resultar em responsabilidade e prejuízo financeiro, especialmente porque as auditorias do DOL continuam a aumentar em frequência. Os empregadores podem tomar várias medidas para garantir a prontidão no caso de uma auditoria do FMLA.
Revisar e prestar atenção
Primeiro, analise e cumpra os requisitos de publicação. Os empregadores cobertos devem exibir com destaque informações específicas sobre a FMLA - um resumo de suas principais disposições (o que é a licença FMLA, os direitos dos funcionários, as regras relativas à elegibilidade e os requisitos do empregador) e como os funcionários podem registrar uma reclamação - em todos os locais, mesmo que nenhum funcionário esteja atualmente qualificado para a licença FMLA. Para populações que trabalham remotamente, os funcionários devem poder acessar facilmente essas informações no site da intranet da empresa.
É fundamental que os empregadores também façam uma revisão completa das políticas de FMLA de suas empresas, para avaliar se as políticas ainda estão em conformidade com as recentes decisões judiciais baseadas na FMLA. Por exemplo, qual é a política de licença intermitente de um empregador e qual é a política de dispensa para essa licença? O funcionário precisa se coordenar com um administrador terceirizado? Os funcionários são obrigados a fornecer um formulário de retorno ao trabalho de seu médico? Como os benefícios são tratados quando um funcionário está em FMLA e a política estipula se os funcionários em licença podem obter renda em outro lugar?
Todos os formulários e correspondências relacionados à FMLA também devem ser revisados e manter a conformidade. A correspondência é um aspecto fundamental do FMLA, pois é o mecanismo que o empregador usa para documentar o processo e, muitas vezes, explicar decisões relevantes. É importante fornecer os formulários apropriados aos funcionários e garantir que eles sejam preenchidos e devolvidos no prazo. Quaisquer formulários personalizados não emitidos pelo DOL devem ser cuidadosamente revisados por advogados; os empregadores podem sofrer consequências se fizerem perguntas que não deveriam fazer.
Treine, treine, treine - e teste
Embora a maioria dos trabalhadores provavelmente não notificará o DOL se tiver seu pedido de licença recusado, os funcionários que não entendem as regras podem achar que foram tratados injustamente. A educação sobre a política FMLA da organização e o processo por trás das decisões de licença é fundamental não só para os funcionários, mas também para os gerentes e a liderança da empresa. As auditorias geralmente resultam de uma falha de comunicação em nível gerencial. Treinamentos formais são ideais e mais eficazes do que um simples memorando anual.
Uma política ou processo só é benéfico se for seguido. Os empregadores devem realizar uma auditoria abrangente de suas políticas, correspondências e formulários do FMLA - e garantir que a manutenção dos registros esteja perfeitamente intacta - para se preparar proativamente para uma possível auditoria do DOL. Uma auditoria de teste pode incluir a auditoria de todas as reivindicações do FMLA nos últimos 12 a 24 meses para garantir que as políticas estejam alinhadas, que os formulários e a correspondência estejam em conformidade e que os processos sejam claramente declarados e apoiados. É melhor descobrir quaisquer deficiências antes que o DOL tenha a chance de fazê-lo.
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Este conteúdo foi publicado originalmente pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna coluna Absence Matters (Assuntos de ausência).
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