Em meio a expectativas e requisitos legais em constante mudança, os empregadores enfrentam uma grande complexidade para acomodar os funcionários no trabalho. De acordo com a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) e outras regulamentações e jurisprudências, os empregadores são obrigados, por meio de um processo interativo e sem assumir dificuldades indevidas, a fazer acomodações razoáveis para os funcionários - que podem estar fazendo a transição de volta ao trabalho após uma lesão no local de trabalho, buscando apoio para limitações cognitivas, solicitando um ajuste de acordo com suas crenças religiosas ou com várias outras necessidades. Independentemente de a acomodação estar relacionada a um pedido de indenização por acidente de trabalho (WC), deficiência ou outro fator, os empregadores precisam de orientação sólida para navegar nesse cenário confuso.
Recentemente, reunimos nossas cabeças para explorar algumas das questões atuais sobre acomodação da força de trabalho, tanto do ponto de vista do empregador quanto do provedor de serviços, e temos o prazer de compartilhar alguns destaques de nossa conversa.
O que torna a acomodação dos funcionários tão desafiadora?
Muitas organizações dos EUA estão lutando para acompanhar as solicitações de acomodações no trabalho e para garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos enfrentados pelos empregadores de hoje incluem:
- Ser proativo e consistente: Nos últimos anos, algumas empresas têm buscado a consistência e a redução proativa da carga administrativa das acomodações, tornando mesas com altura ajustável, cadeiras ergonômicas, monitores de computador grandes e outros equipamentos frequentemente solicitados como padrão para todos os funcionários. Entretanto, a mudança do trabalho no local para arranjos remotos e híbridos complicou essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não couber em um espaço de trabalho doméstico? Quem é responsável pela instalação e manutenção? Como o equipamento é recuperado se um funcionário remoto for embora? Os funcionários híbridos devem receber dois conjuntos de equipamentos? Esses tipos de perguntas apresentam problemas logísticos reais e dificultam bastante a contenção de custos.
- Avaliação e documentação: Os empregadores precisam de processos definidos para determinar quais solicitações de acomodação devem ser concedidas, bem como a melhor forma de fazer essas acomodações para o benefício do funcionário e dentro de diretrizes de gastos razoáveis. Cada solicitação deve ser considerada por seu próprio mérito, com base na documentação de profissionais médicos especializados. Grandes organizações com departamentos substanciais de recursos humanos (RH) ou de gerenciamento de riscos podem ter especialistas internos responsáveis por avaliar criticamente as solicitações de acomodações; organizações menores que não recebem muitas solicitações provavelmente terão mais dificuldade para determinar a melhor forma de proceder.
- Orçamento: Seja pelo tempo de afastamento do trabalho ou pela compra de novos equipamentos, há um custo associado às acomodações no trabalho. (Algumas dessas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são a coisa certa a fazer para apoiar a produtividade, a segurança e a inclusão). Muitas organizações têm dificuldade em definir o orçamento para essas despesas. As acomodações dos funcionários devem ser consideradas uma despesa operacional ou pertencem ao orçamento do RH ou do gerenciamento de riscos?
- Trabalho organizado: Pode ser muito complicado implementar acomodações em um ambiente sindical. Por exemplo, as mudanças de horário e as pausas no trabalho podem afetar a classificação de antiguidade do funcionário e, portanto, qualquer coisa para a qual ele possa concorrer em um acordo de negociação coletiva. Além disso, alterar o cronograma ou as tarefas de um funcionário sindicalizado como parte de uma acomodação pode afetar de forma inadequada as de outro funcionário. Isso está se mostrando especialmente difícil de navegar sob o novo Pregnant Workers Fairness Act. (Para saber mais sobre a PWFA, consulte nosso artigo sobre tendências e desenvolvimentos legislativos que afetam a força de trabalho dos EUA na última edição da nossa revista digital Edging up, edge).
Estratégias eficazes
Reconhecendo que o programa de cada organização é único, aqui estão algumas abordagens para o gerenciamento de acomodações que recomendamos:
- Centralize os processos: Embora alguns optem por manter os custos nas operações (o que pode desencorajar os gerentes a conceder acomodações), sugerimos centralizar o orçamento para acomodações sempre que possível. O fato de todas as solicitações de acomodação passarem por uma única equipe e fonte de financiamento pode ajudar a eliminar os silos internos entre o RH e o gerenciamento de riscos e facilitar a solução mais criativa de problemas. Isso também pode fazer com que as solicitações sejam vistas com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém solicitar um novo equipamento, é mais provável que uma equipe dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonômica e alguma instrução sobre como usar adequadamente o equipamento existente podem ser suficientes.
- Proporcionar uma experiência positiva aos funcionários: Outro benefício da abordagem centralizada é que ela permite que os empregadores mantenham o foco na acomodação eficaz dos funcionários, e não na causa da lesão/necessidade. Além disso, estamos observando uma tendência de os empregadores implementarem opções rápidas para acomodações abaixo de um determinado limite (por exemplo, US$ 500) para que os funcionários possam ter suas necessidades atendidas de forma mais eficiente e com menos problemas; a limitação da necessidade de uma investigação extensa e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos gerais para o empregador. Algumas pessoas expressaram a preocupação de que o rastreamento rápido possa aumentar o volume, mas, com base em evidências anedóticas, não descobrimos que esse seja o caso.
- Implemente processos baseados em evidências: Para ajudar a manter os orçamentos e a demanda sob controle, desaconselhamos fornecer uma lista de opções de acomodação entre as quais os funcionários possam escolher. Em vez disso, é melhor confiar em recomendações profissionais e no processo de avaliação, conforme discutido acima, para determinar o que é apropriado e razoável.
- Cuide de si mesmo para poder cuidar dos outros: Aqueles que trabalham nessa área sabem que gerenciar acomodações pode ser um trabalho difícil e emocionalmente desgastante. Isso pode exigir conversas desafiadoras com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados ao seu sustento, identidade e funcionamento diário. Embora nosso objetivo principal seja apoiar com empatia as necessidades dos funcionários no local de trabalho, às vezes precisamos negar solicitações, o que pode resultar em respostas acaloradas. Como maio é o Mês da Conscientização sobre a Saúde Mental, é especialmente oportuno chamar a atenção para a importância do autocuidado e do desenvolvimento da resiliência no processamento dessas interações desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado terceirizado (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis pelas acomodações internas o apoio e os recursos adicionais tão necessários.
Agradecimentos especiais a Anne Hudson, de nosso valioso cliente Southwest Airlines, por contribuir com o blog da Sedgwick.
Saiba mais - Explore as soluções de acomodação no trabalho que ajudam os empregadores a atender às necessidades dos funcionários e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulatórios, e analise nosso mais recente relatório do estado da linha sobre acomodações
Tags: Ausência, Gerenciamento de ausências, Acomodação, ADA, Acidentes, Deficiência, Deficiência e licença, Funcionário, Experiência do funcionário, Saúde do funcionário, Bem-estar do funcionário, Ajudar as pessoas, Indenização por acidente de trabalho, Indenização por acidente de trabalho, Indenização por acidente de trabalho