No meio de expectativas e requisitos legais em constante mudança, as entidades patronais enfrentam uma grande complexidade na adaptação dos trabalhadores ao trabalho. Ao abrigo da Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) e de outros regulamentos e jurisprudência, as entidades patronais são obrigadas, através de um processo interativo e sem assumir dificuldades indevidas, a fazer adaptações razoáveis aos trabalhadores - que podem estar a regressar ao trabalho após uma lesão no local de trabalho, a procurar apoio para limitações cognitivas, a solicitar um ajustamento de acordo com as suas crenças religiosas ou a ter várias outras necessidades. Independentemente do facto de a adaptação estar relacionada com um pedido de indemnização dos trabalhadores (WC), deficiência ou outro fator, as entidades patronais necessitam de uma orientação sólida para navegar neste cenário confuso.
Recentemente, juntámos as nossas cabeças para explorar algumas das questões actuais em matéria de alojamento de mão de obra, tanto do ponto de vista do empregador como do prestador de serviços, e temos o prazer de partilhar alguns destaques da nossa conversa.
O que torna a adaptação dos empregados tão difícil?
Muitas organizações americanas estão a lutar para acompanhar os pedidos de adaptações de emprego e para garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos que os empregadores actuais enfrentam incluem:
- Ser proactivo e coerente: Nos últimos anos, algumas empresas têm procurado ser coerentes e reduzir proactivamente a carga administrativa das adaptações, tornando as secretárias de altura ajustável, as cadeiras ergonómicas, os monitores de computador de grandes dimensões e outros equipamentos frequentemente solicitados em equipamento normal para todos os empregados. No entanto, a mudança do trabalho presencial para o trabalho remoto e híbrido veio complicar essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não couber num espaço de trabalho em casa? Quem é responsável pela instalação e manutenção? Como é que o equipamento é recuperado se um trabalhador remoto sair? Os trabalhadores híbridos devem receber dois conjuntos de equipamento? Este tipo de questões apresenta problemas logísticos reais e dificulta bastante a contenção de custos.
- Avaliação e documentação: Os empregadores necessitam de processos definidos para determinar quais os pedidos de alojamento a conceder, bem como a melhor forma de efetuar esses alojamentos para benefício do trabalhador e dentro de directrizes de despesas razoáveis. Cada pedido deve ser considerado pelo seu próprio mérito, com base na documentação de profissionais médicos especializados. As grandes organizações com departamentos substanciais de recursos humanos (RH) ou de gestão de riscos podem ter especialistas internos responsáveis pela avaliação crítica dos pedidos de adaptações; as organizações mais pequenas que não recebem muitos pedidos terão provavelmente mais dificuldade em determinar a melhor forma de proceder.
- Orçamento: Quer se trate de tempo de ausência do trabalho ou da compra de novo equipamento, há um custo associado às adaptações do posto de trabalho. (Algumas destas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são a coisa certa a fazer para apoiar a produtividade, a segurança e a inclusão). Muitas organizações debatem-se com a forma de orçamentar estas despesas. As adaptações dos trabalhadores devem ser consideradas uma despesa operacional ou pertencem ao orçamento dos RH ou da gestão do risco?
- Trabalho organizado: Pode ser muito complicado implementar adaptações num ambiente sindical. Por exemplo, as alterações de horário e as pausas no trabalho podem afetar a classificação de antiguidade do empregado - e, por conseguinte, qualquer coisa a que este possa concorrer ao abrigo de um acordo de negociação colectiva. Além disso, alterar o horário ou as tarefas de um funcionário sindicalizado como parte de uma adaptação pode afetar indevidamente as de outro funcionário. Esta situação está a revelar-se especialmente difícil de resolver ao abrigo da nova Lei da Equidade para as Trabalhadoras Grávidas. (Para mais informações sobre a PWFA, consulte o nosso artigo sobre tendências e desenvolvimentos legislativos que afectam a força de trabalho dos EUA na última edição danossa revista digital, Edge).
Estratégias eficazes
Reconhecendo que o programa de cada organização é único, aqui estão algumas abordagens à gestão de alojamentos que recomendamos:
- Centralizar os processos: Embora alguns optem por manter os custos nas operações (o que pode desencorajar os gestores de concederem alojamentos), sugerimos que centralizem o orçamento para alojamentos sempre que possível. O facto de todos os pedidos de alojamento passarem por uma única equipa e fonte de financiamento pode ajudar a quebrar os silos internos entre os RH e a gestão de riscos e facilitar uma resolução mais criativa dos problemas. Também pode fazer com que os pedidos sejam vistos com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém pedir um novo equipamento, é mais provável que uma equipa dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonómica e alguma formação sobre como utilizar corretamente o equipamento existente podem ser suficientes.
- Proporcionar uma experiência positiva aos funcionários: Outra vantagem da abordagem centralizada é o facto de permitir que as entidades patronais se concentrem em acomodar eficazmente os funcionários, em vez de se concentrarem na causa da lesão/necessidade. Além disso, estamos a assistir a uma tendência das entidades patronais para implementarem opções rápidas para adaptações abaixo de um determinado limite (como $500), para que os trabalhadores possam ver as suas necessidades satisfeitas de forma mais eficiente e com menos problemas; limitar a necessidade de uma investigação extensa e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos globais para a entidade patronal. Alguns manifestaram a preocupação de que o rastreio rápido possa aumentar o volume de trabalho, mas com base em provas anedóticas, não verificámos que seja esse o caso.
- Implementar processos baseados em provas: Para ajudar a manter os orçamentos e a procura sob controlo, desaconselhamos a apresentação de uma lista de opções de alojamento entre as quais os empregados podem escolher. Em vez disso, é melhor confiar nas recomendações de profissionais e no processo de avaliação, como referido acima, para determinar o que é adequado e razoável.
- Cuide de si próprio, para poder cuidar dos outros: Quem trabalha nesta área sabe que gerir os alojamentos pode ser uma tarefa difícil e emocionalmente desgastante. Pode exigir conversas difíceis com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados com a sua subsistência, identidade e funcionamento diário. Embora o nosso objetivo principal seja apoiar com empatia as necessidades dos trabalhadores no local de trabalho, por vezes temos de recusar pedidos - o que pode resultar em respostas acaloradas. Sendo maio o Mês da Consciencialização para a Saúde Mental, é especialmente oportuno chamar a atenção para a importância do autocuidado e do desenvolvimento da resiliência no processamento destas interacções desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado subcontratado (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis pelas adaptações internas o apoio necessário e recursos adicionais.
Agradecimentos especiais a Anne Hudson, do nosso valioso cliente Southwest Airlines, por ter contribuído para o blogue da Sedgwick.
Saber mais - explorar as soluções de alojamento no emprego que ajudam as entidades patronais a apoiar as necessidades dos funcionários e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulamentares, e reveja o nosso mais recente relatório sobre o estado da linha de acomodações
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