I 30 år har Family and Medical Leave Act (FMLA) - en federal lag som ger berättigade anställda rätt till arbetsskyddad ledighet av kvalificerade familje- och medicinska skäl - varit grundläggande för att skydda amerikanska arbetstagares rättigheter och säkerställa att ingen arbetstagare ska tvingas välja mellan det jobb de behöver och den familj de älskar. FMLA har utnyttjats mer än 100 miljoner gånger för att hjälpa arbetstagare att balansera arbetskrav med hälso- och familjerelaterade behov. På så sätt har lagen skyddat 18.000 arbetstagare som blivit uppsagda på felaktiga grunder och lett till att 63 miljoner dollar i retroaktiva löner har betalats ut till berörda arbetstagare.
Efterlevnad av FMLA är viktigt, eftersom revisioner har blivit vanligare. Med anledning av den ökade efterfrågan på det globala försörjningskedjesystemet och den resulterande påfrestningen på lager- och logistikindustrin tillkännagav det amerikanska arbetsmarknadsdepartementet (DOL) 2022 ett initiativ för att använda utbildning och kraftfull verkställighet för att öka efterlevnaden och minska FMLA-överträdelser. Vissa arbetsgivare antar att de på grund av sin storlek, sitt läge eller sitt marknadssegment är immuna mot att bli granskade. Självbelåtenhet kan dock leda till ansvar och ekonomisk skada, särskilt som DOL:s revisioner fortsätter att öka i frekvens. Arbetsgivare kan vidta flera åtgärder för att säkerställa beredskap om en FMLA-revision skulle uppstå.
Granska och var uppmärksam
Granska och följ först kraven på anslag. Omfattade arbetsgivare måste på ett tydligt sätt visa specifik FMLA-information - en sammanfattning av de viktigaste bestämmelserna (vad FMLA-ledighet är, anställdas rättigheter, regler kring berättigande och arbetsgivarkrav) och hur anställda kan lämna in ett klagomål - på alla platser, även om inga anställda för närvarande är berättigade till FMLA-ledighet. För personer som arbetar på distans måste medarbetarna enkelt kunna få tillgång till denna information på företagets intranät.
Det är viktigt att arbetsgivare också gör en grundlig genomgång av företagets FMLA-policyer för att utvärdera om de fortfarande är förenliga med de senaste FMLA-baserade domstolsavgörandena. Vad är till exempel en arbetsgivares policy för intermittent ledighet och vad är avropspolicyn för den? Måste den anställde samordna med en tredjepartsadministratör? Måste den anställde lämna in ett intyg om återgång till arbetet från sin läkare? Hur hanteras förmåner när en anställd är på FMLA och anger policyn om anställda på ledighet kan tjäna inkomst på annat håll?
Alla FMLA-relaterade formulär och all korrespondens måste också ses över för att upprätthålla efterlevnaden. Korrespondens är en kritisk aspekt av FMLA, eftersom det är den mekanism som arbetsgivaren använder för att dokumentera processen och ofta förklara relevanta beslut. Det är viktigt att tillhandahålla lämpliga formulär till de anställda och att se till att formulären fylls i och returneras i tid. Alla anpassade formulär som inte utfärdats av DOL bör noggrant granskas av advokater; arbetsgivare kan drabbas av konsekvenser om de ställer frågor som de inte ska.
Träna, träna, träna - och testa
Även om de flesta arbetstagare sannolikt inte kommer att meddela DOL om de får avslag på sin ansökan om ledighet, kan anställda som inte förstår reglerna känna sig orättvist behandlade. Utbildning kring organisationens FMLA-policy och processen bakom beslut om ledighet är absolut nödvändig, inte bara för de anställda utan även för chefer och företagsledning. Revisioner beror ofta på missförstånd på chefsnivå. Formella utbildningar är idealiska och mer effektiva än ett enkelt årligt memo.
En policy eller process är bara till nytta om den följs. Arbetsgivare bör genomföra en egen omfattande granskning av sina FMLA-policyer, korrespondens och formulär - och se till att dokumentationen är intakt - för att proaktivt förbereda sig för en eventuell DOL-revision. En testrevision kan omfatta granskning av alla FMLA-anspråk under de senaste 12-24 månaderna för att säkerställa att policyerna är anpassade, att formulär och korrespondens är förenliga och att processerna är tydligt angivna och underbyggda. Det är bäst att upptäcka eventuella brister innan DOL har en chans att göra det.
Lär dig mer > Sedgwicks experter följer upp uppdateringar om frånvarohantering, utveckling av lagstiftning och branschtrender. Läs det senaste på vår webbplats.
Detta innehåll publicerades ursprungligen av Disability Management Employer Coalition (DMEC) som en del av Kolumnen Absence Matters.
Etiketter: Frånvaro, förmånsplan, förmåner, funktionshinder, funktionshinder, Familjeledighet och medicinsk ledighet, familjeledighet, FMLA, Hjälpa människor