Med ständigt nya förväntningar och lagkrav ställs arbetsgivare inför en hel del komplexitet när det gäller att anpassa arbetet för anställda. Enligt Americans with Disabilities Act (ADA) och andra bestämmelser och rättspraxis är arbetsgivare skyldiga att, med hjälp av en interaktiv process och utan att ta på sig onödiga bördor, göra rimliga anpassningar för anställda - som kan vara på väg tillbaka i tjänst efter en arbetsplatsskada, söka stöd för kognitiva begränsningar, begära en anpassning i enlighet med sin religiösa övertygelse eller ha olika andra behov. Oavsett om anpassningen har samband med en arbetsskada, funktionsnedsättning eller annan faktor behöver arbetsgivarna god vägledning för att navigera i detta förvirrande landskap.
Vi slog nyligen våra kloka huvuden ihop för att utforska några av de aktuella frågorna inom personalanpassning ur både arbetsgivarens och tjänsteleverantörens perspektiv, och vi är glada att kunna dela med oss av några höjdpunkter från vårt samtal.
Vad är det som gör det så utmanande att ta emot medarbetare?
Många amerikanska organisationer kämpar med att hålla jämna steg med förfrågningar om anpassningar av arbetsplatsen och att säkerställa att alla relevanta krav uppfylls. De stora utmaningar som dagens arbetsgivare står inför är bland annat
- Att vara proaktiv och konsekvent: Under de senaste åren har vissa företag strävat efter att vara konsekventa och proaktivt minska den administrativa bördan genom att göra höj- och sänkbara skrivbord, ergonomiska stolar, stora datorskärmar och annan utrustning som ofta efterfrågas till standardutrustning för alla anställda. Övergången från arbete på plats till distans- och hybridlösningar har dock komplicerat denna strategi. Vad händer om standardutrustningen inte får plats i en hemarbetsplats? Vem ansvarar för installation och underhåll? Hur hämtas utrustningen om en distansanställd slutar? Bör hybridmedarbetare få två uppsättningar utrustning? Den här typen av frågor innebär verkliga logistiska problem och gör det svårt att hålla nere kostnaderna.
- Utvärdering och dokumentation: Arbetsgivare behöver definierade processer för att avgöra vilka förfrågningar om anpassningar som ska beviljas, samt hur dessa anpassningar bäst ska göras för att gynna den anställde och inom rimliga utgiftsramar. Varje begäran måste bedömas utifrån sina egna meriter och baseras på dokumentation från medicinsk expertis. Stora organisationer med omfattande HR-avdelningar eller riskhanteringsavdelningar kan ha interna specialister som ansvarar för att kritiskt utvärdera förfrågningar om anpassningar; mindre organisationer som inte får många förfrågningar kommer sannolikt att ha svårare att avgöra hur de bäst ska gå vidare.
- Budget: Oavsett om det handlar om tid borta från arbetet eller inköp av ny utrustning, så finns det en kostnad förknippad med anpassningar på arbetsplatsen. (Vissa av dessa utgifter är lagstadgade, medan andra är rätt sak att göra för att främja produktivitet, säkerhet och inkludering). Många organisationer kämpar med hur de ska budgetera för dessa kostnader. Bör anpassningar för anställda betraktas som en driftskostnad eller hör de hemma i HR- eller riskhanteringsbudgeten?
- Organiserad arbetskraft: Det kan vara mycket svårt att genomföra anpassningar i en facklig miljö. Till exempel kan ändringar av schema och arbetsraster påverka den anställdes senioritetsrankning - och därmed allt som de skulle kunna bjuda på enligt ett kollektivavtal. Om en fackligt ansluten medarbetares schema eller arbetsuppgifter ändras som en del av en anpassning kan det dessutom påverka en annan medarbetares schema eller arbetsuppgifter på ett olämpligt sätt. Detta visar sig vara särskilt svårt att hantera enligt den nya lagen om rättvisa för gravida arbetstagare (Pregnant Workers Fairness Act). (För mer information om PWFA, se vår artikel om trender och utveckling inom lagstiftning som påverkar den amerikanska arbetskraften i den senaste utgåvan av vår digitala tidning Edge).
Effektiva strategier
Vi är medvetna om att varje organisations program är unikt, men här är några metoder för hantering av boende som vi rekommenderar:
- Centralisera processer: Även om vissa väljer att hålla kostnaderna inom verksamheten (vilket kan avskräcka chefer från att bevilja anpassningar), föreslår vi att budgeten för anpassningar centraliseras där det är möjligt. Att alla förfrågningar om anpassning går via ett team och en finansieringskälla kan bidra till att bryta ner interna silos mellan HR och riskhantering och underlätta mer kreativ problemlösning. Det kan också leda till att förfrågningar betraktas med ett kritiskt öga. Om någon till exempel begär ny utrustning är det mer sannolikt att ett dedikerat, centraliserat team anser att det räcker med en ergonomisk utvärdering och utbildning i hur man använder befintlig utrustning på rätt sätt.
- Tillhandahålla en positiv medarbetarupplevelse: En annan fördel med det centraliserade tillvägagångssättet är att det gör det möjligt för arbetsgivare att fokusera på att effektivt tillgodose medarbetarnas behov, snarare än på orsaken till skadan/behovet. Dessutom ser vi en trend att arbetsgivare inför snabbspår för anpassningar under en viss tröskel (t.ex. 500 USD) så att anställda kan få sina behov tillgodosedda mer effektivt och med mindre krångel; att begränsa behovet av en omfattande utredning och en fullständig interaktiv process kan också minska de totala kostnaderna för arbetsgivaren. Vissa har uttryckt oro för att snabbspårning kan öka volymen, men baserat på anekdotiska bevis har vi inte funnit att så är fallet.
- Implementera evidensbaserade processer: För att hålla budgetar och efterfrågan i schack avråder vi från att tillhandahålla en lista med anpassningsalternativ som de anställda kan välja mellan. Istället är det bäst att förlita sig på professionella rekommendationer och utvärderingsprocessen, som diskuteras ovan, för att avgöra vad som är lämpligt och rimligt.
- Ta hand om dig själv så att du kan ta hand om andra: De som arbetar inom detta område vet att det kan vara ett svårt och känslomässigt påfrestande jobb att hantera anpassningar. Det kan kräva utmanande samtal med kollegor om djupt personliga frågor som rör deras försörjning, identitet och dagliga funktion. Även om vårt övergripande mål är att på ett empatiskt sätt stödja medarbetarnas behov på arbetsplatsen måste vi ibland avslå förfrågningar - och det kan leda till hetsiga reaktioner. Eftersom maj är en månad för medvetenhet om psykisk hälsa är det särskilt angeläget att påminna om vikten av egenvård och att bygga upp motståndskraft för att hantera sådana obehagliga interaktioner. Genom att samarbeta med en outsourcad expertleverantör (som Sedgwick) kan de som ansvarar för anpassningar internt få välbehövligt stöd och ytterligare resurser.
Ett särskilt tack till Anne Hudson från vår värdefulla kund Southwest Airlines för hennes bidrag till Sedgwick-bloggen.
Läs mer om - utforska Sedgwick's lösningar för anpassning av arbetsplatsen som hjälper arbetsgivare att tillgodose medarbetarnas behov och följa ADA, PWFA och andra lagar och regler, och ta del av vår senaste state of the line-rapport om anpassningar
Etiketter: Frånvaro, Frånvarohantering, Anpassning, ADA, Olycksfall, funktionshinder, funktionshinder, funktionshinder och ledighet, Anställd, medarbetarupplevelse, anställdas hälsa, anställdas välbefinnande, Hjälpa människor, Arbetstagare, arbetstagares ersättning, arbetstagares ersättningsanspråk