在不斷改變的期望和法律要求下，雇主在為員工提供工作上的遷尌時，面臨許多複雜的問題。根據《美國殘障人士法》(ADA) 及其他法規和案例法，雇主必須透過互動程序，在不造成過度困難的情況下，為員工提供合理的遷尌，這些員工可能是在工傷後重返工作崗位、因認知限制而尋求支援、根據其宗教信仰要求調整，或有其他各種需求。無論遷尌是否與勞工賠償 (WC) 索賠、殘障或其他因素有關，雇主都需要完善的指導，才能在這個混亂的環境中遊刃有餘。
最近，我們集思廣益，從雇主和服務供應商的角度探討了當前勞動力住宿方面的一些問題，我們很高興在此分享我們對話中的一些重點。
是什麼讓員工遷就如此具有挑戰性？
許多美國組織正在努力跟上工作遷就的要求，並確保符合所有相關要求。當今雇主面臨的重大挑戰包括：
- 主動一致： 近年來，有些公司為了尋求一致性，並主動減輕行政負擔，將可調整高度的辦公桌、符合人體工學的座椅、大型電腦螢幕和其他經常要求的設備列為所有員工的標準配備。然而，從現場工作轉變為遠端和混合安排，使得這種方法變得複雜。如果標準設備不適合家庭工作空間，該怎麼辦？誰負責設定和維護？如果遠端員工離職，如何取回設備？混合員工是否應該獲得兩套設備？這些問題都是實際的物流問題，也讓成本控制變得相當困難。
- 評估和記錄： 雇主需要明確的流程來決定應批准哪些遷就請求，以及如何在合理的支出準則下為員工的利益提供這些遷就的最佳方式。每項請求都必須根據專家醫療專業人員的文件，依其本身的優點加以考量。擁有龐大人力資源 (HR) 或風險管理部門的大型組織，可能有內部專家負責嚴格評估住宿請求；而沒有收到太多請求的小型組織，可能較難決定如何以最佳方式處理。
- 預算： 無論是離開工作崗位的時間還是購買新設備，工作遷就都需要成本。(有些支出是法律規定的，有些則是為了支持生產力、安全和包容而做的正確事情）。許多組織都在煩惱如何為這些支出編列預算。員工住宿應被視為營運支出，還是屬於人力資源或風險管理預算？
- 有組織的勞工： 在工會環境中實施遷就可能非常棘手。例如，時間表變更和工作休息時間可能會影響員工的年資等級 - 從而影響根據集體談判協議他們可以競標的任何職位。此外，更改一位工會員工的時間表或工作作為遷就的一部分，可能會不適當地影響另一位員工的時間表或工作。在新的《孕婦工人公平法案》（Pregnant Workers Fairness Act）下，這一問題尤其難以解決。(有關 PWFA 的更多資訊，請參閱我們最新數位雜誌《Edging upfromour digital magazine,edge》中有關影響美國勞動力的立法趨勢與發展的專題報導）。
有效策略
由於每個組織的計劃都是獨一無二的，以下是我們建議的幾種住宿管理方法：
- 集中處理流程： 雖然有些人選擇將費用保留在營運中（這可能會打消經理批准住宿的念頭），但我們建議在可能的情況下，集中住宿的預算。讓所有遷就請求流經一個團隊和資金來源，有助於打破人力資源和風險管理之間的內部隔閡，並促進更有創意的問題解決。這也會導致以挑剔的眼光來看待請求。舉例來說，如果有人要求新設備，一個專門、集中的團隊會更有可能考慮進行人體工學評估，並就如何正確使用現有設備進行一些教育。
- 提供正面的員工體驗：集中處理方式的另一個好處是讓雇主能將重點放在有效地為員工提供便利上，而非傷害/需求的原因。此外，我們看到一種趨勢，雇主對低於某個門檻（例如 500 美元）的遷就實施快速通道選項，讓員工可以更有效率、更省事地滿足他們的需求；限制進行廣泛調查和完整互動程序的必要性，也可能降低雇主的整體成本。有些人擔心快速追蹤可能會增加工作量，但根據軼事證據，我們發現情況並非如此。
- 實施以實證為基礎的流程： 為了幫助控制預算和需求，我們建議不要提供一份可供員工選擇的遷尌方案清單。取而代之的是，最好依賴專業建議和評估程序（如上文所討論的）來決定什麼是適當和合理的。
- 照顧好自己，才能照顧他人： 在這個領域工作的人都知道，管理住宿可能是一項困難且耗費情緒的工作。這可能需要與同仁進行具有挑戰性的對話，討論與他們的生活、身份和日常運作有關的極度個人化的問題。雖然我們的首要目標是以同理心支持員工在工作場所的需求，但有時我們必須拒絕要求 - 這可能會導致激烈的反應。五月是心理健康意識月，因此特別需要指出在處理這種不愉快互動時自我照顧和建立適應力的重要性。與專業的外包供應商 (如Sedgwick) 合作，可為負責內部住宿的人員提供急需的支援和額外資源。
特別感謝我們的尊貴客戶西南航空公司的 Anne Hudson 為 Sedgwick 博客提供內容。
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