Menjelajahi kompleksitas kondisi kerja karyawan jarak jauh

Kerja jarak jauh semakin menjadi hal yang biasa - bahkan, jumlahnya mencapai titik tertinggi sepanjang masa. Antara tahun 2019 dan 2021, jumlah orang yang bekerja dari rumah meningkat tiga kali lipat dari 9 juta menjadi 27,6 juta. Bagi banyak orang, tidak disangka betapa kuatnya dampak pandemi terhadap lanskap perjalanan di Amerika Serikat. 

Terlepas dari keadaan yang berhubungan dengan pekerjaan, merupakan bagian integral dari kepatuhan hukum ketenagakerjaan bahwa seorang karyawan diatur oleh hukum negara bagian yang benar. Masuknya karyawan yang beralih ke kerja jarak jauh dan pertemuan faktor-faktor kompleks lainnya memperkeruh suasana. Pergeseran ini saja sudah menimbulkan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya bagi para profesional manajemen ketidakhadiran. 

Bayangkan seorang karyawan bernama Sofia yang bekerja dari jarak jauh dari rumahnya di Wisconsin untuk sebuah perusahaan teknologi. Atasan Sarah, Barbara, bekerja dari rumahnya di California. Perusahaan ini beroperasi sebagai organisasi khusus jarak jauh dan tidak memiliki kantor pusat secara fisik. Lalu, di manakah negara bagian tempat Sarah bekerja? Wisconsin? California, di mana atasan Sarah mengarahkan layanannya? Atau tidak satu pun dari yang disebutkan di atas? Jawabannya rumit.

Mengapa status pekerjaan itu penting

Setiap negara bagian memiliki hukum dan persyaratan yang berbeda seputar pengangguran, pajak penggajian, pengangguran pekerja, dan masalah hukum ketenagakerjaan lainnya. Setiap pekerja harus mematuhi hukum negara bagian yang berlaku. 

Pada tahun 2004, sistem penasihat administrasi ketenagakerjaan dan pelatihan Departemen Tenaga Kerja AS memperbarui ketentuan lokalisasi pekerjaan, atau prinsip-prinsip untuk menentukan di mana upah harus dilaporkan ketika pekerjaan dilakukan sepenuhnya di satu negara bagian atau di beberapa negara bagian yang berbeda. Ketentuan "pelokalan pekerjaan" adalah ketentuan tambahan dari undang-undang asuransi pengangguran (UI) negara bagian. 

Ini adalah pembaruan pertama sejak panduan untuk menafsirkan ketentuan negara bagian tentang "pelokalan pekerjaan" dikeluarkan pada tahun 1952 - didorong oleh pergeseran pekerjaan yang sangat cepat termasuk munculnya internet, dan serangan teroris 11 September 2001 yang mengharuskan relokasi massal sementara ke New Jersey.

Menentukan status pekerjaan karyawan

Secara umum, di bawah undang-undang pengangguran negara bagian, upah pekerja dilaporkan ke negara bagian tempat pekerjaan dilakukan, dan hukum di negara bagian tersebut yang mengatur. Bagi Sarah, itu berarti Wisconsin. Namun, seringkali hal ini tidak sesederhana itu.

Meskipun negara bagian menggunakan berbagai pendekatan dalam membuat penentuan ini, banyak yang menggunakan tes pengangguran lokalisasi pekerjaan (ULOW), di mana pemberi kerja menjawab pertanyaan tentang apakah layanan karyawan "terlokalisasi" di negara bagian tertentu.

Suatu layanan "terlokalisasi" di dalam suatu negara bagian jika layanan tersebut dilakukan sepenuhnya di dalam suatu negara bagian, atau dilakukan di dalam dan di luar negara bagian, tetapi layanan di luar negara bagian bersifat sementara, sementara, atau terdiri atas transaksi-transaksi yang terisolasi. Jika benar, maka layanan karyawan dilokalisasi di negara bagian tersebut, dan itulah negara bagian tempat mereka bekerja. Namun, jika hal di atas tidak berlaku, penentuan status kerja masih harus dibuat. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini kemudian harus diterapkan dalam urutan ini:

- Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara bagian di mana basis operasi perusahaan berada?

Jika tidak, 

- Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara bagian tempat layanan diarahkan atau dikendalikan?

Jika tidak,

- Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara bagian tempat tinggal karyawan?

Mari kita manfaatkan pengujian ini dengan mempertimbangkan skenario pembuka: Karyawan perusahaan teknologi, Sarah, seorang penduduk Wisconsin, dan menerima semua tugas dan produknya melalui komunikasi internet dari bosnya, Barbara, di California. 

Tidak,

- perusahaan sepenuhnya terpencil dan tidak memiliki basis operasi. 

Tidak,

- tidak ada bagian dari layanan Sarah yang dilakukan di California, negara bagian tempat layanan diarahkan atau dikendalikan. 

Ya,

- Sarah menjalankan semua tugas pekerjaan di Wisconsin, negara bagian tempat tinggalnya. Meskipun atasannya berbasis di California, negara bagian tempat Sarah bekerja adalah Wisconsin, dan pekerjaannya tunduk pada hukum Wisconsin. Semua upah sejak tanggal ia mulai bekerja jarak jauh dari Wisconsin harus dilaporkan ke Wisconsin.

Pertimbangan penting

Menentukan status kerja seorang karyawan mungkin tidak akan sama jika permintaan cuti berdasarkan Family and Medical Leave Act (FMLA) terlibat. Undang-undang ini memiliki panduan khusus untuk mengevaluasi apakah tempat tinggal karyawan secara resmi merupakan tempat kerja. 

Berdasarkan FMLA, dalam kasus karyawan yang melapor ke, atau menerima penugasan dari, lokasi yang berbeda, tempat tinggal pribadi mereka bukan merupakan tempat kerja. Sebaliknya, tempat kerja adalah negara bagian tempat penugasannya berasal. Dalam kasus karyawan teknologi Sarah, negara bagian tempat ia bekerja adalah negara bagian tempat atasannya berada - California. 

Adalah tanggung jawab pemberi kerja untuk meninjau proses mereka secara menyeluruh dalam menentukan status kerja karyawan dan memastikan keakuratannya untuk menghindari efek residual bagi kedua belah pihak di kemudian hari. Pemberi kerja harus melakukan peninjauan yang komprehensif, terutama jika belum pernah dilakukan sejak pandemi mengubah lanskap tempat kerja.

Konten ini awalnya diterbitkan oleh Disability Management Employer Coalition (DMEC) sebagai bagian dari Kolom Masalah Ketidakhadiran.

Pelajari lebih lanjut > jelajahi solusi manajemen ketidakhadiran kami.