Mempersiapkan entitas publik Anda untuk menghadapi bencana? Di sinilah tempat untuk memulainya.

Oleh Meredith Campbell, penasihat umum eksekutif

Pada bagian pertama dari seri blog ini, kita telah membahas pentingnya mempersiapkan diri untuk menghadapi bencana sebelum bencana itu terjadi - yang memerlukan peninjauan, evaluasi ulang dan perencanaan ulang secara menyeluruh. Bagi beberapa entitas publik (PE), topik ini sempat menjadi perbincangan namun secara tidak sengaja terlupakan.

Konsekuensi dari persiapan sebelumnya

"Selama ada kebijakan yang berlaku, semuanya akan baik-baik saja, bukan?" Kemudian Anda menyalakan berita: ahli meteorologi berbicara tentang potensi badai dengan peluang 20% untuk berkembang. Meskipun kemungkinannya kecil, beberapa hari kemudian, badai kategori dua ini bertambah kuat saat melintasi lautan. Proyeksi menunjukkan pendaratan di sepanjang pantai Atlantik dan Teluk. Sekali lagi, Anda tidak perlu khawatir karena ini akan menjadi peristiwa pesisir. Bukan masalah bagi entitas publik yang berada beberapa ratus mil ke pedalaman. Atau akankah itu terjadi?

Saat badai meningkat menjadi kategori empat, model mulai diperketat - mempertahankan kekuatan yang kuat hingga mencapai Kanada. Gelombang kepanikan dan penyesalan mulai muncul saat Anda mengingat pertemuan yang seharusnya berlangsung beberapa minggu yang lalu. Pada titik ini, waktu untuk menyusun strategi yang tepat telah berlalu. Setiap peningkatan atau penambahan pertanggungan atau pernyataan nilai (SOV) tidak dapat diterima jika bahaya sudah mengancam. Gubernur telah mengeluarkan keadaan darurat menjelang badai, dan bisnis mulai ditutup dan ditutup, termasuk kantor agen lokal.

Rencana di menit-menit terakhir lebih baik daripada tidak ada rencana sama sekali

Di sela-sela perjalanan ke toko bahan makanan dan toko perlengkapan rumah tangga, luangkan waktu untuk berkumpul dengan semua pemangku kepentingan internal yang ada. Perencanaan di menit-menit terakhir lebih baik daripada tidak sama sekali. Jika tidak ada yang lain:

• Lakukan persiapan yang diperlukan untuk struktur bangunan, seperti memasang papan atau menempatkan karung pasir.
• Matikan dan cabut komponen elektronik dan komponen listrik yang besar untuk mencegah kerusakan akibat lonjakan arus.
• Pindahkan barang-barang bernilai tinggi dari jendela.
• Tentukan titik kontak asuransi. Orang ini akan menjadi orang yang mengajukan klaim dan berinteraksi langsung dengan adjuster dan tim. Semua informasi akan disampaikan kepada dan melalui orang ini, sehingga tidak ada lagi permainan telepon.
• Jika memungkinkan, bagilah properti-properti utama ke dalam tim triase yang lebih kecil. Setelah badai berlalu, selesaikan inspeksi drive-by pada properti utama untuk segera memberi tahu adjuster jika ada masalah serius.
• Buatlah drive bersama untuk foto-foto staf. Rencanakan untuk mengambil lebih banyak dari yang Anda pikir Anda perlukan.

Seandainya ada komite perencanaan yang dibentuk untuk meninjau kebijakan saat ini sebelumnya, maka rencana tersebut akan sedikit berbeda. Tentu saja, persiapan fisik di atas akan tetap sama, namun organisasi tidak perlu terburu-buru membuat strategi:

• Selenggarakan pertemuan dengan penilai yang ditunjuk, manajer proyek restorasi, dan narahubung yang ditunjuk.
• Buatlah salinan perjanjian layanan restorasi untuk tim penyesuaian, untuk mengatasi masalah harga sebelum acara berlangsung. Dengan begitu, tim restorasi sudah terbiasa dengan keseluruhan potensi eksposur, pengalokasian, dan penataan peralatan.
• Metode kontak alternatif (di luar telepon kantor atau email) dapat dibuat dengan pengatur acara, mungkin dengan menjaga jalur komunikasi yang terbuka melalui pesan teks selama acara berlangsung.

Saatnya mempersiapkan diri untuk menghadapi potensi bencana adalah sekarang; ini bukan masalah jika, tapi kapan bencana akan terjadi. Persiapan terdengar seperti tugas yang menakutkan, dan tentu saja, akan membutuhkan waktu (dan mungkin uang) untuk memastikan keberhasilannya. Namun, meskipun selalu ada harapan bahwa ini akan menjadi waktu yang terbuang, namun kemungkinan besar ini adalah waktu yang dihabiskan dengan baik.

Blog ini merupakan bagian kedua dari seri di mana para ahli kami menyoroti penyesuaian dan rekonstruksi pra-kejadian, kejadian, dan pasca-kejadian yang dapat ditindaklanjuti untuk entitas publik. Nantikan blog ketiga yang akan segera hadir.