2022 年 9 月 28 日
作者：AVP（產品合規部）Adam Morell 與 Director（產品合規與法定管理部）Brice Caswell
聯邦並沒有規定美國雇主必須為員工提供帶薪假期福利。雖然《家庭與醫療休假法》(FMLA) 為符合資格的員工提供有工作保障的休假，但並不要求雇主在員工休假時支付薪資。由於缺乏聯邦帶薪假期法，美國多個州（以及一些市政府）已經制定了自己的計劃，為居民提供帶薪家事假。然而，這些規定彼此差異甚大，造成福利和休假政策的混亂，為多個司法管轄區的雇主帶來重大的合規挑戰。
不同的州，不同的規則
Alana 和 Betty 在 XYZ 公司工作，兩人都懷孕了。她們的預產期在同一周。在分娩之前，她們都在嘗試解決產假的後續問題 - 她可以請多久的假來恢復生產和與寶寶的關係、這段時間是帶薪還是不帶薪等等。儘管她們在同一家公司工作，屬於相同的福利計劃，而且會在同一時間生產，但 Alana 和 Betty 因為住在不同的州，所以享有的福利也大不相同。身為德州居民，Alana 只有資格享有 XYZ 的短期傷殘福利，但該假期只涵蓋她的產後恢復，而不包括接下來的親子時間。然而，居住在紐約的 Betty 則有資格在結婚期間享有該州提供的帶薪假期福利。
這是跨越多個州的工作團隊中可能出現的許多情況之一。除了懷孕之外，還有其他休假情況也會造成員工缺勤時間的跨州差異（例如，照顧祖父母或同居伴侶、器官捐贈、陪審團職務等）。司法管轄區之間的不一致導致了廣泛的混亂。員工不明白為什麼他們的休假資格與同事的不一樣，而雇主也很難遵守各種管轄法規 - 這些法規經常在變更，使問題更加複雜。
符合規定的通訊
遵守休假法的一個特別具有挑戰性的領域是滿足相關的溝通要求。各州對於在特定時間間隔內必須與員工分享何種休假資訊有不同的規定。例如，在所有 50 個州和華盛頓特區營運的雇主，可能需要在員工加入組織時、每年和/或在員工休合格假期時，向員工寄送各種通知；如果組織有員工手冊，也必須在手冊中包含某些與州休假福利相關的資訊。
對雇主而言，要確定何時必須寄送哪些通知才能符合每項司法管轄權的要求是很困難的，而且如果無法正確處理，可能會造成嚴重後果。有些政府在監督和確認所需通知的寄送方面比其他政府更盡責。被發現不遵守規定的僱主可能會被罰款或接受政府稽核。我們建議負責這些溝通的人員與僱傭法律顧問一起檢視其組織訊息與傳送計畫，以確保符合所有適用的要求。
簡化複雜的流程
雇主所面臨的困惑，涓滴不漏地影響到嘗試使用其休假福利的員工，尤其是那些從未請假的員工。雇主必須傳達有關其福利與適用的州政府提供福利之間相互影響的複雜細節，例如工作保障假與有薪假的資格、可同時或連續使用的不同休假類型、休假期間有薪假期 (PTO) 的使用等。對一般人來說，這些都是難以掌握的概念和區別 - 尤其是當他們正經歷挑戰性的情況，而這正是促使他們首先需要休假的原因。
雇主若想提供貼心、順暢的休假體驗，最好能跳脫合規性的要求，將焦點放在與員工清楚有效的溝通上。應盡可能以最簡單的語言來定義福利和休假條款，即使這意味著用一封措辭清晰的解釋信來補充法律批准的、完全合規的文件。由多人（包括一些非此領域的專家）定期審閱您的腳本、提示和各州的資料包，以改善員工的體驗，這樣做是有益的。有些組織正在嘗試分解大型的福利和休假資料包，轉而提供即時的片段。這種簡化方式可以設定員工對時間表、規則和審批流程的期望，幫助他們減少不知所措的感覺。
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