Grundlæggende om forretningsafbrydelser: hvad professionelle servicevirksomheder bør vide

Forretningsafbrydelser (BI) er en væsentlig bekymring for professionelle servicevirksomheder - uanset om det er advokater, revisorer, læger eller konsulentbureauer. Enhver afbrydelse, uanset om den skyldes fysiske skader eller teknologisk nedetid, kan have en dybtgående indvirkning på deres drift, produktivitet og finansielle stabilitet.

Faktorer, der bidrager til forretningsafbrydelse

Det er vigtigt for professionelle servicevirksomheder at forstå, hvordan deres drift kan blive påvirket af en hændelse, og hvordan deres forsikringspolicer kan reagere. Nogle af de almindelige konsekvenser, vi ser i forbindelse med tab hos professionelle servicevirksomheder, er beskrevet nedenfor:

1. Tab af brug: Professionelle servicevirksomheder er dybt afhængige af deres lokaler og teknologiske infrastruktur. Skader på fysiske lokaler, f.eks. brand, oversvømmelse eller strukturelle skader, kan gøre dem utilgængelige - hvilket fører til betydelige drifts- og produktivitetsudfordringer. På samme måde kan teknologisk nedetid, især i tilfælde af cyberhændelser som ransomware-angreb, lamme driften ved at begrænse adgangen til kritiske systemer og data.
2. Tidspunkt og varighed: Kortere afbrydelser kan medføre en midlertidig ulempe, som man hurtigt kan komme sig over, mens længere afbrydelser kan resultere i betydelige økonomiske tab og potentiel utilfredshed hos kunderne.
3. Tab af nye og/eller eksisterende kunder: Under en afbrydelse kan professionelle servicevirksomheder have svært ved at overholde kundernes deadlines eller levere det forventede serviceniveau. Det kan føre til utilfredse kunder, ødelagte relationer og potentielt tab af fremtidige forretningsmuligheder.
4. Fakturering: Professionelle servicevirksomheder fakturerer typisk deres kunder på timebasis, baseret på den tid, der bruges på en bestemt opgave, i modsætning til en fast sats. I tilfælde af en forretningsafbrydelse er det afgørende at forstå firmaets faktureringsstruktur samt personaleudnyttelsen og muligheden for at inddrive fakturerbare timer for at kunne vurdere den økonomiske indvirkning af en afbrydelse på omsætningen.
5. Bemanding: Afbrydelser i virksomheden kan påvirke personalets produktivitet og effektivitet. Hvis afbrydelsen medfører et arbejdsmæssigt efterslæb, kan personalet have svært ved at indhente det forsømte i den almindelige arbejdstid. Derudover er det vigtigt at forstå personalestrukturen, herunder om medarbejderne er fastansatte eller løsarbejdere, for at identificere, om der kan være besparelser i lønomkostningerne og/eller øgede omkostninger til overarbejde som følge af afbrydelsen.

Forsikringspolicens rolle

En omfattende forståelse af forsikringsbetingelserne er afgørende for en korrekt vurdering af forretningsafbrydelsen for professionelle servicevirksomheder. Vigtige politiske spørgsmål at overveje omfatter:

• Tab af produktivitet vs. tab af omsætning: Produktivitetstab, som f.eks. reduceret effektivitet eller øgede driftsmæssige udfordringer, udløser ikke nødvendigvis et tab i forbindelse med forretningsafbrydelse. Det er afgørende at vurdere indvirkningen på omsætningen i erstatningsperioden for at afgøre, om der er tale om et krystalliseret omsætningstab som krævet i en forsikringspolice.
• Øgede omkostninger: Forretningsafbrydelser kan resultere i ekstra udgifter, f.eks. outsourcing af arbejde eller implementering af midlertidige foranstaltninger for at opretholde driften. Forståelse af, om disse øgede omkostninger er dækket af forsikringspolicen, sikrer nøjagtig vurdering af krav.
• Erstatningsperiode: Skadesløsholdelsesperioden definerer den periode, hvor forsikringspolicen dækker. Professionelle servicevirksomheder bør bekræfte, at erstatningsperioden stemmer overens med deres potentielle genopretningstid og giver mulighed for en rimelig vurdering af de økonomiske konsekvenser.

Forretningsafbrydelse i aktion

Sedgwick vurderede for nylig et krav om forretningsafbrydelse, hvor cloud-serviceleverandøren til et sundhedsfirma oplevede et ransomware-angreb, der førte til serverafbrydelser. Som følge heraf kunne firmaet ikke få adgang til sin patientadministrationssoftware, og kliniske aftaler (opkrævet på timebasis) blev ikke gennemført.

Det vigtigste spørgsmål i forbindelse med dette krav var, om de aftaler, der var gået tabt i løbet af afbrydelsesperioden, kunne udskydes og indhentes senere. Ved at analysere resultatopgørelser og rapporter om personaleudnyttelse fastslog vi, at virksomheden havde begrænset kapacitet til at indhente tabte aftaler, da dens personale var fuldt udnyttet. Vores gennemgang underbyggede i sidste ende en reduktion på 450.000 dollars i fakturerbar tid på grund af afbrydelserne, som ikke kunne udskydes og indhentes senere.

Dette krav understreger, hvor vigtigt det er at vurdere indvirkningen på indtægterne i hele erstatningsperioden. Selv om det i første omgang måske så ud til, at de manglende aftaler blot ville blive forsinket i stedet for at gå helt tabt, var firmaet i stand til at yde støtte til et reelt indkomsttab i afbrydelsesperioden på grund af manglende kapacitet til at indhente de mistede timer.

Denne påstand illustrerer, hvor vigtigt det er at foretage en grundig evaluering af de økonomiske konsekvenser af en forretningsafbrydelse for professionelle servicevirksomheder. Det viser behovet for at vurdere virksomhedens resultater før, under og efter afbrydelsen for at afgøre, om der er et faktisk indtægtstab.

Forsikringsovervejelser og tidlig kontakt med forsikringsselskaber

For at sikre en smidig skadesproces og en præcis vurdering af dækningen er det afgørende for professionelle servicevirksomheder at gå i dialog med deres forsikringsselskaber på et tidligt tidspunkt. Ved at indgå i et samarbejde på et tidligt tidspunkt kan virksomhederne nå til enighed om vilkår og betingelser og sikre en gennemsigtig erstatningsproces. Denne proaktive tilgang minimerer sandsynligheden for tvister og muliggør en mere effektiv løsning i tilfælde af en forretningsafbrydelse.

Sedgwicks eksperter spiller en vigtig rolle i at hjælpe professionelle servicevirksomheder og forsikringsselskaber med krav om forretningsafbrydelse. Kontakt [email protected] eller [email protected] for at få mere at vide.