Skæringspunktet mellem ADA, FMLA og arbejdsskadeforsikring

Det kan være smertefuldt nok at håndtere en skade eller lidelse - men at navigere i lovgivningen om medarbejdernes orlov giver en helt anden hovedpine. Americans with Disabilities Act (ADA), Family and Medical Leave Act (FMLA) og lovgivningen om arbejdsskadeerstatning (WC) har hver deres regler, tidsfrister og dokumentationskrav. Nogle gange krydser de hinanden, andre gange er de i strid med hinanden. 

Lad os rede trådene ud og hjælpe dig med at forhindre, at en rodet situation bliver endnu mere rodet.

At definere de tre store:

Americans with Disabilities Act (ADA) er en føderal lov, der forbyder diskrimination af handicappede og kræver rimelige tilpasninger.

Family and Medical Leave Act (FMLA) er en føderal lov, der giver berettigede medarbejdere op til 12 ugers ulønnet, jobbeskyttet orlov af visse medicinske eller familiemæssige årsager.

Workers' compensation (WC) er en statslig forsikring, der dækker lægeudgifter og tabt arbejdsfortjeneste for medarbejdere, der kommer til skade på jobbet.

Tre love, tre standarder, en sandkasse

Da hver lov dækker forskellige områder, har hver lov forskellige krav til det papirarbejde, du kan (og bør) anmode om.

ADA-dokumentation giver mulighed for flere detaljer. Arbejdsgivere kan bede om rimelig dokumentation, der forklarer, hvordan tilstanden begrænser medarbejderens evne til at udføre sit arbejde. Hvis der anmodes om orlov, skal dokumentationen vedrøre den specifikke tilstand. Det er også arbejdsgiveren, ikke en læge, der afgør, om medarbejderen er kvalificeret.

FMLA-dokumentation er den mest restriktive. Arbejdsgivere kan bede om en lægeerklæring om en alvorlig helbredstilstand, men ikke om detaljerede lægejournaler. Arbejdsgivere kan også anmode om en anden eller tredje udtalelse for egen regning.

WC-dokumentation er en joker. Kravene varierer fra stat til stat, men involverer typisk en certificering fra en læge, der er godkendt af Arbejdstilsynet. Hvis WC og FMLA overlapper hinanden, behøver medarbejderens egen læge måske ikke engang at blive involveret.

Når det drejer sig om dokumentation, kan man ikke male med den brede pensel. Du skal holde dig inden for rammerne af, hvad du har lov til at bede om, ellers inviterer du til endnu mere hovedpine.

Ydelser under orlov

Fortsatte ydelser kan være svære at navigere i; det er her, mange arbejdsgivere kommer i klemme.

ADA garanterer ikke fortsat understøttelse - men du skal behandle ADA-orlov på samme måde som enhver anden ikke-ADA-orlov.

FMLA er den eneste lov, der kræver fortsat sundhedsforsikring under orlov. Så længe medarbejderen betaler sin andel, fortsætter dækningen.

WC kræver ikke fortsatte ydelser, men hvis WC-orlov kvalificerer til FMLA, skal du køre dem sideløbende for ikke utilsigtet at overtræde FLMA-beskyttelsen.

Hvis WC og FMLA løber sideløbende (hvilket de ofte gør), træder FMLA-beskyttelsen - som f.eks. sundhedsdækning - i kraft. Ellers er det din organisations personalepolitik, der gør det tunge arbejde.

Let tjeneste eller orlov

Om et krav kræver orlov eller let arbejde er en anden forskel mellem lovene. 

ADA kræver, at du overvejer let arbejde som en rimelig tilpasning - medmindre det medfører urimelige vanskeligheder for arbejdsgiveren.

FMLA anerkender ikke let arbejde i henhold til reglerne, og hvis en medarbejder accepterer let arbejde, slutter orloven.

WC varierer fra stat til stat, men i de fleste stater skal medarbejderne acceptere passende let arbejde eller risikere at miste understøttelsen.

Hvis du tilbyder let arbejde under WC, så overvej at tilbyde det under ADA, og kør altid FMLA sideløbende med WC, når det er relevant. Når din organisations politikker er afstemt i overensstemmelse hermed, er du bedre beskyttet mod juridiske fejltrin.

Hvorfor det er vigtigt

Det kan være forvirrende - og risikabelt - at håndtere overlapningen og forskellen mellem disse love. Men at kende forskellen og forstå deres krav er den bedste måde at overholde reglerne på, støtte dine medarbejdere og undgå potentielt dyre fejltagelser.

Husk, at dette kun er en oversigt på højt niveau. Mellem statslige forskelle og fagforeningsaftaler er der mange flere lag. Hvis du er i tvivl, så tjek med din juridiske afdeling eller HR-afdeling, eller besøg sedgwick.com for flere ressourcer.