28. november 2022
Af Meredith Campbell, ledende chefjurist
I første del af denne blogserie diskuterede vi vigtigheden af at forberede sig på en katastrofe, før den rammer - hvilket kræver grundig gennemgang, revurdering og omplanlægning. For nogle offentlige enheder (PE'er) gav emnet anledning til samtale, men blev utilsigtet glemt.
Konsekvenserne af at undlade forberedelse
"Så længe der er en politik på plads, vil alt være i orden, ikke?" Så tænder du for nyhederne: Meteorologen taler om en potentiel storm med 20 % chance for at udvikle sig. Selv om chancerne er små, er det flere dage senere en kategori 2-orkan, der bliver stærkere, mens den krydser havet. Prognoserne viser landgang langs hele Atlanterhavs- og Golfkysten. Igen er du ikke bekymret, da det vil være en kystnær begivenhed. Det er ikke et problem for en offentlig enhed, der ligger flere hundrede kilometer inde i landet. Eller vil det?
Da orkanen intensiveres til en kategori fire, begynder modellerne at stramme til - og fastholder en stærk kraft, indtil den når Canada. En bølge af panik og fortrydelse begynder at indfinde sig, når du husker den rundbordssamtale, der skulle have fundet sted for flere uger siden. På dette tidspunkt er tiden til at lægge en ordentlig strategi gået. Eventuelle forøgelser eller tilføjelser til dækning eller værdiangivelser (SOV'er) kan ikke accepteres, hvis der allerede er en fare på færde. Guvernøren har udstedt undtagelsestilstand forud for stormen, og virksomheder er begyndt at lukke og mure til, inklusive det lokale agentkontor.
En plan i sidste øjeblik er bedre end ingen plan
Mellem turene til købmanden og byggemarkedet skal du indregne tid til at mødes med alle tilgængelige interne interessenter. Planlægning i sidste øjeblik er bedre end slet ingen. Om ikke andet:
- Foretag de nødvendige forberedelser til at opføre bygninger, f.eks. med brædder eller sandsække.
- Sluk og træk stikket ud til elektronik og store elektriske komponenter for at undgå overspændingsskader.
- Flyt værdifulde genstande væk fra vinduer.
- Identificer et kontaktpunkt for forsikringen. Det er den person, der anmelder skaden og har direkte kontakt med taksatoren og teamet. Alle oplysninger går til og gennem denne person, så man slipper for at tale i telefon.
- Hvis det er muligt, så opdel større ejendomme i mindre triagehold. Når stormen er overstået, skal du gennemføre drive-by-inspektioner af vigtige ejendomme for straks at advare taksatoren om eventuelle alvorlige problemer.
- Opret et fælles drev til personalebilleder. Planlæg at tage flere, end du tror, du får brug for.
Hvis der havde været nedsat et planlægningsudvalg til at gennemgå de nuværende politikker på forhånd, ville planen have været en smule anderledes. Selvfølgelig ville de ovennævnte fysiske forberedelser forblive de samme, men i stedet for at skynde sig at skabe en strategi, kunne organisationerne gøre det:
- Hold et møde med den udpegede taksator, restaureringsprojektlederen og det udpegede kontaktpunkt.
- Lav kopier af aftalen om restaureringsservice til justeringsteamet, og tag fat på eventuelle prisspørgsmål forud for begivenheden. På den måde vil restaureringsteamet allerede være bekendt med den samlede potentielle eksponering og med at fordele og opstille udstyr.
- Der kan etableres alternative kontaktmetoder (ud over kontortelefon eller e-mail) med taksatoren, måske ved at holde en åben kommunikationslinje gennem sms'er under hele begivenheden.
Det er nu, man skal forberede sig på en potentiel katastrofe; det er ikke et spørgsmål om, hvorvidt, men hvornår en katastrofe vil indtræffe. Forberedelse lyder som en skræmmende opgave, og det vil helt sikkert tage noget tid (og måske penge) at sikre succes. Men selv om der altid er håb om, at det vil være spildt tid, er det langt mere sandsynligt, at det vil være godt givet ud.
Denne blog er anden del af en serie, hvor vores eksperter fremhæver handlingsrettede justeringer og genopbygninger for offentlige enheder før, under og efter en begivenhed. Hold øje med den tredje blog, som kommer snart.
