Offentlige enheder set i lyset af en større vejrkatastrofe

af Meredith Campbell, ledende chefjurist

Offentlige enheder (PE'er) er i en unik position som forsikringstagere med en stor mætning på relativt snævre geografiske markeder. I erkendelse af de større sociopolitiske og økonomiske konsekvenser af tab for PE'er kan selv begrænsede begivenheder have ødelæggende virkninger med udbredte krusninger i hele valgkredsen.

Når man står over for en potentiel katastrofe, er der ét spørgsmål, der trænger sig på: Da alle ejendomsrisici ikke kan elimineres, hvordan kan man så undgå, at en katastrofe udvikler sig til et mareridt? Med fare for at lyde banal: Hvis man ikke planlægger, bliver det en plan om at fejle.

Forbered dig på katastrofen, før den rammer

Denne fejl er sjældent tilsigtet, men virkningerne kan være ødelæggende. Heldigvis vil en gennemgang af eksisterende protokoller og dækninger sammen med viljen til at revurdere, opdatere og om nødvendigt korrigere være med til at sikre en problemfri genopretning efter tabet. Vejret (og de tilhørende katastrofale hændelser), der strækker sig over næsten 3.000 km fra kyst til kyst, varierer meget i USA. I erkendelse af begrænsningerne ved fællesnævnere, lad os betragte en potentiel kategori 3-orkan - der kombinerer vind og vand - de eneste to naturlige farer uden geografiske begrænsninger. Denne velformede storm på 120 km/t vil forårsage omfattende, ødelæggende skader - i hele den geografi, som PE betjener. National Hurricane Center citerer: "Velbyggede huse kan blive udsat for store skader eller fjernelse af tagplader og gavle. Mange træer vil blive knækket eller rykket op med rode og blokere adskillige veje. Elektricitet og vand vil være utilgængeligt i flere dage til uger efter, at stormen harpasseret." Selv om der er uger, måneder eller endda år til, at denne storm dannes og slår igennem, er det tid til at forberede sig nu.

Næsten alle offentlige enheder har en eller anden form for naturkatastrofeplaner. Oftest omfatter disse planer evakueringsruter, nødherberger eller andre mekanismer til at opretholde et serviceniveau for offentligheden. Mens PE's mission er at betjene borgerne, hvornår har denne indsats så sidst været fokuseret indad? Hvordan kan man fortsætte med at betjene offentligheden uden at sikre sin egen stabilitet efter en katastrofe?

Afhængigt af størrelse, omfang og økonomisk formåen er det forståeligt, at de fleste PE'er på landsplan ikke har en kvalificeret, dedikeret risikostyringsmedarbejder. Alt for ofte bliver denne rolle varetaget af administrationen, som har dobbeltarbejde, og det er en stilling, som de sandsynligvis har fået frivilligt. I erkendelse af, at dette ikke er personens primære daglige funktion, er det meget sandsynligt, at nedenstående diskussionspunkter ikke er blevet behandlet i nogen tid.

• Policens dækning: Er alle regelmæssigt forekommende naturkatastrofer dækket af en eller anden police? Er det nødvendigt at undersøge tillæg for jordskælv eller oversvømmelse?
• Erklæring om værdier: Hvornår er denne liste over forsikret ejendom sidst blevet krydsrefereret?
  • Forsikret ejendom
    • Betaler du stadig for forsikring af en bygning, der blev solgt eller revet ned for tre år siden?
    • Blev den nye tilbygning til sydfløjen nogensinde integreret i hovedbygningen?
    • Er de lejede transportable bygninger omfattet af policen? Står der i lejekontrakten, at der skal være en forsikring?
    • Er der en nøjagtig opgørelse over indholdet i en given bygning eller et givet rum?
  • Værdiansættelse: I lyset af pandemien, den internationale forsendelses- og forsyningskrise og den aktuelle inflation, er forsikringssummen så passende til at genoprette eller erstatte beskadigede genstande?

Agenten eller mægleren vil som minimum kunne hjælpe med en kopi af det aktuelle skema. Krydsreferencer med historiske salg osv. skal gennemgås internt, da hver enkelt PE ved, hvad de ejer eller lejer.

Prissætning er en kompliceret situation. Siden pandemien begyndte i 2020, er byggepriserne på landsplan skudt i vejret, hvilket har efterladt mange forsikringstagere (PE eller andre) i en situation, hvor deres værdiansættelse (SOV) ligger forud for disse markedsudsving. Erstatningskrav justeres på baggrund af tabsdatoen eller prissætningen efter tabet, hvilket afspejler realtid. I modsætning til nogen anden gang i nyere tid sætter dette præ- og post-tab i konflikt, oftest til skade for forsikringstageren. Mens en medforsikringsbestemmelse på 80 % blev godt modtaget i 2017, kan den samme dollar i dag give en forsikring til værdi (ITV) på 55 %. Selv om det som regel er utilsigtet, kan deltaerne være store og resultere i betydelige dollarjusteringer. Hvis disse tal er uændrede eller justeres regelmæssigt på et rent procentuelt grundlag, kan en bygningsvurderingsekspert som Sedgwick underbygge eventuelle nødvendige SOV-stigninger.

Se fremad

Tiden til at forberede sig på en potentiel katastrofe er nu; det er ikke et spørgsmål om, hvorvidt, men hvornår en katastrofe vil indtræffe. Selv om der altid vil være nye udfordringer, som offentlige enheder skal tage højde for, er de trin, der er skitseret nedenfor, altid gode at genbesøge med jævne mellemrum.

Etabler et team

Hvem styrer showet efter en katastrofe? Efter en katastrofe er det sandsynligt, at medarbejderne bliver ofre, og det samme gælder samfundets ledere. Identificer talenter i organisationen for at skabe et internt triage-team for forsikring.

• Hvem vil være det vigtigste kontaktpunkt? Hvem er deres backup i tilfælde af, at et træ er gennem deres hus?
• Hvem vil være til rådighed til at lede justeringsteamet gennem alle berørte ejendomme? Disse lange dage kan kræve overarbejde.
• Hvem har nøgler til hver eneste dør i den offentlige enhed? Virker de alle sammen? Er der sikkerhedskopier?

Identificer og udnævn en kontokorrektør

Offentlige enheder kræver som alle andre specialer en dyb forståelse af storstilet account management ud over nuancerne i offentlig service i et ofte politiseret miljø.

• Efter katastrofen vil restaureringsfirmaer oversvømme området. Har PE overvejet at underskrive en serviceaftale med et af dem forud for en katastrofe? Det vil sikre en aftalt pris og en garanteret service fra en kendt og betroet partner.
• Arbejder PE regelmæssigt sammen med en arkitekt, entreprenør, ingeniør, revisor osv. Overvej at etablere, at de i et miljø efter en skade vil være på stedet og gå med justering for løsning i realtid. En aftale på forhånd kan i høj grad reducere uoverensstemmelser på længere sigt.

Introducerer stort set alle parter

• Identificer og bevar dokumenterne: Er de let tilgængelige? Der er stor sandsynlighed for, at nogen vil spørge.
  • Digitaliser tegninger af alle påvirkede eller ejede strukturer.
  • Bliver ACM-bøgerne opdateret?
  • Scan vigtige dokumenter ind i et fildelingssystem. Selv uden strøm i huset kan alle sende et link fra deres telefon i dag, eller bare dele med revisor, længe før der er brug for dem.

Forberedelse lyder som en skræmmende opgave, og det vil helt sikkert tage noget tid (og måske penge) at sikre succes. Men selv om der altid er håb om, at det er spildt tid, er det langt mere sandsynligt, at det er godt givet ud.

Denne blog er første del af en serie, hvor vores eksperter fremhæver handlingsrettede justeringer og genopbygninger for offentlige enheder før, under og efter en begivenhed. Hold øje med den anden blog, som kommer snart.