Política de privacidad del Espacio Económico Europeo

Control de versiones

Versión	Fecha	Comentario
V7.5	25/10/2022	Sustituido
V8.0	13/10/2023	Sustituido
V9.0a	11/04/2024	Sustituido
V10.0	25/02/2025	Actualización junto con la notificación global

Alcance

Este documento de política se refiere a todos los colegas de Sedgwick en el EEE y el Reino Unido, incluidas sus filiales y empresas asociadas.

Aplicabilidad

Esta política se aplica a todos los empleados de Sedgwick, incluidos los empleados temporales, contratistas, subcontratistas y terceros autorizados.

Introducción

En la prestación de la mayoría de nuestros servicios, Sedgwick y sus filiales actúan en nombre de una aseguradora y/o corredor de seguros. En tal situación, se aplicará la Política de Privacidad de la aseguradora y/o corredor de seguros, ya que ellos serán los responsables del tratamiento de los datos que procesemos en su nombre. En caso de duda, siempre estaremos a su disposición para ayudarle a identificar la parte que controla sus datos.

Sedgwick se compromete a proteger la privacidad de los Datos Personales que recogemos y procesamos en el desarrollo de nuestra actividad. "Datos Personales" es información que le identifica a usted, o a otras personas (como sus dependientes).

Esta Política de Privacidad describe cómo tratamos los Datos Personales que recopilamos a través de:

Prestación de nuestros "Servicios
Formularios de reclamación u otros, encuestas, campañas de retirada de productos, administración de prestaciones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, webchat y otras comunicaciones con nosotros, así como de investigadores (de reclamaciones), profesionales médicos, testigos u otros terceros que participen en nuestras relaciones con usted.
Nuestros sitios web (el "Sitio")
Nuestras aplicaciones informáticas (las "Apps")
Nuestros acuerdos (pre)laborales

Denominados colectivamente "Procesos".

Recopilamos y procesamos sus Datos Personales de acuerdo con esta Política de Privacidad, que también incluye detalles sobre nuestro uso de cookies del sitio web en línea con la legislación vigente sobre protección de datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (GDPR).

Para obtener información sobre sus derechos y sobre cómo se recopilan, almacenan y procesan los Datos Personales como parte de los Servicios, consulte la sección "Nuestros servicios operativos" de esta política.

A quién dirigirse en relación con sus datos personales

Si tiene alguna pregunta sobre el uso que hacemos de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos:

Anne Brett

Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

Correo electrónico: [email protected]

Contactos por correo electrónico:

Región	Dirección de correo electrónico
REINO UNIDO	[email protected]
Irlanda	[email protected]
Países Bajos	[email protected]
Alemania	[email protected]
España	[email protected]
Bélgica	[email protected]
Dinamarca, Suecia y Noruega	[email protected]
Francia	[email protected]

La dirección postal de nuestra sede central es

Responsable de protección de datos

Sedgwick Corporate
3030 North Rocky Point Drive West
Suite 530
Tampa, Florida 33607

Nuestro representante en la UE, designado de conformidad con el artículo 27 del GDPR, es Sedgwick Outsource Services Ireland Limited. Puede ponerse en contacto con él en:

Sedgwick Outsource Services Ireland Limited

Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

El representante en el Reino Unido de Sedgwick Claims Management Services, Inc. es Sedgwick International UK. Puede ponerse en contacto con él en

Sedgwick International Reino Unido

Calle Fenchurch, 30

Londres

EC3M 3BD

Datos personales que recogemos y tratamos

Los datos personales que recopilamos sobre usted, las personas a su cargo y otras personas dependerán del tipo y la naturaleza del servicio que estemos prestando. Cuando sea relevante y apropiado para el tipo de servicio que estamos ofreciendo, podemos recopilar los siguientes tipos de datos personales con el fin de que Sedgwick cumpla con nuestros requisitos de servicio:

Identificación general e información de contacto

Su nombre, dirección, correo electrónico y datos telefónicos, sexo, estado civil, situación familiar, fecha y lugar de nacimiento, formación académica, atributos físicos, historial de actividades, historial de conducción, fotografías e imágenes de vídeo, historial laboral, aptitudes y experiencia, licencias y afiliaciones profesionales, ocupación, empleador, estilo de vida, perfil de Internet, redes sociales, situación crediticia, datos electorales, sentencias de tribunales de condado (CCJ), medidas de seguridad, relación con el tomador del seguro, asegurado o reclamante, y fecha y causa de fallecimiento, lesión o invalidez.
Números de identificación emitidos por organismos o agencias gubernamentales: número de la Seguridad Social o de la Seguridad Social, número de pasaporte, número de identificación fiscal, número de identificación militar, tipos y números de carné de conducir o de otro tipo.

Información financiera y datos bancarios

Número y datos de la cuenta bancaria, historial crediticio y calificación crediticia

Condición médica y estado de salud

En determinadas situaciones, podemos tratar información sobre su estado físico, mental o médico actual o anterior, su estado de salud, lesiones o discapacidades, procedimientos médicos realizados, hábitos personales (por ejemplo, tabaquismo o consumo de alcohol), información sobre recetas e historial médico.

Otra información sensible o de categoría especial

En determinadas situaciones, también podemos tratar información sensible sobre su afiliación sindical, creencias religiosas, opiniones políticas, historial médico familiar o información genética (por ejemplo, si solicitó un seguro a través de un socio comercial tercero que es una organización sindical, religiosa o política).
También podemos obtener información sobre sus antecedentes penales o su historial de litigios civiles
También podemos obtener información sensible si usted nos la facilita voluntariamente (por ejemplo, si expresa sus preferencias en relación con un tratamiento médico basado en sus creencias religiosas).

Grabaciones telefónicas

Grabaciones de llamadas telefónicas a nuestros colegas y oficinas
Información telefónica utilizada para investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de dinero: Por ejemplo, las aseguradoras suelen compartir información sobre sus relaciones anteriores con asegurados y reclamantes con este fin.

Información que nos permite prestar nuestros servicios

Localización e identificación de los bienes asegurados (por ejemplo, dirección del inmueble, matrícula del vehículo o número de identificación).
Organización del viaje, incluidos los números de reserva, el destino y los detalles del hotel
Datos de la póliza y números de siniestro, detalles de la cobertura de la póliza y causa del siniestro
Datos relativos a las circunstancias, la causa y el valor de un siniestro de seguro y cualquier información que pueda ser relevante para la aceptación del siniestro por parte de la aseguradora o la continuación de la cobertura si está asegurado con ella.
Historial de accidentes o siniestros anteriores
Su condición de director o socio, u otra participación en la propiedad o gestión de una organización.
Otros seguros que tenga

Preferencias de marketing y comentarios de los clientes

Puede indicarnos cómo desea que nos pongamos en contacto con usted (por ejemplo, por correo electrónico, teléfono o correo postal).

Cómo utilizamos sus datos personales

La finalidad para la que utilizaremos los datos personales dependerá de su relación con nuestra organización. Utilizamos los Datos Personales que procesamos para:

Comunicarnos con usted y con otras partes implicadas en la prestación de nuestros Servicios
Enviar y recibir información administrativa relativa a su expediente o a cualquier otro servicio que le prestemos.
Comunicarnos con usted y otras partes interesadas para gestionar su reclamación y otros servicios
Tomar decisiones sobre su expediente, por ejemplo en relación con la evaluación, tramitación y liquidación (de siniestros).
Uso con análisis de datos, modelado (como el modelado predictivo) y el despliegue de herramientas automatizadas que no creen un impacto legal significativo para usted, y para utilizar los resultados de dichos análisis, modelos y herramientas para los fines descritos en esta Política.
Mejorar la calidad, la formación y la seguridad (por ejemplo, mediante llamadas telefónicas grabadas o controladas).
Prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
Determinar el alcance de la responsabilidad en virtud de una reclamación al seguro y, en su caso, organizar las reparaciones, la sustitución o el pago. La tramitación suele ser necesaria para validar:
- Datos de las personas implicadas en el siniestro
- Datos que nos han facilitado a nosotros, a las aseguradoras o a otras partes
- Las circunstancias, la causa y el valor del siniestro
Cualquier asunto que pueda ser relevante para la aceptación de la reclamación por parte de la aseguradora
Realizar estudios y análisis de mercado científicos, históricos, estadísticos o de otro tipo, incluidas encuestas de satisfacción.
Gestionar nuestras operaciones empresariales para cumplir las políticas y procedimientos internos, incluidos los relativos a auditoría financiera, contabilidad y facturación, sistemas informáticos, seguridad de la información, alojamiento de datos y sitios web, continuidad empresarial, gestión de documentos e impresión.
Gestionar y resolver litigios y reclamaciones, y tramitar las solicitudes de derechos de los interesados, de conformidad con la legislación local aplicable en materia de protección de la intimidad u otros derechos legales vigentes.
Cumplir las leyes y obligaciones reglamentarias aplicables (incluidas las leyes de fuera de su país de residencia), como las relativas a la lucha contra el blanqueo de capitales, y cumplir los procesos legales y responder a las solicitudes de las autoridades públicas y gubernamentales (incluidas las de fuera de su país de residencia).
Establecer y defender derechos legales, proteger nuestras operaciones comerciales (incluidas las de las empresas de nuestro grupo), nuestros derechos, privacidad, seguridad de compañeros y propiedades, a usted o a otros relacionados con la reclamación y buscar los recursos disponibles para limitar nuestros daños.

Podemos tratar datos personales especiales o sensibles cuando los tratamos para los siguientes fines:

cuando sea necesario para el ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones legales;
cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona cuando usted/ellos estén física o legalmente incapacitados para dar su consentimiento;
donde ha hecho públicos los datos;
cuando el tratamiento sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales; y
cuando el tratamiento sea necesario para fines de medicina del trabajo o para la evaluación de su capacidad laboral.

La forma en que tratamos esos datos se regirá generalmente por el contrato en virtud del cual se nos designa.

Sólo trataremos los Datos Personales para los fines arriba indicados, o para cualquier otro fin específicamente permitido por la legislación local aplicable. Cuando actuemos como responsables del tratamiento de sus Datos Personales, le notificaremos dichos fines cuando comencemos a tratar sus Datos Personales, o lo antes posible a partir de ese momento.

Podemos, por imperativo legal, y sin necesidad de notificación o consentimiento, utilizar su información para la prevención de delitos y fraudes, o la administración de sistemas dentro del grupo Sedgwick y para supervisar y/o hacer cumplir a Sedgwick cualquier norma o código regulatorio.

Notificación a los interesados

Si recabamos sus Datos Personales directamente de usted como responsable del tratamiento, le informaremos al respecto:

La finalidad o finalidades del tratamiento de sus Datos Personales

Los tipos de terceros, en su caso, con los que podemos compartir, o a los que revelaremos, sus Datos Personales
Los medios, en su caso, por los que puede limitar nuestro uso y divulgación de sus Datos Personales

Si recibimos Datos Personales sobre usted de otras fuentes, y esta fuente no le ha informado previamente, le proporcionaremos esta información lo antes posible a partir de entonces.

Cuando seamos el responsable del tratamiento, le informaremos del nombre y los datos de contacto de nuestro delegado de protección de datos, y de cómo puede ejercer sus derechos como interesado, incluido el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando éste se base en intereses legítimos.

Base jurídica del tratamiento

Para que el tratamiento de los Datos Personales sea lícito, el Responsable del Tratamiento debe basarse en uno de los fundamentos jurídicos establecidos en la normativa/legislación pertinente. Entre ellas se incluyen:

El interés legítimo del responsable del tratamiento o de la parte a la que se comuniquen los datos, o;
El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato, o;
El tratamiento es necesario para proteger el interés vital del interesado, o;
El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión de interés público, o;
El cumplimiento de una obligación legal a la que esté sujeto el responsable del tratamiento, o;
El consentimiento del interesado para el tratamiento.

Cuando se traten Datos Personales de categoría especial (sensibles) deberán cumplirse además otras condiciones.

Cuando tratemos datos personales como responsables del tratamiento, nos aseguraremos de que se cumplan todos los requisitos normativos y legislativos. Dependiendo de su relación con nuestra organización, la base jurídica para el tratamiento de datos de categoría especial será una de las siguientes:

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de un contrato o de una obligación legal
El tratamiento es necesario para un interés legítimo perseguido por nuestro cliente, nosotros o un tercero
El tratamiento es necesario para los fines en el ámbito del empleo
El tratamiento es necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales
El tratamiento es necesario para la evaluación de la capacidad laboral del interesado, el diagnóstico médico, la prestación de asistencia sanitaria o social o tratamiento o la gestión de sistemas y servicios de asistencia sanitaria o social.
La tramitación es necesaria para liquidar las solicitudes de prestaciones y servicios en el sistema de seguros
El tratamiento es necesario para un interés público importante
El tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del interesado
El tratamiento se refiere a Datos Personales que el interesado ha hecho manifiestamente públicos
El tratamiento es necesario para fines de archivo, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos
Usted nos ha dado su consentimiento (explícito), o la parte para la que actuamos

Si utilizamos el interés legítimo como fundamento para el tratamiento de sus datos, tiene derecho a oponerse a dicho tratamiento en cualquier momento.

Intercambio de datos personales

Los Datos Personales procesados cuando usted interactúa con nuestros servicios serán, en el curso normal de nuestras actividades, compartidos con las partes involucradas en la prestación de los Servicios (por ejemplo, nuestro cliente, y las empresas del grupo Sedgwick) para los fines establecidos en esta Política de Privacidad y no serán transferidos a otras personas o empresas para su propio uso, a menos que sea requerido por la ley.

También podemos compartir sus Datos Personales con proveedores específicos, u otras entidades con las que tengamos una relación comercial, para proporcionar productos o servicios.

Podemos poner los Datos Personales a disposición de las siguientes partes con el fin de prestar nuestros Servicios, o según lo exija la ley:

Las empresas del grupo
Nuestro cliente:
- A menudo será una compañía de seguros
Otras partes aseguradoras y distribuidoras:
- Durante el tratamiento de su expediente, podemos poner sus Datos Personales a disposición de terceros, como corredores de reaseguros, representantes designados, distribuidores, entidades financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales.
Nuestros proveedores de servicios
- Terceros proveedores de servicios externos, como profesionales médicos, contables, actuarios, auditores, expertos, abogados y otros asesores profesionales externos; proveedores de viajes y asistencia médica.
- Proveedores de sistemas informáticos, soporte, seguridad de la información y servicios de alojamiento, proveedores de gestión de documentos y registros y proveedores de servicios subcontratados que nos ayudan a llevar a cabo actividades empresariales.
- Bancos e instituciones financieras que prestan servicios a nuestras cuentas, administradores de siniestros externos, investigadores de siniestros, consultores de construcción, ingenieros, examinadores, consultores de jurados, traductores y proveedores externos similares.
Autoridades y terceros implicados en acciones judiciales
- Podemos compartir Datos Personales con el gobierno u otras autoridades públicas (incluyendo, pero no limitado a, juntas de compensación de trabajadores, tribunales, aplicación de la ley, autoridades fiscales y agencias de investigación criminal); y terceros participantes en procesos legales civiles y sus contables, auditores, abogados y otros asesores y representantes según creamos necesario o apropiado:
  - Para cumplir la legislación y la normativa aplicables, incluidas las de fuera de su país de residencia
  - Para cumplir con un proceso legal
  - Para responder a solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales, incluidas las de fuera de su país de residencia.
  - Para proteger nuestras operaciones o las de cualquiera de las empresas de nuestro grupo
  - Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, y/o los de las empresas de nuestro grupo, los suyos propios o los de terceros.
  - Permitirnos interponer los recursos disponibles o limitar nuestros daños.
Otros terceros
- Podemos compartir Datos Personales con proveedores de servicios de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia); minoristas; organizaciones y proveedores médicos; tribunal laboral; entidades de prestaciones; compañías de viajes; agencias de crédito; agencias de información crediticia; y otras personas implicadas en un incidente que sea objeto de una reclamación; así como compradores y posibles compradores u otras partes en cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra transacción real o propuesta relacionada con la totalidad o parte de nuestra actividad. Para comprobar la información facilitada y detectar y evitar reclamaciones fraudulentas, los datos personales (incluidos los detalles de las lesiones) pueden incluirse en registros de reclamaciones y compartirse con otras aseguradoras. Podemos consultar estos registros cuando tramitamos siniestros para detectar, prevenir e investigar fraudes.
- En el caso de los datos personales de los compañeros de Sedgwick, cuando actuamos como responsables del tratamiento, podemos compartir sus datos personales con otras empresas del grupo Sedgwick, nuestros contratistas, vendedores/proveedores, agentes u otros terceros conocidos (como bancos, aseguradoras, corredores, clientes, auditores, proveedores de prestaciones, proveedores de pensiones, proveedores de investigación de antecedentes y organismos e institutos educativos) para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral, nuestro contrato de trabajo con usted, en la prestación de nuestro servicio o por nuestros intereses legítimos.

Derechos del interesado

Cuando seamos el responsable del tratamiento de los datos, gestionaremos las solicitudes de derechos de los interesados que se nos presenten de conformidad con la legislación local aplicable en materia de protección de la intimidad y le indicaremos cómo puede ejercer sus derechos. La mayoría de los derechos de los interesados tienen exenciones, excepciones y restricciones que se aplican de acuerdo con la legislación local sobre privacidad y otras leyes jurisdiccionales. Consulte la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" de esta política si tiene alguna duda sobre cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos.

Entre los ejemplos típicos de derechos de los interesados previstos en la legislación sobre protección de la intimidad pueden figurar, salvo excepciones previstas por la ley:

Perfiles automatizados y toma de decisiones

Tiene derecho a solicitar que no se le someta a la toma de decisiones automatizada. Como parte de los servicios que prestamos, es posible que necesitemos analizar o tratar automáticamente sus Datos Personales para indicarle la mejor manera de tramitar el expediente. Sin embargo, no nos basaremos exclusivamente en este tipo de elaboración de perfiles o toma de decisiones que tengan efectos jurídicos sobre usted, o que le afecten de forma similar, sin intervención humana o sin tener en cuenta otros factores.

Derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitar en cualquier momento que corrijamos cualquier dato personal inexacto que tengamos sobre usted. Queremos que nuestros registros sean lo más precisos posible, por lo que le rogamos que nos comunique cualquier error. Sin embargo, tenga en cuenta que una diferencia de opinión o punto de vista no es necesariamente un dato inexacto y que los cambios podrían no ser posibles. No obstante, si desea expresar sus propias opiniones, facilítenos detalles o una declaración y las añadiremos a nuestros registros. Cuando sea necesario, le rogamos que comunique las correcciones o complementos a quienes se ocupen de su expediente.

En caso necesario, póngase en contacto con nosotros como se indica en la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" para obtener más información.

Borrado y su "derecho al olvido"

Tiene derecho a que se supriman sus datos cuando ya no sean necesarios, lo que se conoce como "Derecho al olvido". Sin embargo, tenemos la obligación de mantener registros con fines de auditoría, reglamentarios y legales, y para combatir los delitos financieros.

Para cumplir estas obligaciones, conservamos los registros de acuerdo con nuestra Política de Conservación. En consecuencia, es posible que no podamos eliminar los registros cuando se nos solicite o cuando se haya finalizado una reclamación. Sin embargo, en determinadas circunstancias podemos "restringir el tratamiento". También podemos eliminar datos específicos o un documento, por ejemplo, cuando se nos ha enviado por error, y esto se hará sin demora indebida.

En primer lugar, hable con las personas encargadas de su expediente para ver si pueden ayudarle.

En caso necesario, póngase en contacto con nosotros como se indica en la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" para obtener más información.

Su derecho a retirar el consentimiento

Usted tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus Datos Personales en determinadas circunstancias. Esto sólo se aplicará cuando nos basemos en su consentimiento para tratar sus Datos Personales. Si nos basamos en su consentimiento, es probable que la retirada del mismo nos impida prestarle nuestros Servicios y, si está relacionado con la tramitación de reclamaciones, es posible que no podamos tramitar su reclamación. Si desea ejercer su derecho, le rogamos que lo comunique por escrito (también por correo electrónico) a las personas encargadas de tramitar su expediente.

Tenga también en cuenta que si se opone o retira su consentimiento, es posible que sigamos necesitando tratar sus datos para resolver compromisos en curso y cumplir las obligaciones detalladas en el apartado "Supresión y su derecho al olvido".

En caso necesario, póngase en contacto con nosotros como se indica en la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" para obtener más información.

Su derecho a oponerse al tratamiento

La ley otorga a las personas el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales:

A efectos de marketing directo: normalmente no realizamos marketing directo y, por lo tanto, en general no se aplicará.
Basados exclusivamente en intereses legítimos perseguidos por nosotros, o por un tercero, o en una misión de interés público. Tenga en cuenta que este derecho no se aplica si estamos tratando sus datos para la ejecución de un contrato, por ejemplo, una reclamación en virtud de una póliza de seguros.
Para investigaciones científicas o históricas y estadísticas: no solemos hacer esto, por lo que generalmente no se aplica.

Cualquier objeción basada en los motivos anteriores debe comunicarse a nuestro equipo operativo que gestiona el servicio que estamos prestando para que pueda remitir su solicitud a nuestro departamento de protección de datos.

En caso necesario, póngase en contacto con nosotros como se indica en la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" para obtener más información.

Derecho a restringir el tratamiento

Cuando así se solicite, restringiremos el tratamiento cuando:

Usted impugna la exactitud de los Datos Personales que tratamos. No obstante, tenga en cuenta que:
- Una diferencia de opinión o punto de vista no constituye necesariamente un dato inexacto
- La restricción sólo se aplicará a los Datos Personales en litigio y no a toda la información que conservamos en el expediente. Cuando se aplique una restricción, no trataremos los datos en cuestión salvo para resolver su exactitud, durante lo cual la restricción quedará registrada en nuestro sistema.
El tratamiento es ilícito y, para evitar su supresión, usted solicita en su lugar una restricción del tratamiento. Si el tratamiento es ilícito, restringiremos el registro y, si lo solicita, conservaremos los datos.
Debemos eliminar sus Datos Personales, pero usted solicita que los conservemos para el establecimiento, ejercicio o defensa de una reclamación legal
Usted se opone a que tratemos sus datos cuando nuestro único motivo para hacerlo sea una misión de interés público o un interés legítimo perseguido por nosotros o por un tercero. En ese caso, restringiremos el tratamiento a la espera de verificar si tenemos motivos imperiosos para ello.

En cada caso le informaremos antes de levantar cualquier restricción. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente:

Incluso con una restricción en vigor, estamos autorizados a almacenar datos y procesarlos para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, o para la protección de los derechos de otra persona física o jurídica.
Una restricción sólo se aplica a los Datos Personales o a parte de ellos y podemos seguir tratando otros datos relativos a su expediente
No seremos responsables de ningún retraso en la prestación de nuestros servicios causado por restricciones innecesarias impuestas por usted.

Derecho de acceso a los datos

En virtud del RGPD, tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que conservamos mediante lo que se conoce como "solicitud de acceso del sujeto" o SAR. En muchos casos, la información que busca estará disponible sin necesidad de presentar una SAR formal. Por lo tanto, debería empezar por solicitar la información que busca a las personas que están en contacto con usted en relación con la prestación de nuestros servicios, ya que esto evitará la posible demora de un SAR formal. El RGPD nos concede un mes para responder, que puede prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes.

Si presenta un SAR formal, cuando actuemos como responsables del tratamiento de datos, revisaremos la información que tenemos para determinar qué datos personales pueden facilitarse. Si actuamos como encargados del tratamiento, remitiremos el SAR al responsable del tratamiento, normalmente nuestro cliente.

Tenga en cuenta que al responder a un SAR determinados datos pueden estar sujetos a excepciones y exenciones, dependiendo de la situación y la naturaleza de su expediente.

Si desea solicitar un SAR formal, por favor informe al equipo de Sedgwick que le atiende sobre nuestra prestación de servicios, ya que esto agilizará su identificación. Alternativamente, la solicitud puede dirigirse al Departamento de Protección de Datos pertinente de Sedgwick, tal y como se indica en la sección "A quién dirigirse en relación con sus datos personales" anterior.

Si presenta un SAR, le informaremos de los siguientes pasos lo antes posible.

Grabación de llamadas telefónicas

Tenga en cuenta que nuestra organización puede grabar llamadas telefónicas con fines de formación, seguridad, detección y prevención del fraude. Sin embargo, no grabamos las llamadas telefónicas en todas nuestras oficinas y es posible que no se graben cuando nuestros compañeros trabajan a distancia o utilizan teléfonos móviles.

Las grabaciones de llamadas se conservan durante un periodo limitado, en función del servicio prestado, de los requisitos contractuales con nuestros clientes y de los medios técnicos disponibles.

Derecho a la portabilidad de los datos

Usted tiene derecho a recibir los Datos Personales que nos ha facilitado en un formato legible por máquina o, si lo solicita, también podemos enviarlos a otro responsable del tratamiento de datos cuando sea técnicamente factible. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente:

La portabilidad sólo se aplica a los datos que usted nos ha facilitado y no a su expediente completo.
La portabilidad sólo se aplica a los datos que pueden convertirse a un formato legible por máquina, lo que puede excluir imágenes, documentos escaneados, fotografías, etc. que usted haya facilitado.
La portabilidad sólo está disponible cuando:
- El tratamiento se basa en el consentimiento, o para la ejecución de un contrato, y;
- El tratamiento se realiza por medios automáticos

No obstante, si desea ejercer su derecho en virtud de esta opción, comuníqueselo a las personas que le atienden en relación con la prestación de nuestros servicios.

Derecho a reclamar

Si considera que nuestra organización no ha cumplido la legislación pertinente en materia de protección de datos, tiene derecho a emprender acciones legales o a presentar una reclamación ante nuestra Autoridad de Control Principal.

La Autoridad de Control Principal de nuestra organización es la Comisión de Protección de Datos, con sede en Irlanda, cuyos datos figuran a continuación:

Su sitio web es: https://www.dataprotection.ie/

O puede llamar a su teléfono de ayuda

Entre las 10:00 y las 12:00 horas (de lunes a viernes) en el 076 110 4800
Entre las 14:00 y las 16:00 horas (de lunes a viernes) en el 057 868 4800

También puede escribirles a

Comisión de Protección de Datos
21 Fitzwilliam Square South
Dublín 2
D02 RD28
Irlanda

Plazos de respuesta a las solicitudes

Intentaremos responder a cualquier solicitud que recibamos en relación con sus derechos en el plazo de un mes. No obstante, si esto no fuera posible, le comunicaremos en el plazo de un mes que el plazo se prorrogará hasta dos meses más y le daremos una explicación del motivo de la prórroga.

Tasas

Nuestra respuesta y todas las acciones necesarias para cumplir una solicitud suya en relación con cualquiera de sus derechos se tramitarán de forma gratuita para usted. La única excepción será si la solicitud es excesiva o repetitiva. Si tenemos la intención de cobrarle, le informaremos de ello antes de proceder a cualquier acción que pueda incurrir en dicho cargo.

Transferencia internacional de datos personales

Debido a la naturaleza global de nuestro negocio, es posible que tengamos que transferir Datos Personales a partes ubicadas en otros países (incluidos, entre otros, Estados Unidos e India) que tengan un régimen de protección de datos diferente al del país en el que usted reside. Por ejemplo, podemos transferir Datos Personales para procesar reclamaciones de seguros de viaje internacionales y proporcionar servicios de asistencia médica de emergencia cuando usted se encuentra en el extranjero, o podemos transferir información internacionalmente a las empresas de nuestro grupo, proveedores de servicios, socios comerciales y autoridades gubernamentales o públicas para prestar nuestros servicios y/o con el fin de administrar las condiciones de empleo y beneficios.

Si transferimos alguno de los Datos Personales que tenemos a un país fuera del Espacio Económico Europeo ("EEE"), nos aseguraremos de que se apliquen una o más de las siguientes condiciones:

el país al que se transfieren los datos personales garantiza un nivel adecuado de protección de los derechos y libertades de los interesados
El interesado ha dado su consentimiento
La transferencia es necesaria por uno de los motivos establecidos en el Reglamento, incluida la ejecución de un contrato entre nosotros y el interesado, o para proteger los intereses vitales del interesado.
La transferencia es legalmente necesaria por razones importantes de interés público, o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
La transferencia se realiza legalmente mediante el uso de un mecanismo de transferencia adecuado, como las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea, a condición de que los interesados dispongan de derechos exigibles y recursos jurídicos efectivos.
La transferencia está autorizada por la autoridad competente en materia de protección de datos, cuando hayamos presentado garantías adecuadas con respecto a la protección de la intimidad de los interesados, sus derechos y libertades fundamentales y el ejercicio de sus derechos.

Con sujeción a los requisitos de la presente cláusula, los Datos Personales que obren en nuestro poder también podrán ser tratados por colegas que operen fuera del EEE y que trabajen para nosotros o para uno de nuestros proveedores. Dichos colegas pueden dedicarse, entre otras cosas, al cumplimiento de contratos con el interesado, al tratamiento de datos de pago y a la prestación de servicios de apoyo.

Marco de privacidad de datos UE-EE.UU. y puente con el Reino Unido

Sedgwick Claims Management Service Inc., CareWorks Managed Care Services Inc., York Risk Services Group y EFI Global Inc. se adhieren a los principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (DPF UE-EE.UU.) y a la extensión británica del DPF UE-EE.UU., según lo establecido por el Departamento de Comercio de EE.UU.. Las entidades de Sedgwick enumeradas anteriormente pueden basarse en el DPF UE-EE.UU. como base legal para las transferencias de información personal. Para Leer más, visite nuestro 'Data Privacy Framework Notice'.

Sedgwick también seguirá basándose en los CCE a efectos de las transferencias de Datos Personales desde la UE y el Reino Unido a los EE.UU., en su caso. Para más información, consulte la sección anterior Transferencias internacionales de datos.

Seguridad de los datos personales

Adoptaremos todas las medidas técnicas, legales y organizativas razonables y adecuadas, que sean coherentes con la legislación aplicable en materia de privacidad y seguridad de datos, para salvaguardar sus Datos Personales. Lamentablemente, no se puede garantizar al 100% la seguridad de ninguna transmisión de datos por Internet ni de ningún sistema de almacenamiento de datos. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ha dejado de ser segura (por ejemplo, si cree que la seguridad de alguno de sus Datos Personales en nuestro poder se ha visto comprometida), notifíquenoslo inmediatamente.

Cuando proporcionemos alguno de sus Datos Personales a un proveedor, éste será seleccionado cuidadosamente y se le exigirá que utilice las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de dichos Datos Personales.

Exactitud de los datos

Tomamos todas las medidas razonables para garantizar que los Datos Personales que procesamos sigan siendo exactos y completos, según sea necesario para la prestación de los servicios que le ofrecemos y de acuerdo con los controles detallados en esta Política de Privacidad.

Conservación de datos personales

Conservaremos los Datos Personales de conformidad con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales durante el período necesario para cumplir los fines descritos en la presente Política de Privacidad, a menos que la ley exija o permita un período de conservación más largo.

Datos personales de otras personas

Si nos proporciona Datos Personales relativos a otras personas, usted acepta:

Informar a la persona sobre el contenido de esta Política de Privacidad
Obtener cualquier consentimiento legalmente requerido para la recogida, uso, divulgación y transferencia (incluida la transferencia transfronteriza) de Datos Personales sobre el individuo de conformidad con esta Política de Privacidad.

Solicitamos que los niños no nos proporcionen ninguna información personal a través del Sitio o de las Aplicaciones.

Otra información que recopilamos

"Otra información" es información que no revela su identidad específica, como:

Datos de uso de la aplicación
Información recogida a través de cookies, etiquetas y otras tecnologías

Nosotros y nuestros proveedores de servicios externos podemos recopilar "Otra información" de diversas formas, entre ellas:

A través de su uso de la App: Cuando descarga y utiliza la App, nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos recopilar datos de uso de la App, como la fecha y la hora en que la App de su dispositivo electrónico accede a nuestros servidores y qué información y archivos se han descargado en la App en función del número de su dispositivo

Uso de cookies: Las cookies son fragmentos de información que se almacenan directamente en el ordenador que está utilizando. Para obtener una lista completa y más información con respecto a las cookies que utilizamos, por favor consulte la Política de Privacidad vinculada en nuestra página principal Sedgwick.com.

Estas cookies se utilizan para recopilar información sobre cómo los visitantes utilizan nuestro sitio. Utilizamos esta información para elaborar informes y ayudarnos a mejorar el sitio. Las cookies recopilan principalmente información anónima, como el número de visitantes del sitio, la procedencia de los visitantes y las páginas que han visitado.

Servicios de terceros

Esta Política de Privacidad no aborda, y no somos responsables de, la privacidad, información, u otras prácticas, de cualquier proveedor, incluyendo cualquier proveedor que opere cualquier sitio o servicio al que los Servicios enlacen. La inclusión de un enlace en los Servicios no implica la aprobación del sitio o servicio enlazado por nuestra parte o por parte de las empresas de nuestro grupo. Antes de proporcionar cualquier dato personal a cualquier sitio web vinculado, asegúrese de revisar detenidamente la política de privacidad de dicho sitio web para comprender cómo trata sus datos personales.

Consentimiento para utilizar datos personales

Le informaremos cuando necesitemos su consentimiento para tratar sus Datos Personales y se lo solicitaremos tal y como se indica en la presente Política de Privacidad. Si no nos da su consentimiento cuando se lo solicitemos, es posible que no podamos prestarle nuestros Servicios. En caso necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección "Con quién ponerse en contacto en relación con sus datos personales" para obtener más información.

Contratación

Introducción

Sedgwick (la "Empresa") posee Datos Personales de los solicitantes de empleo. Eso significa que la Empresa es un controlador de datos y determina el propósito y los medios del procesamiento de sus Datos Personales.

Este Aviso de Privacidad describe:

Cómo la empresa conserva y procesa su información, incluidas las categorías especiales de Datos Personales, de conformidad con nuestras obligaciones en virtud del GDPR
Cómo trata la empresa de proteger los datos personales de los solicitantes de empleo que se encuentran en Europa durante el proceso de contratación; y
Sus derechos como interesado

La empresa se toma muy en serio la seguridad y privacidad de sus datos. Necesitamos recopilar y utilizar información o "datos" sobre usted como parte del proceso de contratación. Cumplimos con nuestras obligaciones legales en virtud del GDPR y las leyes del país en el que solicitó un puesto con nosotros con respecto a la privacidad y seguridad de los datos.

El presente Aviso de Privacidad se aplica a todos los Datos Personales, ya estén almacenados electrónicamente, en papel o en otros materiales.

Actividades de tratamiento de datos

Sólo conservaremos los datos durante el tiempo necesario para los fines del proceso de contratación.

Por lo general, sus datos personales se conservarán durante seis meses tras la conclusión del proceso de contratación, a menos que usted acepte un periodo de conservación más largo o que exista un requisito legal que exija conservar los datos personales durante más tiempo.

Los Datos Personales nos los puede proporcionar usted u otra persona (como un antiguo empleador o una agencia de contratación), o los podemos crear nosotros.

Podemos recopilar y utilizar los siguientes tipos de datos personales sobre usted: su formulario de solicitud, CV, referencias, cualificaciones y pertenencia a cualquier organismo profesional y detalles de cualquier evaluación previa a la contratación.

Utilizaremos sus Datos Personales para:

Cumplir cualquier obligación legal;
El curso normal de la contratación previa al empleo durante el proceso de contratación
Nuestros intereses legítimos al llevar a cabo el proceso de contratación. Sin embargo, sólo podemos hacerlo si sus intereses y derechos no prevalecen sobre los nuestros. Tiene derecho a impugnar nuestros intereses legítimos y solicitar que interrumpamos este tratamiento.

Podemos tratar sus Datos Personales para estos fines sin su consentimiento.

No utilizaremos sus Datos Personales para un fin no relacionado sin informarle de ello y de la base jurídica en la que pretendemos basarnos para procesarlos.

Trataremos sus Datos Personales en diversas situaciones durante su proceso de contratación, por ejemplo:

Para decidir si le empleamos (o contratamos)
Decidir cuánto pagarle y las demás condiciones de su contrato con nosotros.
Para comprobar que tiene derecho a trabajar para nosotros
Para determinar si necesitamos realizar ajustes razonables en su puesto de trabajo o función debido a su discapacidad.
Supervisar la diversidad y la igualdad de oportunidades;
Cumplir la legislación laboral, de inmigración, de salud y seguridad, fiscal y otras leyes que nos afecten.
Prevención y detección de fraudes y otros delitos.
Por cualquier otro motivo que le notifiquemos periódicamente

En algunos casos, podemos necesitar su consentimiento para procesar sus Datos Personales. Por lo general, esto implicará el tratamiento de categorías especiales de sus Datos Personales (por ejemplo, datos sanitarios y penales). Si le pedimos su consentimiento para tratar sus Datos Personales, le explicaremos los motivos de nuestra solicitud. No es necesario que dé su consentimiento y puede retirarlo posteriormente si lo desea poniéndose en contacto con nuestra Oficina de Protección de Datos.

Si decide no facilitarnos determinados Datos Personales, debe tener en cuenta que es posible que no podamos llevar a cabo con normalidad determinadas partes de nuestro proceso de contratación o que podamos crear situaciones peligrosas o inadecuadas si no se nos ha facilitado la información pertinente. Por ejemplo, informarnos de una enfermedad o medicación podría salvarle la vida en algún momento, o informarnos de que va en silla de ruedas nos permitirá realizar ajustes razonables para llevar a cabo su entrevista (elegir una oficina o planta específica que disponga de ascensor o rampa).

No necesitamos su consentimiento para tratar categorías especiales de sus Datos Personales cuando los tratamos para los siguientes fines, que podemos llevar a cabo:

Cuando sea necesario para el cumplimiento de los derechos y obligaciones derivados de la legislación laboral
Cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona cuando usted/ellos estén física o legalmente incapacitados para dar su consentimiento.
Si ha hecho públicos los datos
Cuando el tratamiento sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales
Cuando el tratamiento sea necesario para fines de medicina del trabajo o para la evaluación de su capacidad laboral

Para algunos puestos podemos obtener, o pedirle que obtenga, un certificado de la agencia de verificación de antecedentes penales pertinente si la legislación local lo permite. Esto suele ocurrir cuando el puesto requiere el trato cara a cara con el público, incluidas las visitas a sus domicilios, o cuando se trata de un puesto de confianza.

A veces podemos compartir sus Datos Personales con empresas del grupo o con nuestros contratistas y agentes para llevar a cabo el proceso de contratación.

Exigimos a esas empresas que mantengan la confidencialidad y seguridad de sus Datos Personales y que los protejan de conformidad con la ley. Solo están autorizadas a tratar sus datos para el fin lícito para el que han sido compartidos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

Sus derechos como interesado

Cuando seamos el responsable del tratamiento de los datos, gestionaremos las solicitudes de derechos de los interesados que se nos presenten de conformidad con la legislación local aplicable en materia de protección de la intimidad y le indicaremos cómo puede ejercer sus derechos. La mayoría de los derechos de los interesados tienen exenciones, excepciones y restricciones que se aplican de conformidad con las leyes locales de privacidad y otras leyes jurisdiccionales.

Consulte la sección "A quién dirigirse en relación con sus datos personales" de la política para cualquier duda relacionada con los derechos del interesado y cómo ejercerlos.

Ejemplos típicos de interesadoss derechos disponibles en virtud de las leyes de privacidad, puede incluir, a menos que se apliquen exenciones en la ley:

Derecho a ser informado
Derecho de acceso
Derecho de oposición, restricción o rectificación,
Derecho de supresión

Cambios en esta política de privacidad

Revisamos esta Política de Privacidad con regularidad y nos reservamos el derecho a realizar cambios en cualquier momento para tener en cuenta los cambios en nuestro negocio y los requisitos legales. Publicaremos las actualizaciones en nuestro sitio web.