17 Oktober 2014
Sedgwick baru-baru ini menyelenggarakan webinar yang membahas kepatuhan terhadap Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dan Undang-Undang Amandemen ADA (ADAAA), bekerja sama dengan Eksekutif Sumber Daya Manusia. Ada minat yang tinggi dan para pemberi kerja mengajukan banyak pertanyaan yang menggugah - banyak di antaranya memiliki tema yang sama, yang mengingatkan kita akan masa-masa awal penerapan Cuti Keluarga dan Medis (Family and Medical Leave (FML)) serta pengembangan kebijakan dan prosedur yang terkait. Organisasi-organisasi menghadapi masalah ketenagakerjaan yang tumpang tindih dan kompleks; kepatuhan terhadap ADA/ADAAA terus menjadi salah satu perhatian utama para profesional sumber daya manusia dan risiko, terutama jika dipertimbangkan bersama dengan masalah disabilitas dan ketidakhadiran, termasuk FML, atau persyaratan kompensasi pekerja.
Kami menyusun daftar pertanyaan paling menonjol yang kami jawab dalam webinar kami, serta banyak pertanyaan yang sering kami dengar di pasar. Mungkin saja pertanyaan-pertanyaan ini juga merupakan pertanyaan yang pernah Anda ajukan saat mempertimbangkan kebijakan ADA/ADAAA dan persyaratan kepatuhan Anda. Baca terus dan silakan lanjutkan percakapan dengan mengajukan pertanyaan Anda sendiri di komentar di bawah ini atau melalui formulir pertanyaan ADA/ADAAA kami.
T: Apa saja kewajiban kita di bawah ADA/ADAAA?
Undang-undang ini dirancang untuk menjadi sangat ramah terhadap karyawan. Tujuannya adalah agar orang-orang tetap bekerja. Pemberi kerja harus melakukan segala upaya yang mungkin dilakukan - kecuali jika hal itu benar-benar menimbulkan kesulitan yang signifikan bagi bisnis mereka - untuk memenuhi permintaan akomodasi pegawai penyandang disabilitas dan menjaga mereka tetap berada di lingkungan kerja. Di masa lalu, pemikiran yang lazim mungkin adalah, "jika kita bisa mengakomodasi, bagus, namun jika tidak, bukan masalah besar." Saat ini, pemikiran seperti ini bertentangan dengan prinsip-prinsip ADA/ADAAA.
Apa saja kewajiban pemberi kerja? Pemberi kerja berhak untuk mendapatkan pembuktian medis - apakah disabilitasnya telah disertifikasi dan akomodasi yang sesuai? Lalu apa yang terjadi selanjutnya? Jika diberikan permintaan akomodasi yang masuk akal secara medis, pemberi kerja diharuskan untuk melakukan proses interaktif - terlibat dengan pegawai untuk memahami dengan jelas akomodasi yang dibutuhkan, mencari opsi potensial dan mempertimbangkan parameter, serta memantau bahwa akomodasi tersebut dilakukan dengan tepat dan konsisten.
T: Dapatkah Anda menjelaskan lebih lanjut tentang apa yang dianggap sebagai kesulitan bagi pemberi kerja?
Berdasarkan komunikasi dari Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC), pemberi kerja harus membuktikan bahwa penerapan akomodasi akan membuat mereka mengalami kesulitan keuangan. Untuk pemberi kerja yang sangat besar, tidak banyak modifikasi yang secara resmi dianggap cukup berdampak untuk menimbulkan risiko finansial. Untuk pemberi kerja yang lebih kecil, modifikasi besar mungkin lebih mungkin dianggap sebagai kesulitan. Membeli peralatan, misalnya, biasanya tidak akan dianggap sebagai sesuatu yang akan membuat pemberi kerja menghadapi risiko finansial. Harus mendesain ulang tempat kerja atau hal lain yang serupa mungkin dapat dianggap sebagai kesulitan, tergantung pada ukuran perusahaan.
Sungguh, kata kunci utamanya adalah "signifikan" - dampak negatif yang sangat besar harus dibuktikan pada keuangan organisasi Anda agar akomodasi yang diusulkan dapat diakui sebagai kesulitan. Khususnya untuk perusahaan besar, kami telah melihat bahwa hal ini sangat sulit untuk dibuktikan dalam sebagian besar situasi, namun setiap situasi harus dievaluasi untuk penentuan yang spesifik.
T: Bagaimana kita dapat melindungi diri kita sendiri dari tuntutan hukum?
Dokumentasi yang membuktikan konsistensi dalam proses akomodasi interaktif merupakan hal yang sangat penting. Selama bertahun-tahun, manajemen yang longgar dan akomodasi yang tidak konsisten - baik berdasarkan bias pribadi, kebijakan informal, kurangnya pelatihan, atau keadaan lain - telah menyebabkan tindakan hukum atas tindakan ketenagakerjaan yang tidak adil. Pertimbangkan sebuah contoh di mana seorang karyawan diakomodasi dengan batasan umum. Namun, jika tidak ada yang memantau konsistensi dan kemudian, mungkin setelah bertahun-tahun bekerja di bawah kondisi ini, manajemen baru masuk dan berkata, "Saya tidak akan mengakomodasi hal itu lagi," maka pemberi kerja akan menghadapi masalah kepatuhan. Di bawah hukum, jika sebuah akomodasi telah disediakan, maka hal ini akan menjadi preseden. Kami melihat semakin banyak pengusaha yang membayar sejumlah besar uang karena, meskipun mereka telah mencoba melakukan hal yang benar, jika tidak didefinisikan dengan baik, didokumentasikan dengan baik dan konsistensi serta tindakan yang tepat tidak dapat dibuktikan di pengadilan, mereka tetap akan berakhir dalam masalah hukum.
Semakin banyak tuntutan hukum yang membuat persyaratan kepatuhan di bawah ADA/ADAAA menjadi fokus. Litigasi paling mudah dihindari melalui penerapan proses interaktif yang jelas dan dokumentasi lengkap seputar langkah-langkah proses ini, mulai dari permintaan awal hingga percakapan yang terjadi, rekam medis yang diambil untuk pembuktian, pilihan rehabilitasi vokasional yang diselidiki, akomodasi apa yang telah diusulkan dan/atau mengapa akomodasi tidak dianggap wajar.
Meskipun pemberi kerja harus memiliki konsistensi di seluruh organisasi mereka dalam hal proses evaluasi yang digunakan, hal ini tidak berarti bahwa setiap lokasi kerja akan dapat membuat akomodasi yang sama berdasarkan spesifikasi unit bisnis mereka.
T: Apakah platform Sedgwick mengintegrasikan kompensasi pekerja, FML/cuti, disabilitas, dan ADA/ADAAA secara sistematis ketika semua elemen saling tumpang tindih?
Salah satu kunci untuk mengurangi risiko di bawah ADA/ADAAA adalah dengan memiliki prosedur standar yang akan memicu kebutuhan akan tinjauan proses yang interaktif. Kunci kedua adalah menggunakan platform manajemen informasi untuk mendukung proses akomodasi. Apakah Anda menggunakan platform Sedgwick atau tidak, kunci-kunci ini sangat penting untuk kepatuhan terhadap ADA/ADAAA.
Di Sedgwick, kompensasi pekerja, disabilitas, ketidakhadiran, dan ADA/ADAAA sepenuhnya terintegrasi sehingga pemberi kerja dapat melihat semua bagian teka-teki dalam satu platform. Karena platform kami yang terintegrasi, klien kami dapat mencari sumber terpusat untuk sumber daya dan pencatatan, dan kepatuhan menjadi hal yang jauh lebih mudah dicapai.
T: Panduan apa yang Anda tawarkan terkait dengan mendorong percakapan dengan pegawai yang terlihat memiliki disabilitas namun belum mendekati pemberi kerja untuk mendapatkan akomodasi?
Serupa dengan arena FML, karyawan tidak harus meminta akomodasi ADA. Jika Anda mengetahui bahwa seorang karyawan terkena dampak dari kondisi disabilitas, misalnya jika mereka sedang cuti di bawah FML atau jenis cuti lainnya, kami mendorong pemberi kerja untuk menawarkan bahasa dalam komunikasi tertulis atau percakapan untuk memastikan bahwa karyawan tersebut telah mempelajari proses ADA. Pemberi kerja harus melakukan pendekatan terhadap masalah ADA dengan semangat kolaborasi dan berpikir kreatif untuk menemukan cara mengakomodasi disabilitas apa pun.
T: Berapa lama Anda harus memperpanjang waktu setelah FML habis?
Begitu pemberi kerja mengetahui adanya potensi kebutuhan terkait disabilitas yang berkepanjangan setelah FML habis, mereka bertanggung jawab untuk mengedukasi karyawan mereka dan mencari opsi di bawah ADA/ADAAA. Tidak ada batasan resmi mengenai jangka waktu untuk mengizinkan kondisi yang dapat berubah; ada berbagai pendapat mengenai jumlah waktu yang wajar - dan sering kali, para ahli kepatuhan tidak menyarankan untuk menetapkan batasan yang ketat dan lebih menganjurkan untuk mengevaluasi setiap situasi secara individual. Pemberi kerja harus fokus untuk menentukan apakah dengan memberikan waktu tambahan pada akhirnya akan memungkinkan karyawan mereka untuk kembali ke tempat kerja dan kembali ke pekerjaan mereka, sambil juga mempertimbangkan apakah membiarkan posisi tersebut terbuka lebih lama merupakan hal yang masuk akal.
T: Bagaimana saran Anda untuk menangani situasi di mana kami tidak dapat mengakomodasi karyawan dalam posisi apa pun setelah terlibat dalam proses interaktif?
Jika opsi ADA/ADAAA telah dieksplorasi dan karyawan tidak dapat tetap berada di tempat kerja dan menjalankan fungsi pekerjaannya yang esensial melalui akomodasi, maka hal ini akan menjadi keputusan ketenagakerjaan. Kita sering melihat pengusaha memberikan cuti yang diperpanjang kepada karyawan - cuti pribadi atau jenis cuti lainnya - untuk jangka waktu tertentu guna memastikan bahwa kondisinya tidak akan berubah dalam waktu singkat. Namun, mungkin ada situasi di mana akomodasi yang wajar tidak dapat dilakukan dan karyawan diberhentikan sebagai hasil akhirnya. Interpretasi di bawah ADAAA jauh lebih ketat daripada yang semula dimaksudkan di bawah ADA, namun perubahan ADAAA tidak menciptakan lingkungan di mana seorang karyawan tidak akan pernah bisa dipecat. Berkolaborasi dengan penasihat hukum dalam situasi apa pun di mana pemutusan hubungan kerja dipertimbangkan.
T: Bagaimana pemberi kerja mengakomodasi permintaan cuti intermiten untuk kambuh? Karyawan tersebut telah menghabiskan hak FML mereka atau tidak memenuhi syarat.
Karena cuti dapat menjadi akomodasi yang wajar, seorang karyawan berpotensi memenuhi syarat untuk mendapatkan cuti di luar 12 minggu hak federal mereka, dan cuti sebagai akomodasi dapat digunakan secara berselang-seling. Penting untuk diingat, bahkan di bawah persyaratan untuk akomodasi yang wajar, seorang karyawan harus tetap dapat menjalankan fungsi pekerjaan yang penting dan tingkat produktivitas harus dipertahankan - menurunkan standar produktivitas bukanlah suatu keharusan. Jika seseorang terus-menerus tidak masuk kerja dan tidak dapat mempertahankan standar, cuti sebagai akomodasi tidak memungkinkan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka sebagaimana ditetapkan.
Maksud dari undang-undang ini bukan untuk mengubah tugas pekerjaan seseorang; misalnya, memindahkan seseorang ke pekerjaan paruh waktu/mengubah standar produktivitas mereka tidak secara khusus menjadi tujuan dari keputusan ADA/ADAAA, namun, jika tersedia, dapat menjadi solusi yang baik berdasarkan kondisi pemberi kerja dan tidak dilarang oleh ADA/ADAAA.
T: Apakah platform ADA/ADAAA Sedgwick menyertakan pakar kejuruan atau ergonomi yang membantu pemberi kerja dalam menentukan potensi modifikasi pekerjaan?
Ya, Sedgwick menggunakan spesialis akomodasi pekerjaan yang semuanya memiliki latar belakang rehabilitasi kejuruan. Ketika kami membantu klien dengan solusi ADA dan kembali bekerja, spesialis akomodasi pekerjaan kami membantu dengan sertifikasi, memfasilitasi diskusi dengan dokter untuk mengonfirmasi kebutuhan akan akomodasi, menetapkan ekspektasi dengan karyawan dan meminta dokumentasi yang masuk akal untuk mengevaluasi apakah mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan akomodasi. Para ahli ini dapat membantu evaluasi tempat kerja untuk membantu menentukan tugas-tugas penting dari suatu pekerjaan dan menentukan akomodasi yang dapat dilakukan.
