Amukan api: strategi untuk kesiapsiagaan

Ketika manajer risiko perusahaan mengembangkan rencana tanggap bencana organisasi, bencana seperti angin topan, angin topan, dan gempa bumi biasanya menjadi prioritas utama. Namun, kemungkinan terjadinya kebakaran hebat tidak dapat dan tidak boleh diabaikan, karena kerugian akibat kebakaran memiliki hampir semua elemen yang sama dengan bencana alam. Selain menyebabkan kerusakan yang signifikan pada (dan, berpotensi menyebabkan kerugian total) properti dan isinya, kebakaran dapat membuat fasilitas manufaktur, gudang, dan etalase terhenti operasionalnya dan membahayakan keselamatan manusia serta reputasi merek. Dengan perencanaan yang tepat dan kemitraan yang kuat, organisasi dapat mempersiapkan diri sebaik mungkin untuk menghadapi peristiwa kebakaran, mengurangi kerugian, dan dengan cepat dan aman kembali ke bisnis.

Memahami kebijakan dan eksposur Anda

Perlindungan asuransi, tentu saja, sangat penting dalam hal melindungi properti dan aset organisasi. Mengetahui nilai ganti rugi atas kerugian akibat kebakaran dapat membantu perusahaan menentukan apakah akan membangun kembali atau memperbaiki fasilitas yang rusak atau apakah pilihan lain lebih sesuai dengan arah strategis organisasi saat ini.

Bergantung pada sifat fasilitas dan apa saja yang ada di lokasi (kendaraan, barang dagangan, dll.), kerugian akibat kebakaran dapat memicu beberapa polis, termasuk asuransi kendaraan bermotor, tanggung gugat umum, harta benda, gangguan bisnis, dan lainnya. Jenis properti tertentu dapat mempengaruhi bagaimana klaim diproses dan bagaimana barang yang rusak dievaluasi untuk restorasi atau pemusnahan. Berbagai faktor dapat mempengaruhi pertanggungan, seperti kondisi struktur fisik, apakah bisnis memiliki dan menempati fasilitas tersebut atau merupakan penyewa dari pemilik, kepemilikan barang yang ada di dalamnya, dan peluang untuk subrogasi jika pihak ketiga berkontribusi terhadap kerugian akibat kebakaran.

Manajer risiko bertanggung jawab untuk mengetahui eksposur bisnis mereka di setiap properti dan konten di lokasi mana yang dimiliki oleh organisasi. Mereka juga harus memiliki akses yang siap ke data inventaris saat ini, karena hal tersebut mungkin diperlukan untuk klaim konten jika terjadi kebakaran yang merusak atau bencana lainnya. Manajer risiko harus meninjau dan mengevaluasi rencana bencana/kerugian besar organisasi mereka, rencana keberlangsungan bisnis dan polis asuransi secara teratur. Akan sangat membantu untuk melakukan latihan simulasi klaim secara berkala dengan broker, pengangkut, penjamin emisi atau penyedia penyesuaian untuk melihat bagaimana polis akan merespons dalam berbagai skenario dan untuk mengidentifikasi kesenjangan atau pertanggungan yang tidak perlu; batasannya kemudian dapat dimodifikasi.

Mengetahui properti Anda

Bersama dengan manajer fasilitas, manajer risiko harus mengetahui seluk beluk semua properti yang menjadi tanggung jawabnya. Kebakaran yang dahsyat dapat membuat properti atau struktur hampir tidak dapat dikenali, jadi penting untuk memiliki dokumentasi pra-kerugian dari tata letak dan fitur-fiturnya.

Praktik keselamatan kebakaran harus dipatuhi secara ketat setiap saat untuk melindungi kesejahteraan semua orang yang mengakses properti.

• Apakah semuanya sesuai dengan kode?
• Apakah sistem kelistrikan berfungsi dengan baik dan terpelihara dengan baik?
• Apakah sistem sprinkler sudah diperbarui dan diperiksa secara teratur?
• Apakah pintu keluar kebakaran dapat diakses dengan jelas, ditunjukkan dengan baik dan sesuai dengan penggunaan bangunan saat ini?
• Apakah karyawan berpartisipasi dalam latihan kebakaran rutin dan dilatih untuk mengetahui ke mana harus pergi selama evaluasi keadaan darurat?

Pertanyaan-pertanyaan ini mungkin terlihat sederhana, namun nyawa manusia dan kerugian finansial yang signifikan dapat dipertaruhkan jika terjadi kebakaran jika tidak dijawab dengan "ya" yang tegas.

Taktik kesiapsiagaan kebakaran yang tidak terlalu terlihat adalah memahami drainase di seluruh properti Anda. Upaya untuk memadamkan kebakaran berskala besar dapat menghasilkan ribuan, bahkan jutaan galon air. Manajer risiko perlu mengetahui ke mana air tersebut (dan bahan pemadam kebakaran khusus lainnya) akan dibuang, apa dampaknya terhadap lingkungan sekitar, dan batasan apa pun yang diuraikan dalam polis asuransi mereka untuk pembersihan lingkungan setelah terjadi kebakaran.

Menjalin hubungan yang tepat

Ketika dihadapkan pada suatu krisis, para pemangku kepentingan organisasi berpaling pada hubungan yang telah terjalin untuk membantu mereka menghadapi badai. Bagi manajer risiko, hubungan tersebut harus dimulai secara internal dan jauh sebelum bencana terjadi. Fungsi manajemen risiko beroperasi secara terpisah di banyak organisasi; namun, departemen lain harus memahami peran manajemen risiko. Selain itu, tim manajemen risiko harus menjalin hubungan dengan bagian sumber daya manusia, fasilitas, hukum, hubungan media/pemerintah dan departemen lain yang mungkin terlibat dalam bencana yang berdampak pada karyawan dan tempat kerja. Berusaha membangun jaringan pengetahuan internal dan memeriksa mereka secara teratur akan sangat bermanfaat selama dan setelah krisis.

Kemitraan eksternal juga penting. Jauh sebelum Anda membutuhkannya, ada baiknya Anda memeriksa dan memilih vendor yang akan bekerja sama dengan Anda jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya. Anda bahkan dapat menunjuk mitra-mitra tersebut dalam polis asuransi Anda, sehingga mereka dapat dilibatkan untuk menyusun strategi atas kerugian di awal proses. Lebih lanjut, kebakaran besar dapat berdampak signifikan pada masyarakat sekitar - terutama jika mengakibatkan hilangnya pekerjaan atau menurunnya kontribusi ekonomi ke wilayah tersebut. Menjaga hubungan baik dengan tetangga sekitar fasilitas, pejabat setempat dan pemangku kepentingan masyarakat lainnya akan menjadi aset yang tak ternilai jika terjadi kebakaran hebat.

Ide-ide dari blog ini dipresentasikan oleh Danny Miller dan Jennifer Reno, manajer risiko global untuk QVC, pada hari Selasa, 2 Mei, di RISKWORLD®, konferensi Konferensi dan pameran RIMS 2023. Kami berterima kasih kepada Reno atas kontribusinya pada sesi edukasi dan tulisan ini.