FMLA dan jebakan lembur: apa yang perlu diketahui oleh pemberi kerja

Ketika bisnis menghadapi ekonomi yang tidak menentu, beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menggunakan lembur sebagai pengganti mempekerjakan lebih banyak karyawan. Meskipun hal ini dapat menjadi solusi jangka pendek, namun hal ini juga memperkenalkan pertimbangan penting di bawah Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA). Dengan adanya panduan terbaru dari Departemen Tenaga Kerja AS (DOL) dan perluasan program Cuti Keluarga dan Medis Berbayar (PFML) di tingkat negara bagian, kini saatnya bagi perusahaan untuk meninjau kembali bagaimana lembur berdampak pada hak dan kepatuhan terhadap FMLA.

Memahami hak-hak FMLA

Cuti FMLA dihitung berdasarkan jam kerja reguler karyawan dalam seminggu. Menurut peraturan federal, jika seorang karyawan bekerja 40 jam per minggu, mereka berhak atas cuti FMLA selama 480 jam (40 jam dikalikan 12 minggu). Seorang karyawan yang bekerja 30 jam per minggu akan menerima 360 jam. Perhitungan ini menjadi dasar berapa banyak cuti yang dapat diambil oleh karyawan.

Lembur dan FMLA: Apa yang diperhitungkan?

Dalam hal lembur, perbedaan utamanya adalah apakah jam kerja tersebut dijadwalkan secara teratur atau sukarela. Jika seorang karyawan dijadwalkan untuk bekerja secara teratur selama 48 jam per minggu, maka hak FMLA mereka meningkat menjadi 576 jam. Jika mereka melewatkan lembur wajib karena alasan FMLA yang memenuhi syarat, maka jam-jam tersebut akan diperhitungkan sebagai hak mereka.

Sebaliknya, lembur sukarela tidak diperhitungkan dalam hak FMLA kecuali jika lembur tersebut menjadi bagian yang konsisten dari jadwal karyawan. Perusahaan harus jelas dan konsisten dalam mendefinisikan dan mendokumentasikan praktik lembur.

Panduan DOL tentang cuti dan lembur yang terputus-putus

Panduan sebelumnya dari DOL menegaskan bahwa karyawan dapat menggunakan cuti FMLA yang berselang atau jadwal yang dikurangi untuk menghindari lembur wajib. Hal ini sangat relevan dalam industri seperti perawatan kesehatan dan keselamatan publik di mana lembur merupakan hal yang umum. Pemberi kerja tidak dapat menghukum karyawan yang menolak lembur sukarela karena kondisi FMLA yang memenuhi syarat.

Program PFML negara bagian dan koordinasi cuti berbayar

Dengan tiga negara bagian baru yang menerapkan program PFML pada tahun 2026, pemberi kerja harus memahami bagaimana tunjangan ini berinteraksi dengan cuti FMLA. Poin-poin utamanya meliputi:

• Pemberi kerja tidak dapat mewajibkan karyawan untuk menggunakan cuti berbayar yang disediakan oleh pemberi kerja secara bersamaan dengan tunjangan PFML. DOL mengonfirmasi hal ini dalam surat opini tahun 2025.
• Karyawan dapat memilih untuk melengkapi PFML dengan cuti berbayar, namun harus bersifat sukarela.
• Pemberi kerja harus menetapkan tunjangan PFML yang memenuhi syarat sebagai cuti FMLA dan memberitahukannya kepada karyawan.

Pertimbangan ADA

Bahkan setelah cuti FMLA habis, karyawan masih dapat dilindungi di bawah Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA). Misalnya, karyawan yang tidak dapat bekerja lembur wajib karena disabilitas mungkin berhak atas akomodasi yang wajar, seperti jadwal yang dimodifikasi. Pemberi kerja harus menyadari kewajiban ganda mereka berdasarkan FMLA dan ADA.

Kiat-kiat kepatuhan untuk pemberi kerja

Agar tetap patuh dan mendukung kesejahteraan karyawan, perusahaan harus melakukannya:

• Audit kebijakan cuti untuk memastikan keselarasan dengan hukum federal dan negara bagian
• Melatih para manajer mengenai perbedaan antara lembur wajib dan lembur sukarela
• Praktik penjadwalan dokumen untuk memperjelas apa saja yang dianggap terjadwal secara rutin
• Pertimbangkan untuk mengalihdayakan administrasi FMLA untuk mengurangi risiko dan meningkatkan konsistensi
• Berkomunikasi secara jelas dengan karyawan mengenai hak dan tanggung jawab mereka di bawah program FMLA dan PFML

Pikiran terakhir

Lembur adalah alat yang berharga untuk kelangsungan bisnis, namun harus dikelola dengan hati-hati dalam kerangka kerja FMLA dan undang-undang cuti lainnya. Perusahaan yang memahami nuansa dan memprioritaskan kepatuhan dan kepedulian akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk mendukung tenaga kerja mereka dan menghindari jebakan yang merugikan.