Aku baru saja digugat! Sekarang apa?

"Anda telah dilayani." Tiga kata yang dapat menimbulkan rasa takut di hati siapa pun - mulai dari pejabat publik, pemilik bisnis, hingga orang yang tidak bersalah (sampai terbukti bersalah). Entah Anda mengharapkannya, atau Anda melihatnya meluncur ke arah Anda, tidak ada yang ingin menjadi pihak yang menerima tuntutan hukum. Untungnya, jika hal terburuk terjadi, Anda tidak sendirian.

Panduan ini akan mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi gugatan yang tidak terduga.

Tetap tenang. Bertindak cepat. Beritahu seseorang.

Saat dokumen tersebut berada di tangan Anda, waktu terus berjalan. Anda memiliki waktu yang terbatas untuk menanggapi pengaduan tersebut dan melewatkannya dapat berakibat serius. Beritahukanlah kepada perusahaan asuransi dan penasihat hukum Anda sesegera mungkin agar mereka memiliki waktu untuk menyusun pembelaan dan merespons secara tepat waktu. Selain itu, hampir semua perjanjian asuransi/perjanjian kumpulan risiko mensyaratkan pemberitahuan tentang klaim yang sebenarnya. Sebagai tertanggung, jangan mengambil bagian dari pembelaan ke tangan Anda sendiri (misalnya, mempertahankan pengacara, membicarakan penyelesaian, dll.)

Selain pembelaan, penasihat hukum yang Anda tunjuk akan membantu mengoordinasikan tanggapan internal dan eksternal. Secara internal, ia dapat menyelidiki dan mengevaluasi tindakan pengendalian risiko, kemudian menerapkan tindakan korektif untuk mencegah masalah dan mengurangi risiko. Secara eksternal, ia membantu mengkoordinasikan tanggapan publik dan media, karena tuntutan hukum merupakan catatan publik dan cenderung menarik perhatian. Direktur hukum atau penasihat hukum Anda akan mendiskusikan dan menyepakati cara menangani media. Dari perspektif manajemen risiko, memiliki kebijakan dan prosedur media sebelum tuntutan hukum muncul sangat dianjurkan. Jika ada kebijakan media yang berlaku, penting untuk membuat individu mengetahui prosedur yang terkandung dalam kebijakan tersebut. 

Pertahankan semuanya

Langkah selanjutnya terjadi sebelum Anda dilayani secara resmi - tepat ketika "perasaan digugat" Anda mulai terasa. Segera setelah proses pengadilan diantisipasi secara wajar, Anda harus menyimpan bukti: email, dokumen, video, foto, benda-benda berwujud - apa pun yang mungkin relevan. Kegagalan untuk melakukannya dapat menyebabkan dampak serius seperti sanksi pengadilan atau pembelaan yang rusak.

Penasihat hukum Anda akan bekerja untuk mengidentifikasi hal-hal yang mungkin relevan, tetapi taruhan terbaik Anda adalah menyimpan semuanya. 

Berhati-hatilah dengan siapa Anda berbicara

Meskipun entitas publik umumnya memiliki tanggung jawab untuk bersikap terbuka dan jujur kepada publik, mereka masih memiliki keuntungan dari hak istimewa pengacara-klien. Jika Anda pernah menonton acara hukum, Anda akan tahu bahwa ini berarti semua komunikasi antara pengacara dan klien dilindungi dari pengungkapan selama proses pengadilan.

Ini adalah alat yang kuat namun rapuh. Untuk melindunginya, pastikan komunikasi legal dipisahkan dari email sehari-hari dan hanya dibagikan kepada mereka yang perlu tahu. Satu penerusan yang tidak disengaja dapat menghilangkan hak istimewa dan mengekspos strategi yang sensitif.

Bersiaplah untuk jangka panjang

Tuntutan hukum bisa jadi mahal. Tidak hanya menguras keuangan, tetapi juga menguras waktu, energi dan sumber daya manusia. Berkomunikasi dengan pengacara, menyimpan bukti dan mengumpulkan informasi, semuanya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Kehadiran di persidangan, penyerahan bukti, dan tinjauan dokumen berarti Anda mungkin membutuhkan semua orang untuk menanggapinya.

Ditambah dengan dampak fiskal, dan gugatan hukum dapat menguras biaya yang besar bagi entitas mana pun. Anda sebaiknya mendiskusikan dengan penasihat hukum mengenai ruang lingkup yang akan mereka tangani dan menimbang manfaat meminimalkan biaya dengan negosiasi penyelesaian.

Daftar periksa tanggapan gugatan 12 poin

Jika Anda menghadapi gugatan hukum, berikut ini adalah 12 poin daftar periksa singkat yang dapat Anda jadikan referensi untuk merespons:

1. Beritahukan kepada perusahaan asuransi atau perwakilan klaim Anda.
2. Hubungi penasihat hukum Anda.
3. Beri tahu tim hubungan media Anda.
4. Menyiapkan pernyataan publik dengan masukan hukum.
5. Simpan semua bukti (video, dokumen, email, dll.).
6. Tinjau pengaduan untuk mengetahui siapa yang dituntut.
7. Identifikasi grup kontrol komunikasi Anda untuk mempertahankan hak istimewa.
8. Pisahkan dokumen istimewa dari file biasa.
9. Mempersiapkan penyetoran.
10. Pertimbangkan dampaknya terhadap waktu dan sumber daya.
11. Mengidentifikasi dan mengelola eksposur risiko tambahan.
12. Bekerja sama dengan tim hukum dan risiko untuk menerapkan langkah-langkah pencegahan di masa mendatang.

Bola ada di tangan Anda

Dituntut tidak pernah mudah dan tidak pernah menyenangkan - ada alasan mengapa orang suka mengubahnya menjadi ancaman. Namun, dengan panduan ini, hal tersebut tidak harus menjadi proses yang kacau. Persiapan hari ini dapat melindungi Anda besok.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk membuat rencana tanggap darurat atau melatih tim Anda, kami dapat membantu.