FMLA en de valkuilen van overwerk: wat werkgevers moeten weten

Nu bedrijven te maken hebben met een onzekere economie, kunnen sommige werkgevers ervoor kiezen om overuren te gebruiken in plaats van meer werknemers aan te nemen. Hoewel dit een kortetermijnoplossing kan zijn, brengt het ook belangrijke overwegingen met zich mee in het kader van de Family and Medical Leave Act (FMLA). Met de recente richtlijnen van het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL) en de uitbreiding van de programma's voor betaald medisch verlof (PFML) in de verschillende staten, is het nu tijd voor werkgevers om opnieuw te bekijken hoe overwerk van invloed is op het recht op en de naleving van de FMLA.

Inzicht in FMLA-rechten

Het FMLA-verlof wordt berekend op basis van de reguliere werkweek van een werknemer. Volgens de federale regelgeving hebben werknemers die 40 uur per week werken recht op 480 uur FMLA-verlof (40 uur vermenigvuldigd met 12 weken). Een werknemer die 30 uur per week werkt, zou 360 uur krijgen. Deze berekening vormt de basis van hoeveel verlof een werknemer kan opnemen.

Overuren en FMLA: wat telt?

Wat overwerk betreft, is het belangrijkste onderscheid of de uren regelmatig worden ingeroosterd of vrijwillig zijn. Als een werknemer volgens het normale rooster 48 uur per week werkt, heeft hij of zij recht op 576 uur FMLA. Als ze verplichte overuren missen vanwege een in aanmerking komende FMLA-reden, tellen die uren mee voor hun recht.

Vrijwillig overwerk telt daarentegen niet mee voor het recht op FMLA, tenzij het een vast onderdeel wordt van het rooster van de werknemer. Werkgevers moeten duidelijk en consequent zijn in hoe ze overwerk definiëren en documenteren.

DOL-richtlijnen voor intermitterend verlof en overwerk

Eerdere richtlijnen van de DOL bevestigen dat werknemers gebruik kunnen maken van FMLA-verlof met onderbrekingen of verkorte werkroosters om verplichte overuren te vermijden. Dit is met name relevant in sectoren als de gezondheidszorg en openbare veiligheid, waar overwerk vaak voorkomt. Werkgevers kunnen werknemers die vrijwillig overwerk weigeren vanwege een in aanmerking komende FMLA-kwaal niet straffen.

Staatsprogramma's voor PFML en coördinatie van betaald verlof

Met drie nieuwe staten die in 2026 PFML-programma's implementeren, moeten werkgevers begrijpen hoe deze voordelen samengaan met FMLA-verlof. Enkele belangrijke punten:

• Werkgevers kunnen werknemers niet verplichten om betaald verlof van de werkgever gelijktijdig met PFML-uitkeringen te gebruiken. De DOL heeft dit bevestigd in een adviesbrief uit 2025.
• Werknemers kunnen ervoor kiezen om PFML aan te vullen met betaald verlof, maar dit moet vrijwillig gebeuren.
• Werkgevers moeten in aanmerking komende PFML-uitkeringen aanmerken als FMLA-verlof en werknemers hiervan op de hoogte stellen.

ADA-overwegingen

Zelfs nadat het FMLA-verlof is uitgeput, kunnen werknemers nog steeds beschermd zijn onder de Amerikaanse Wet voor Gehandicapten (ADA). Zo kan een werknemer die vanwege een handicap geen verplichte overuren kan maken, recht hebben op een redelijke aanpassing, zoals een aangepast rooster. Werkgevers moeten zich bewust zijn van hun dubbele verplichtingen onder de FMLA en ADA.

Compliance tips voor werkgevers

Om aan de regels te blijven voldoen en het welzijn van werknemers te ondersteunen, moeten werkgevers:

• Het verlofbeleid controleren om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met federale en staatswetten
• Managers trainen in de verschillen tussen verplichte en vrijwillige overuren
• Documenteer planningspraktijken om te verduidelijken wat telt als regelmatig gepland
• Overweeg FMLA-administratie uit te besteden om risico's te verminderen en consistentie te verbeteren.
• Duidelijk communiceren met werknemers over hun rechten en verantwoordelijkheden onder FMLA- en PFML-programma's

Laatste gedachten

Overwerk is een waardevol instrument voor bedrijfscontinuïteit, maar moet zorgvuldig worden beheerd binnen het kader van de FMLA en andere verlofwetten. Werkgevers die de nuances begrijpen en prioriteit geven aan zowel naleving als medeleven, zullen beter in staat zijn om hun personeel te ondersteunen en kostbare valkuilen te vermijden.