23. oktober 2025
I en usikker økonomisk situation vælger nogle arbejdsgivere måske at bruge overarbejde i stedet for at ansætte flere medarbejdere. Det kan være en kortsigtet løsning, men det medfører også vigtige overvejelser i forhold til FMLA (Family and Medical Leave Act). Med den seneste vejledning fra U.S. Department of Labor (DOL) og udvidelsen af statslige Paid Family and Medical Leave (PFML)-programmer er det nu tid til, at arbejdsgivere genovervejer, hvordan overarbejde påvirker retten til og overholdelsen af FMLA.
Forståelse af FMLA-rettigheder
FMLA-orlov beregnes ud fra en medarbejders normale arbejdsuge. Hvis en medarbejder arbejder 40 timer om ugen, har vedkommende ifølge de føderale regler ret til 480 timers FMLA-orlov (40 timer ganget med 12 uger). En medarbejder, der arbejder 30 timer om ugen, vil få 360 timer. Denne beregning danner grundlaget for, hvor meget orlov en medarbejder kan tage.
Overarbejde og FMLA: Hvad tæller?
Når det drejer sig om overarbejde, er den vigtigste forskel, om timerne er planlagt eller frivillige. Hvis en medarbejder er planlagt til at arbejde 48 timer om ugen, stiger vedkommendes FMLA-ret til 576 timer. Hvis de går glip af obligatorisk overarbejde på grund af en kvalificerende FMLA-grund, tæller disse timer med i deres ret til overarbejde.
Frivilligt overarbejde tæller derimod ikke med i FMLA-rettighederne, medmindre det bliver en fast del af medarbejderens skema. Arbejdsgivere skal være klare og konsekvente i deres definition og dokumentation af overarbejde.
DOL-vejledning om intermitterende orlov og overarbejde
Tidligere vejledning fra DOL bekræfter, at medarbejdere kan bruge periodisk eller reduceret FMLA-orlov for at undgå obligatorisk overarbejde. Dette er især relevant i brancher som sundhedsvæsenet og den offentlige sikkerhed, hvor overarbejde er almindeligt. Arbejdsgivere kan ikke straffe medarbejdere, der afviser frivilligt overarbejde på grund af en kvalificerende FMLA-tilstand.
Statslige PFML-programmer og koordinering af betalt orlov
Med tre nye stater, der implementerer PFML-programmer i 2026, skal arbejdsgivere forstå, hvordan disse fordele interagerer med FMLA-orlov. Nøglepunkterne omfatter:
- Arbejdsgivere kan ikke kræve, at medarbejdere bruger arbejdsgiverbetalt orlov samtidig med PFML-ydelser. DOL bekræftede dette i en udtalelse fra 2025.
- Medarbejdere kan vælge at supplere PFML med betalt orlov, men det skal være frivilligt.
- Arbejdsgivere skal betegne kvalificerende PFML-ydelser som FMLA-orlov og underrette medarbejderne herom.
ADA-overvejelser
Selv efter at FMLA-orloven er opbrugt, kan medarbejderne stadig være beskyttet af Americans with Disabilities Act (ADA). For eksempel kan en medarbejder, der ikke er i stand til at arbejde obligatorisk overtid på grund af et handicap, have ret til en rimelig tilpasning, såsom et ændret skema. Arbejdsgivere bør være opmærksomme på deres dobbelte forpligtelser i henhold til FMLA og ADA.
Tips til arbejdsgivere om at overholde reglerne
For at overholde reglerne og støtte medarbejdernes trivsel bør arbejdsgivere gøre det:
- Revidere orlovspolitikker for at sikre overensstemmelse med føderale og statslige love
- Undervis ledere i forskellene mellem obligatorisk og frivilligt overarbejde
- Dokumentér planlægningspraksis for at afklare, hvad der tæller som regelmæssigt planlagt
- Overvej at outsource FMLA-administrationen for at reducere risikoen og forbedre sammenhængen
- Kommuniker tydeligt med medarbejderne om deres rettigheder og pligter i henhold til FMLA- og PFML-programmerne.
Afsluttende tanker
Overarbejde er et værdifuldt redskab til forretningskontinuitet, men det skal håndteres omhyggeligt inden for rammerne af FMLA og andre orlovslove. Arbejdsgivere, der forstår nuancerne og prioriterer både overholdelse og medfølelse, vil være bedre i stand til at støtte deres arbejdsstyrke og undgå dyre faldgruber.
