Implementering af robotstyret procesautomatisering giver store besparelser

Af Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, IT-innovation og beslutningsoptimering

Den største styrke ved robotbaseret procesautomatisering (RPA) er dens tilgængelighed og brugervenlighed.

Desværre kan disse faktorer også bidrage til, at det ikke lykkes i store, skalerbare implementeringer. RPA åbner døren til teknologi uden at kræve en grad eller mange års erfaring - og lægger kodning i hænderne på slutbrugerne. Men de fleste ledere i dag forventer meget større succeser (og dermed omkostningsbesparelser) fra RPA. I disse tilfælde har en organisation brug for mere end blot en slutbruger, der optager automatiseringer på sit skrivebord. Hele løsningen omfatter software, der kører på servere, robotter, der kører på computere, sikkerhedsoplysninger, netværksforbindelse, metoder til at skrive, teste og implementere programmerne og et team af mennesker til at understøtte processen. Alle disse komponenter er afgørende for succes, men de bliver ofte ignoreret i forbindelse med det første køb og implementering af RPA-løsninger.

RPA skal ikke ses som en grov gentagelse af en slutbrugers trin. Det skal ses som en nøjagtig gentagelse af de trin, en slutbruger ville tage. Dette præcisionsniveau kræver, at RPA-implementeringer - for at få succes i stor skala - anvender livscyklussen for softwareudvikling, herunder vigtige komponenter som krav, test og den underliggende infrastruktur, som robotterne kører på.

Kravene

Ligesom traditionel udvikling indebærer dette en klar forståelse og dokumentation af alle input (de data, en bruger kan modtage eller se) og alle de trin, de kan tage for at udføre deres opgaver i det eller de systemer, de bruger. Processen med at indsamle krav kan være lige så detaljeret og vanskelig som dem, der bruges i enhver anden traditionel IT-øvelse. RPA, der undgår dette procesniveau i mange it-organisationer, risikerer kun at automatisere det, der er kendt som "den lykkelige vej", hvilket fører til de ofte frygtede "missede krav", som plager mislykkede initiativer.

Testning

Test af RPA-automatiseringer lider under den samme udfordring, som it-udvikling har stået over for i årtier: evnen til at (a) kende alle de mulige procesveje og datatyper og derefter (b) rent faktisk teste dem for at se, hvad der sker. For at gøre dette effektivt for store, komplekse automatiseringer skal RPA-teamet:

1. Hav en dyb forståelse af den eller de applikationer, der bruges i automatiseringen. Det omfatter, hvordan programmerne fungerer, hvordan skærmstrømmene er, og hvilke meddelelser der kan og bliver vist ved forskellige (potentielt fejlagtige) input. Alt dette er uvurderligt at vide, når du begynder at optage robottens handlinger gennem flere scenarier.
2. Brug et bredt team med flere personer til at teste. Hvis teammedlemmer, der er forskellige fra udviklerne, udfører test af automatiseringerne, hjælper det med at identificere og afsløre scenarier og problemer i god tid, før man snubler over dem i produktionen. Dette niveau af disciplin fører til resultater af højere kvalitet og undgår det potentielle tab af tillid, der kan opstå, hvis der ses for mange undtagelser efter implementeringen.

Infrastruktur

Et punkt, som næsten aldrig bliver diskuteret, før man implementerer robotbaseret procesautomatisering, og som også er årsag til betydelige udfordringer, er den underliggende infrastruktur, som robotterne kører på. Virksomhedsnetværk og systemopsætning kan nemt være årtier gamle og, hvad der er endnu vigtigere, tages for givet. Hvis man ikke inviterer de teams, der forstår disse ting, med til RPA-diskussioner, fører det ofte til problemer senere hen med de underliggende servere, netværk og applikationer, som RPA bruger. For at få succes skal virksomheder tænke på følgende:

1. Skal din RPA-robot køre på en fysisk computer, der står på et skrivebord, eller på en virtuel computer i skyen? Uanset hvor den kører, hvem vedligeholder den fra et teknisk synspunkt? Hvem downloader opdateringer og holder den kørende? Hvem opretter brugerkontoen til robotten og nulstiller adgangskoderne, hvis det er nødvendigt? Hvis den kører et andet sted end medarbejdernes almindelige computere (f.eks. en VM i skyen), kan den så overhovedet oprette sikker forbindelse til alle de applikationer, som brugerne normalt har adgang til? På grund af de mange forskellige opgaver har en robot ofte brug for adgang til flere virksomhedsapplikationer, end nogen anden bruger har brug for.
2. Er dine netværks- og infrastrukturteams forberedt på at opsætte og vedligeholde VM-serverfarme til robotterne? Hvem håndterer en afbrydelse? Hvad hvis udfaldet er unikt for robotterne? Hvem vedligeholder RPA-serverne? Hvem analyserer netværkskommunikationen for at sikre, at den fungerer korrekt?
3. Hvem opretter, ejer og vedligeholder sikkerhedsadgangen og legitimationsoplysningerne for robotterne til alle de virksomhedsapplikationer, de har adgang til? Hvem sikrer, at robotterne kun har den nødvendige minimumsadgang, da det er nemt at give fuld adgang ... men usikkert?

En af RPA's store styrker er den lave adgangsbarriere. Det kan være let at forstå, så slutbrugerne relativt let kan skabe en første automatisering. Men udtrykket "djævlen ligger i detaljen" er sandt. Hvis din organisation ønsker effektive, skalerbare og vedligeholdelsesvenlige automatiseringer, må du ikke gå glip af behovet for at skabe supportstrukturer og teams omkring RPA. Det er ofte mere arbejde end først antaget, men hvis det gøres ordentligt, kan det føre til store automatiseringsbesparelser. Klik her for at få flere oplysninger om automatisering af robotprocesser.