28. marts 2018
Det er ingen hemmelighed, at periodisk orlov, hvad enten det er i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA) eller Americans with Disabilities Act (ADA), er svært for arbejdsgivere at spore og administrere, men det er også et område, der kan udløse retssager. Hvad er detaljerne i periodisk orlov som en ADA-tilpasning, og hvordan kan vi få det til at fungere for både arbejdsgivere og medarbejdere? Lad os se på årsagerne til, at medarbejdere anmoder om periodisk orlov, typiske forhold, hvor periodisk orlov er en overvejelse, hvornår det er passende, analyse af urimelig belastning, og hvad man skal gøre, hvis man har mistanke om misbrug.
Grundlæggende om intermitterende orlov Lad os starte med at definere intermitterende orlov; intermitterende orlov er uplanlagt orlov, der tages i flere tidsblokke på grund af en enkelt kvalificerende årsag. Når du tænker på intermitterende orlov, hvorfor anmoder medarbejderne så om denne form for indkvartering? Ofte anmoder medarbejdere om periodisk orlov for at kunne fortsætte med at arbejde gennem deres sygdom, hvilket typisk hjælper med helbredelsesprocessen. Hvis det stod til de fleste medarbejdere, ville de ikke vælge at være syge og have brug for periodisk orlov, men det giver dem mulighed for at fortsætte med at arbejde og få løn. Job Accommodation Network (JAN) opregner tre grunde til, at medarbejdere anmoder om orlov som en rimelig tilpasning, især periodisk orlov:
- For at deltage i medicinske aftaler relateret til en episodisk eller kronisk medicinsk funktionsnedsættelse (f.eks. diabetes, bipolar lidelse, astma osv.)
- For at få medicinsk behandling (f.eks. kemoterapi, fysioterapi, kirurgi, mental sundhedsrådgivning, stofmisbrugsbehandling på hospital, dialyse osv.)
- At komme sig efter en sygdom eller operation eller forværring af symptomer forbundet med en episodisk eller kronisk medicinsk lidelse (f.eks. opblussen af symptomer forbundet med multipel sklerose, tarmlidelse, epilepsi, ryglidelse, svær depression osv.)
Dette er naturligvis ikke en udtømmende liste, men den giver en referenceramme for typer af lidelser, der kræver indgriben udefra i længere perioder. Når man gennemgår årsagerne sammen med tilstandene, giver periodisk orlov mening.
Hvornår er periodisk orlov passende? JAN giver også nogle retningslinjer for dette. Periodevis er passende:
- Når der ikke er nogen anden effektiv tilpasning; eller
- Når en medarbejder ikke er berettiget til at tage orlov under FMLA, men har et kvalificerende handicap under ADA; eller
- Når en medarbejder er berettiget til FMLA, men har brug for yderligere frihed ud over de 12 uger, der er tilladt i henhold til denne lov; eller når en medarbejder har opbrugt betalt ferie og sygeorlov og har brug for yderligere periodisk frihed på grund af en kvalificerende medicinsk funktionsnedsættelse.
EEOC's retningslinjer bemærker, at i henhold til ADA kan en kvalificeret person med et handicap arbejde på deltid i sin nuværende stilling eller lejlighedsvis tage fri som en rimelig tilpasning, hvis det ikke vil påføre arbejdsgiveren en urimelig belastning. Hvis (eller når) nedsat arbejdstid udgør en urimelig belastning i den nuværende stilling, skal arbejdsgiveren se, om der er en ledig, tilsvarende stilling, som medarbejderen er kvalificeret til, og som medarbejderen kan omplaceres til uden urimelig belastning, mens han eller hun arbejder på nedsat tid. Hvis der ikke findes en tilsvarende stilling, skal arbejdsgiveren lede efter en ledig stilling på et lavere niveau, som medarbejderen er kvalificeret til. Fortsat tilpasning er ikke påkrævet, hvis en ledig stilling på et lavere niveau heller ikke er tilgængelig.
Med presset fra deadlines og produktivitetsstandarder kan frontlinjeledere føle vægten af intermitterende orlov som en forstyrrelse på arbejdspladsen, hvilket får dem til at fungere meget dårligt. Ved at uddanne chefer og ledere i frontlinjen til at forstå, at periodisk orlov er en del af forretningsgangen, kommer man langt og kan forhåbentlig holde virksomhederne ude af retssager.
Urimelige vanskeligheder og mistanke om misbrug Men hvad sker der, når det at tillade periodisk orlov virkelig gør det vanskeligt eller umuligt at fortsætte forretningsdriften? Du kan muligvis påberåbe dig en sag om urimelig ulempe, selvom EEOC opstiller en detaljeret liste over krav, der skal overvejes - herunder mængden og/eller længden af den krævede orlov, hyppighed, fleksibilitet, forudsigelighed, indvirkning på kolleger og indvirkning på driften. Hvis en arbejdsgiver ikke er i stand til at opfylde EEOC's krav, er det ikke sikkert, at de kan påberåbe sig urimelige ulemper.
Intermitterende orlov kan virkelig hjælpe medarbejdere på en række måder, men nogle gange bemærker ledere, at den generøse hjælp, som de har været villige til at give, på en eller anden måde bliver til misbrug. Arbejdsgivere spørger: "Hvad kan vi gøre, hvis vi har mistanke om misbrug af periodisk orlov; hyppigheden og sværhedsgraden er højere, end lægen har angivet, og højere, end medarbejderen har bedt om?" Jeg siger altid til arbejdsgivere, at de skal træde varsomt; ét fravær uden for den angivne hyppighed og sværhedsgrad på certifikatet betyder ikke, at der er tale om misbrug. Hvis en arbejdsgiver ser et mønster af misbrug (3-4 gange ud over det, der er blevet certificeret), kan de bede medarbejderen om en opdateret certificering, der afspejler behovet for mere periodisk fravær. På det tidspunkt kan arbejdsgiveren revurdere, om anmodningen udgør en vanskelig situation.
Find de rigtige løsninger for arbejdsgivere og medarbejdere Intermitterende orlov kan være svær at administrere og spore, men det er i arbejdsgiverens og medarbejderens interesse at tilbyde disse tilpasninger, når det er hensigtsmæssigt, rimeligt og praktisk muligt. En politik for tilpasning støtter ikke kun helbredelse og tilskynder til produktivitet, det er også det rigtige valg, når man tager hensyn til regler og retningslinjer. Når en arbejdsgiver er i stand til at give orlov som en tilpasning, men ikke gør det, kan de havne i retten og blive udsat for mulige sanktioner, bøder og andre restriktioner.
Hvis du har spørgsmål, kan vi hjælpe. Sedgwicks specialister i jobtilpasning er velbevandrede i at anmode om oplysninger fra medarbejdernes sundhedsudbydere, bekræfte, at der er tale om en funktionsnedsættelse, som kræver rimelige tilpasninger, indgå i den interaktive proces med vores kunders medarbejdere og præsentere muligheder for periodisk orlov til gennemgang og godkendelse. Vi kan anbefale og dokumentere klare, specifikke, medicinsk understøttede tilpasninger og støtte evalueringen af en virksomheds evne eller manglende evne til at foretage rimelige tilpasninger som defineret i ADA.
