FMLA et les pièges des heures supplémentaires : ce que les employeurs doivent savoir

Alors que les entreprises font face à une économie incertaine, certains employeurs peuvent choisir d’utiliser des heures supplémentaires plutôt que d’embaucher plus d’employés. Bien que cela puisse être une solution à court terme, cela introduit aussi des considérations importantes en vertu de la Loi sur le congé familial et médical (FMLA). Avec les récentes directives du Département du Travail des États-Unis (DOL) et l’expansion des programmes provinciaux de congé familial et médical payé (PFML), c’est maintenant le moment pour les employeurs de revoir l’impact des heures supplémentaires sur les droits et la conformité à la FMLA.

Comprendre les droits à la FMLA

Le congé FMLA est calculé en fonction de la semaine de travail régulière de l’employé. Selon la réglementation fédérale, si un employé travaille 40 heures par semaine, il a droit à 480 heures de congé FMLA (40 heures multipliées par 12 semaines). Un employé travaillant 30 heures par semaine recevrait 360 heures. Ce calcul constitue la base du temps de congé qu’un employé peut prendre.

Heures supplémentaires et FMLA : Qu’est-ce qui compte?

En ce qui concerne les heures supplémentaires, la distinction clé est de savoir si les heures sont régulièrement programmées ou volontaires. Si un employé est régulièrement programmé pour travailler 48 heures par semaine, son droit à la FMLA passe à 576 heures. S’ils manquent des heures supplémentaires obligatoires pour une raison admissible à la FMLA, ces heures comptent dans leur droit.

Les heures supplémentaires volontaires, quant à elles, ne comptent pas dans le droit à la FMLA à moins qu’elles ne deviennent une partie constante de l’horaire de l’employé. Les employeurs doivent être clairs et cohérents dans la façon dont ils définissent et documentent les pratiques d’heures supplémentaires.

Directives du DOL sur les congés intermittents et les heures supplémentaires

Les directives antérieures du DOL confirment que les employés peuvent utiliser un congé FMLA intermittent ou à horaire réduit pour éviter les heures supplémentaires obligatoires. C’est particulièrement pertinent dans des secteurs comme la santé et la sécurité publique, où les heures supplémentaires sont fréquentes. Les employeurs ne peuvent pas pénaliser les employés qui refusent des heures supplémentaires volontaires en raison d’une condition admissible à la FMLA.

Programmes PFML de l’État et coordination des congés payés

Avec trois nouveaux États qui mettent en œuvre des programmes PFML en 2026, les employeurs doivent comprendre comment ces avantages interagissent avec le congé FMLA. Les points clés incluent :

• Les employeurs ne peuvent pas exiger que les employés utilisent le congé payé fourni par l’employeur en même temps que les avantages de la PFML. Le DOL a confirmé cela dans une lettre d’opinion de 2025.
• Les employés peuvent choisir de compléter la PFML par un congé payé, mais cela doit être volontaire.
• Les employeurs doivent désigner les avantages admissibles de la PFML comme congé FMLA et en informer les employés en conséquence.

Considérations liées à l’ADA

Même après l’épuisement du congé FMLA, les employés peuvent toujours être protégés par l’Americans with Disabilities Act (ADA). Par exemple, un employé incapable de faire des heures supplémentaires obligatoires en raison d’un handicap peut avoir droit à un aménagement raisonnable, comme un horaire modifié. Les employeurs devraient être conscients de leurs doubles obligations en vertu de la FMLA et de l’ADA.

Conseils de conformité pour les employeurs

Pour rester en conformité et soutenir le bien-être des employés, les employeurs devraient :

• Politiques de congés d’audit pour assurer l’alignement avec les lois fédérales et provinciales
• Formez les gestionnaires aux différences entre heures supplémentaires obligatoires et volontaires
• Documentez les pratiques de planification pour clarifier ce qui compte comme un horaire régulier
• Envisagez de sous-traiter l’administration de la FMLA afin de réduire les risques et d’améliorer la cohérence
• Communiquez clairement avec les employés au sujet de leurs droits et responsabilités en vertu des programmes FMLA et PFML

Réflexions finales

Les heures supplémentaires sont un outil précieux pour la continuité des activités, mais elles doivent être gérées avec soin dans le cadre de la FMLA et d’autres lois sur les congés. Les employeurs qui comprennent les subtilités et priorisent à la fois la conformité et la compassion seront mieux placés pour soutenir leur personnel et éviter des pièges coûteux.