FMLA et pièges des heures supplémentaires : ce que les employeurs doivent savoir

Alors que les entreprises font face à une économie incertaine, certains employeurs peuvent choisir de recourir aux heures supplémentaires au lieu d'embaucher davantage de salariés. S'il s'agit d'une solution à court terme, elle introduit également des considérations importantes dans le cadre du Family and Medical Leave Act (FMLA) (loi sur le congé familial et médical). Compte tenu des orientations récentes du ministère américain du travail (DOL) et de l'expansion des programmes de congés familiaux et médicaux payés (PFML) dans les États, le moment est venu pour les employeurs de réexaminer l'impact des heures supplémentaires sur le droit et la conformité à la FMLA.

Comprendre les droits liés à la FMLA

Le congé FMLA est calculé sur la base de la semaine de travail normale d'un employé. Selon la réglementation fédérale, si un employé travaille 40 heures par semaine, il a droit à 480 heures de congé FMLA (40 heures multipliées par 12 semaines). Un employé travaillant 30 heures par semaine aura droit à 360 heures. Ce calcul constitue la base du nombre de jours de congé qu'un employé peut prendre.

Heures supplémentaires et FMLA : qu'est-ce qui compte ?

En ce qui concerne les heures supplémentaires, la distinction essentielle est de savoir si les heures sont régulièrement programmées ou volontaires. Si un employé est censé travailler 48 heures par semaine, ses droits au titre de la FMLA passent à 576 heures. S'il manque des heures supplémentaires obligatoires en raison d'un motif admissible au titre de la FMLA, ces heures sont déduites de son droit.

En revanche, les heures supplémentaires volontaires ne sont pas prises en compte dans le calcul du droit à la FMLA, à moins qu'elles ne fassent partie intégrante de l'emploi du temps de l'employé. Les employeurs doivent être clairs et cohérents dans la manière dont ils définissent et documentent leurs pratiques en matière d'heures supplémentaires.

Directives du DOL sur les congés intermittents et les heures supplémentaires

Les directives antérieures du DOL confirment que les employés peuvent utiliser un congé FMLA intermittent ou à horaire réduit pour éviter les heures supplémentaires obligatoires. Cela est particulièrement important dans des secteurs tels que la santé et la sécurité publique, où les heures supplémentaires sont fréquentes. Les employeurs ne peuvent pas pénaliser les salariés qui refusent d'effectuer des heures supplémentaires volontaires en raison d'une condition admissible au titre de la FMLA.

Programmes nationaux de congés payés et coordination des congés payés

Avec trois nouveaux États qui mettront en œuvre des programmes PFML en 2026, les employeurs doivent comprendre comment ces avantages interagissent avec les congés FMLA. Les points clés sont les suivants :

• Les employeurs ne peuvent pas exiger de leurs employés qu'ils utilisent les congés payés fournis par l'employeur en même temps que les prestations de la PFML. Le DOL l'a confirmé dans une lettre d'opinion datant de 2025.
• Les salariés peuvent choisir de compléter le PFML par des congés payés, mais ils doivent le faire sur une base volontaire.
• Les employeurs doivent désigner les prestations PFML admissibles comme des congés FMLA et en informer les employés.

Considérations relatives à l'ADA

Même après l'épuisement du congé FMLA, les employés peuvent encore être protégés par l'Americans with Disabilities Act (ADA). Par exemple, un employé incapable d'effectuer des heures supplémentaires obligatoires en raison d'un handicap peut avoir droit à un aménagement raisonnable, tel qu'un horaire modifié. Les employeurs doivent être conscients de la double obligation qui leur incombe en vertu de la FMLA et de l'ADA.

Conseils de conformité pour les employeurs

Pour rester en conformité et favoriser le bien-être des employés, les employeurs doivent :

• Vérifier les politiques en matière de congés pour s'assurer qu'elles sont conformes à la législation fédérale et à celle de l'État
• Former les gestionnaires aux différences entre les heures supplémentaires obligatoires et volontaires
• Documenter les pratiques en matière d'horaires afin de clarifier ce qui est considéré comme un horaire régulier.
• Envisager l'externalisation de la gestion de la FMLA afin de réduire les risques et d'améliorer la cohérence
• Communiquer clairement avec les employés sur leurs droits et responsabilités dans le cadre des programmes FMLA et PFML.

Dernières réflexions

Les heures supplémentaires sont un outil précieux pour la continuité de l'activité, mais elles doivent être gérées avec soin dans le cadre de la FMLA et d'autres lois sur les congés. Les employeurs qui comprennent les nuances et accordent la priorité à la conformité et à la compassion seront mieux placés pour soutenir leur personnel et éviter des écueils coûteux.