Je viens d’être poursuivi! Maintenant quoi?

« On vous a servi. » Trois mots qui peuvent faire peur dans le cœur de n’importe qui, des fonctionnaires aux propriétaires d’entreprises en passant par les témoins innocents (jusqu’à preuve du contraire). Que vous vous y attendiez ou que vous le voyiez courir vers vous, personne ne veut être la cible d’une poursuite. Heureusement, si le pire devait arriver, vous n’êtes pas seul.

Ce guide indiquera les étapes à suivre en cas de poursuite inattendue.

Gardez votre calme. Agissez rapidement. Parlez-en à quelqu’un.

Au moment où la paperasse vous arrive entre les mains; Le temps presse. Vous avez peu de temps pour répondre à la plainte et le fait de la manquer pourrait avoir de graves conséquences. Informez votre compagnie d’assurance et votre conseiller juridique dès que possible afin qu’ils aient le temps de se défendre et de répondre en temps opportun. De plus, presque toutes les ententes d’assurance et de mise en commun de risques exigent un avis de réclamation réelle. En tant qu’assuré, ne prenez aucune partie de la défense en main (p. ex., retenir les services d’un avocat, discuter de règlements, etc.).

En plus de la défense, votre avocat attitré vous aidera à coordonner les interventions internes et externes. À l’interne, il peut étudier et évaluer les mesures de contrôle des risques, puis mettre en œuvre des mesures correctives pour prévenir les problèmes et atténuer les risques. À l’externe, il aide à coordonner la réponse du public et des médias, car les poursuites sont publiques et ont tendance à attirer l’attention. Votre directeur juridique ou votre conseiller juridique voudra discuter et s’entendre sur la façon de traiter les médias. Du point de vue de la gestion des risques, il est recommandé d’avoir une politique et une procédure en place pour les médias avant toute poursuite.  Si une politique sur les médias est en place, il est important de sensibiliser les gens aux procédures contenues dans la politique. 

Préserver le tout

L’étape suivante se produit avant que vous ne soyez officiellement signifié, à peu près au moment où vos « sens poursuivis » commencent à picoter. Dès qu’un litige est raisonnablement prévu, vous devez conserver les preuves : courriels, documents, vidéos, photos, objets tangibles – tout ce qui pourrait être pertinent. Le non-respect de cette obligation pourrait entraîner de graves répercussions comme des sanctions judiciaires ou une défense endommagée.

Votre avocat de la défense s’efforcera d’identifier les éléments potentiellement pertinents, mais votre meilleur pari est de tout garder. 

Faites attention à qui vous parlez

Bien que les entités publiques aient généralement la responsabilité d’être ouvertes et franches envers le public, elles bénéficient tout de même du secret professionnel de l’avocat. Si vous avez déjà regardé une émission juridique, vous savez que toutes les communications entre l’avocat et le client sont protégées contre la divulgation pendant le litige.

Il s’agit d’un outil puissant mais fragile. Pour le protéger, assurez-vous que les communications juridiques sont séparées des courriels quotidiens et qu’elles ne sont partagées qu’avec ceux qui ont besoin de le savoir. Un attaquant accidentel peut renoncer à un privilège et exposer une stratégie délicate.

Préparez-vous pour le long terme

Les poursuites peuvent être coûteuses. Non seulement épuisant financièrement, mais aussi épuisant le temps, l’énergie et les ressources humaines. La communication avec l’avocat, la conservation des preuves et la collecte d’information ont un impact considérable. Les comparutions au procès, les dépositions et les examens de documents signifient que vous pourriez avoir besoin de tout le monde pour répondre.

Ajoutez à cela l’impact fiscal, et une poursuite peut être un fardeau majeur pour toute entité. Vous voudrez discuter avec les avocats de l’étendue de ce qu’ils traiteront et évaluer les avantages de minimiser les coûts avec les négociations de règlement.

Liste de contrôle en 12 points pour la réponse aux poursuites

Si vous vous retrouvez dans une poursuite, voici une liste de contrôle rapide en 12 points que vous pouvez consulter pour savoir comment réagir :

1. Avisez votre compagnie d’assurance ou votre représentant en sinistres.
2. Communiquez avec votre conseiller juridique.
3. Alertez votre équipe des relations avec les médias.
4. Préparez une déclaration publique avec des commentaires juridiques.
5. Conservez toutes les preuves (vidéos, documents, courriels, etc.).
6. Examinez la plainte pour voir qui est poursuivi.
7. Identifiez votre groupe de contrôle des communications pour maintenir le privilège.
8. Séparez les documents privilégiés des dossiers courants.
9. Préparez-vous aux dépositions.
10. Tenez compte de l’impact sur le temps et les ressources.
11. Identifier et gérer les expositions aux risques supplémentaires.
12. Travailler avec les équipes juridiques et de gestion des risques pour adopter de futures mesures de prévention.

La balle est dans ton camp

Être poursuivi n’est jamais facile et jamais amusant – il y a une raison pour laquelle les gens aiment en faire une menace. Mais, avec ce guide, il n’est pas nécessaire que ce soit un processus chaotique. La préparation d’aujourd’hui peut vous protéger demain.

Si vous avez besoin d’aide pour élaborer un plan d’intervention ou pour former votre équipe, nous pouvons vous aider.