Politique de confidentialité du Canada

Sedgwick Canada Inc. (" Sedgwick Canada ") est un chef de file en matière de solutions novatrices de gestion des sinistres et de la productivité, offrant des services rentables d'administration et de règlement des sinistres. Nous nous engageons à protéger et à traiter de façon confidentielle les renseignements personnels qui entrent en notre possession dans le cadre des services que nous rendons au nom de nos clients. Nos employés et collègues ont été formés pour traiter les informations personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. La présente politique de confidentialité décrit nos pratiques en matière de traitement des informations personnelles.

Pourquoi Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue-t-il des renseignements personnels ?

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels uniquement dans le cadre des services liés aux sinistres et des activités de gestion des risques. Sedgwick Canada recueille et divulgue des renseignements personnels pour permettre à ses spécialistes des réclamations d'établir le droit aux prestations des demandeurs, en vertu de contrats d'assurance ou de régimes auto-assurés. Nous recueillons et divulguons également des renseignements personnels auprès de tiers relativement à des réclamations faites contre nos clients.

Types de renseignements personnels que Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue

Aux fins de la présente politique de protection de la vie privée, on entend par "informations personnelles" les informations concernant une personne identifiable, à l'exception des informations exclues en vertu de la législation applicable.

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels en fonction du type et de la nature du sinistre ou des circonstances du risque. Il peut s'agir d'antécédents de sinistres, de renseignements financiers, médicaux, de santé ou d'emploi. Nous pouvons demander aux détaillants, aux grossistes et aux fournisseurs de biens et de services de nous fournir des renseignements sur la validation des demandes d'indemnisation. Le cas échéant, nous pouvons demander des informations à des autorités telles que le ministère de l'environnement, le ministère du travail, le bureau du commissaire aux incendies, les services de police et d'incendie, les municipalités et les villes.

Comment Sedgwick Canada obtient des renseignements personnels

La plupart des informations personnelles sont collectées directement auprès de l'assuré ou de l'auto-assuré, ou d'un tiers présentant une demande d'indemnisation à l'encontre d'un assuré ou d'un auto-assuré. Certaines informations personnelles peuvent être fournies par un donneur d'ordre, y compris nos clients ou transporteurs, ou par les agents d'un donneur d'ordre, tels que les courtiers d'assurance.

Des informations personnelles peuvent également être recueillies auprès de parties concernées telles que des fonctionnaires (service des incendies, police, bureau du commissaire aux incendies), des témoins, des enquêteurs privés, des agences d'évaluation du crédit et des agences de recherche de titres de propriété. Certaines des organisations auprès desquelles nous obtenons des informations sont soumises à leurs propres codes de protection de la vie privée, que nous respectons.

Le consentement ne sera pas obtenu pour la collecte de certaines informations accessibles au public, conformément à la loi. Si des informations personnelles sont collectées dans le cadre d'une enquête portant sur une suspicion de violation d'une police d'assurance (ou d'un autre accord) ou d'une infraction à la législation canadienne, le consentement peut ne pas être obtenu.

Divulgation de renseignements personnels par Sedgwick Canada

Sedgwick Canada ne partage les renseignements personnels avec ses sociétés affiliées que pour les raisons énumérées ci-dessus ou si la loi l'exige. Dans la mesure où les renseignements personnels sont partagés avec nos sociétés affiliées dans d'autres territoires, comme les États-Unis, ils seront assujettis aux lois de ces territoires, y compris les lois concernant la divulgation aux autorités locales.

La plupart des informations personnelles sont divulguées ou transférées uniquement à nos formateurs principaux. Toutefois, afin de collecter les informations requises par nos mandants instructeurs pour fournir des services de gestion des sinistres ou des risques, nous pouvons divulguer des informations personnelles à des prestataires de services tiers. Il s'agit notamment (mais pas exclusivement) des courtiers d'assurance de l'assuré, des experts en sinistres, des entreprises de réparation automobile, des entrepreneurs, des entreprises de construction, des enquêteurs, des ingénieurs, des comptables et des avocats. Nous pouvons également divulguer des informations personnelles aux autorités compétentes, telles que les services d'incendie, les commissaires aux incendies, la police et d'autres autorités fédérales, provinciales ou municipales ("autorités"), dans le but de vérifier les circonstances entourant une demande d'indemnisation. Nous obtenons le consentement à la divulgation lorsque cela est nécessaire et, le cas échéant, nous nous appuyons sur le consentement obtenu par nos mandants à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. Lorsque ces prestataires de services tiers ou Autorités se trouvent dans d'autres juridictions, telles que les États-Unis, le traitement des informations personnelles sera soumis aux lois de ces juridictions, y compris les lois relatives à la divulgation aux autorités locales.

Lorsque Sedgwick Canada divulgue des renseignements personnels à un organisme de réglementation ou d'enquête (comme le Bureau de prévention du crime d'assurance), lorsque nous croyons que les renseignements sont liés à la violation d'une police d'assurance ou d'une autre entente ou d'une loi canadienne, ou lorsque nous sommes autrement tenus ou autorisés par la loi à divulguer les renseignements, il se peut que le consentement ne soit pas obtenu. De même, si les renseignements personnels sont divulgués à un avocat à des fins de réclamation ou pour obtenir un avis juridique, le consentement peut ne pas être obtenu.

Sedgwick Canada peut divulguer des renseignements personnels dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion ou d'un regroupement réel ou possible avec une autre entité, ou d'une vente réelle ou possible de la totalité ou d'une partie importante des actifs de Sedgwick Canada. Dans de telles circonstances, la divulgation se ferait à la condition que les renseignements ne soient utilisés qu'aux fins d'évaluation de la transaction ou, une fois la transaction complétée, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

Toutefois, nous ne transférerons pas d'informations sans avoir pris au préalable des mesures raisonnables pour garantir que les informations personnelles bénéficieront d'une protection adéquate et qu'elles ne seront pas utilisées à des fins non pertinentes pour l'objet du dossier ou communiquées à des tiers sans votre consentement, sauf dans les cas prévus dans la présente politique de confidentialité ou autrement autorisés ou exigés par la loi.

Comment Sedgwick Canada assure la sécurité des renseignements personnels

Les renseignements personnels consignés dans des documents sont conservés en toute sécurité dans les bureaux de Sedgwick Canada et dans les bureaux américains des sociétés américaines affiliées à Sedgwick Canada, où ils sont assujettis aux lois de cette juridiction, y compris les lois relatives à la divulgation, et peuvent être accessibles au gouvernement, aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi ou aux organismes de réglementation de cette juridiction. Les renseignements enregistrés électroniquement sont stockés sur des systèmes informatiques dans les bureaux américains des sociétés américaines affiliées à Sedgwick Canada et sont accessibles pour traitement par Sedgwick Canada. Ces systèmes informatiques et les renseignements qui y sont stockés sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques.

Sedgwick Canada et ses sociétés affiliées restreignent l'accès aux renseignements personnels. Les employés, entrepreneurs et représentants de Sedgwick Canada et de ses sociétés affiliées sont tenus de n'accéder aux renseignements personnels que lorsqu'ils ont un besoin professionnel légitime de le faire. Les employés de Sedgwick Canada et de ses sociétés affiliées reçoivent une formation sur les pratiques appropriées de traitement des renseignements personnels et sont tenus de se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, à la présente politique de protection de la vie privée et aux codes de conduite connexes. Sedgwick exige que ses entrepreneurs protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, en mettant en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et appropriées.

Sedgwick Canada ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique de confidentialité, ou comme l'exige ou le permet la loi, ou encore pendant un an après avoir utilisé ces renseignements pour prendre une décision qui touche directement la personne concernée. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont détruits de façon sécuritaire ou rendus anonymes, selon le cas.

La conformité de Sedgwick Canada aux pratiques appropriées en matière de renseignements personnels et aux lois applicables sur la protection de la vie privée est supervisée par Elke Paulsen, au 6725 Airport Road, bureau 300, Mississauga (Ontario) L4V 1V2, au numéro de téléphone 905-293-7737, ou par Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée, au 901-415-7430, et relève de sa responsabilité.

Exactitude et accès aux informations personnelles

Sedgwick Canada s'engage à maintenir l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements personnels qu'elle recueille, utilise ou divulgue à ses instructeurs principaux.

Sur demande écrite et sous réserve des exceptions autorisées ou requises par la loi, nous vous donnerons accès aux informations personnelles vous concernant qui sont en notre possession. Nous mettrons également à jour et/ou corrigerons vos renseignements personnels au besoin. Sedgwick n'exigera aucuns frais pour l'accès aux renseignements personnels de ses employés en sa possession.

Nous pouvons refuser de donner accès à certaines informations si la loi l'exige ou le permet, ce qui peut inclure :

Si cela risque de révéler des informations personnelles concernant un tiers, à moins que les informations concernant le tiers soient séparables ou que le tiers y consente ;
Si les informations sont couvertes par le secret professionnel ;
Si la divulgation de l'information entraînerait la divulgation d'informations commerciales confidentielles ;
Si la divulgation des informations peut raisonnablement menacer la vie, la sécurité ou la sûreté d'une autre personne ;
Les informations ont été collectées ou créées par un médiateur ou un arbitre dans le cadre d'une médiation ou d'un arbitrage pour lequel il a été désigné (i) en vertu d'une convention collective, (ii) en vertu d'un acte législatif, ou (iii) par un tribunal ; ou
Lorsque Sedgwick Canada agit à titre d'agent d'un assureur ou d'un autre donneur d'ordre et que ce dernier a la responsabilité de répondre aux demandes d'accès aux renseignements personnels.

Lorsque les informations personnelles consistent en des informations médicales ou de santé, nous pouvons permettre l'accès par l'intermédiaire d'un médecin. Si nous ne pouvons pas ou ne sommes pas autorisés à vous donner accès à vos informations personnelles, nous vous indiquerons les raisons de notre incapacité à le faire.

Amendements

Sedgwick Canada Inc. peut modifier la présente politique de temps à autre, à sa discrétion. Une version à jour de la politique de confidentialité est toujours disponible sur le site Web principal de Sedgwick CMS Canada : "Politique de confidentialité de Sedgwick Canada" à l'adresse https://www.Sedgwick.com/ca.

Plus d'informations

Les demandes de renseignements supplémentaires, l'accès aux renseignements personnels ou les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par Sedgwick Canada doivent être adressés à Maria Joshua au 21 Four Seasons Place, Suite 100, Toronto Ontario, M9B 6J8 ou au 416-695-5100 ou à Brenda Corey, responsable de la protection de la vie privée au 901-415-7430.