Politique de confidentialité du Canada

Sedgwick Canada Inc. (en) (« Sedgwick Canada ») est un chef de file dans les solutions novatrices de gestion des réclamations et de la productivité, offrant une administration et un ajustement rentables des réclamations. Nous nous engageons à protéger et à traiter confidentiellement les renseignements personnels qui entrent en notre possession dans le cadre des services que nous rendons au nom de nos clients. Nos employés et collègues ont été formés pour traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Cette politique de confidentialité décrit nos pratiques de traitement des informations personnelles.

Pourquoi Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels uniquement dans le cadre de services liés aux réclamations et d’activités de gestion des risques. Sedgwick Canada recueille et divulgue des renseignements personnels pour permettre à nos spécialistes professionnels des réclamations d’établir le droit aux prestations des demandeurs, découlant de contrats d’assurance ou de régimes autoassurés. Nous recueillons et divulguons également des renseignements personnels de tiers en ce qui concerne les réclamations faites contre nos clients.

Les types de renseignements personnels que Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue

Aux fins de la présente politique de confidentialité, les renseignements personnels désignent les renseignements concernant une personne identifiable, autres que les renseignements qui sont exclus en vertu de la législation applicable.

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels en fonction du type et de la nature de la réclamation ou des circonstances de risque. Cela peut inclure des antécédents de réclamation, des renseignements financiers, médicaux, de santé ou d’emploi. Nous pouvons demander des renseignements sur la validation des réclamations auprès des détaillants, des grossistes et des fournisseurs de biens et de services. Dans les cas appropriés, nous pouvons demander des renseignements à des autorités telles que le ministère de l’Environnement, le ministère du Travail, le Bureau du commissaire des incendies, les services de police et d’incendie, les municipalités, les villes et les villages.

Comment Sedgwick Canada obtient des renseignements personnels

La plupart des renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l’assuré ou de la partie auto-assurée, ou d’un tiers qui fait une réclamation contre une partie assurée ou auto-assurée. Certains renseignements personnels peuvent être fournis par un directeur d’école, y compris nos clients ou transporteurs, ou par les agents d’un directeur d’instruction, tels que les courtiers d’assurance.

Les renseignements personnels peuvent également être recueillis auprès de parties concernées telles que des fonctionnaires (service d’incendie, police, bureau du commissaire des incendies), des témoins, des enquêteurs privés, des bureaux d’évaluation du crédit et des chercheurs de titres. Certaines des organisations auprès desquelles nous obtenons des renseignements sont assujetties à leurs propres codes de protection de la vie privée et nous respectons ces codes.

Le consentement ne sera pas obtenu en ce qui concerne la collecte de certains renseignements accessibles au public, comme le prescrit la loi. Si des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’une enquête portant sur une violation présumée d’une police d’assurance (ou d’un autre accord) ou une violation de la loi canadienne, le consentement peut ne pas être obtenu.

Divulgation de renseignements personnels par Sedgwick Canada

Sedgwick Canada ne partage des renseignements personnels qu’avec nos sociétés affiliées pour les raisons énumérées ci-dessus ou si la loi l’exige. Dans la mesure où les informations personnelles sont partagées avec nos sociétés affiliées dans d’autres juridictions, telles que les États-Unis, elles deviendront soumises aux lois de ces juridictions, y compris les lois concernant la divulgation aux autorités locales.

La plupart des renseignements personnels sont divulgués ou transférés uniquement à nos directeurs d’instruction. Cependant, afin de recueillir les informations requises par nos directeurs d’école pour fournir des services de réclamation ou de risque, nous pouvons divulguer des informations personnelles à des fournisseurs de services tiers. Il s’agit notamment (sans toutefois s’y limiter) des courtiers d’assurance, des experts en sinistres, des entreprises de réparation automobile, des entrepreneurs, des entreprises de construction, des enquêteurs, des ingénieurs, des comptables et des avocats de l’assuré. Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à des autorités compétentes telles que les services d’incendie, les commissaires des incendies, la police et d’autres autorités fédérales, provinciales ou municipales (« autorités ») dans le but de vérifier les circonstances entourant une réclamation. Nous obtenons le consentement à la divulgation lorsque cela est nécessaire et, le cas échéant, nous nous appuyons sur le consentement obtenu par nos directeurs d’école à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. Lorsque ces tiers fournisseurs de services ou autorités se trouvent dans d’autres juridictions, telles que les États-Unis, le traitement des informations personnelles deviendra soumis aux lois de ces juridictions, y compris les lois concernant la divulgation aux autorités locales.

Lorsque Sedgwick Canada divulgue des renseignements personnels à un organisme de réglementation ou d’enquête (comme le Bureau de prévention du crime en matière d’assurance), lorsque nous croyons que les renseignements se rapportent à la violation d’une police d’assurance ou d’un autre accord ou d’une loi canadienne, ou lorsque nous sommes autrement tenus ou autorisés par la loi à divulguer les renseignements, le consentement peut ne pas être obtenu. De même, si des renseignements personnels sont divulgués à un avocat à des fins de réclamation ou pour obtenir des conseils juridiques, le consentement peut ne pas être obtenu.

Sedgwick Canada peut divulguer des renseignements personnels dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion ou d’une fusion d’entreprise réelle ou possible avec une autre entité, ou d’une vente réelle ou possible de la totalité ou d’une partie substantielle des actifs de Sedgwick Canada. Dans de telles circonstances, la divulgation se ferait à la condition que les renseignements ne soient utilisés qu’aux fins de l’évaluation de la transaction ou, à la fin de la transaction, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

Cependant, nous ne transférerons pas d’informations sans d’abord prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles recevront une protection adéquate et qu’elles ne seront pas utilisées à des fins non pertinentes à l’objet du fichier ou communiquées à des tiers sans votre consentement, sauf dans les cas prévus dans la présente politique de confidentialité ou autrement autorisés ou requis par la loi.

Comment Sedgwick Canada assure la sécurité des renseignements personnels

Les renseignements personnels consignés dans les documents sont conservés en toute sécurité dans les bureaux de Sedgwick Canada et dans les bureaux américains des sociétés américaines affiliées à Sedgwick Canada, où ils sont assujettis aux lois de cette juridiction, y compris les lois concernant la divulgation, et peuvent être accessibles au gouvernement, aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou aux organismes de réglementation de cette juridiction. Les renseignements enregistrés électroniquement sont stockés sur des systèmes informatiques dans les bureaux américains des sociétés américaines affiliées à Sedgwick Canada et sont rendus accessibles pour traitement par Sedgwick Canada. Ces systèmes informatiques et les informations qui y sont stockées sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques.

Sedgwick Canada et ses sociétés affiliées restreignent l’accès aux renseignements personnels. Sedgwick Canada et les employés, les entrepreneurs et les représentants de sa société affiliée sont tenus d’accéder aux renseignements personnels uniquement lorsqu’ils ont un besoin commercial légitime de le faire. Sedgwick Canada et les employés de ses sociétés affiliées reçoivent une formation sur les pratiques appropriées de traitement des renseignements personnels et ils sont tenus de se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, à la présente politique de confidentialité et aux codes de conduite connexes. Sedgwick exige que ses entrepreneurs protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès non autorisé, la divulgation, l’utilisation ou la modification de la copie en mettant en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et appropriées.

Sedgwick Canada ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique de confidentialité ou tel que requis ou permis par la loi ou pendant un an après avoir utilisé ces renseignements pour prendre une décision qui touche directement la personne. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont détruits en toute sécurité ou rendus anonymes, le cas échéant.

La conformité de Sedgwick Canada aux pratiques appropriées en matière de renseignements personnels et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée est supervisée par Elke Paulsen au 6725 Airport Road, Ste. #300, Mississauga, ON L4V 1V2, numéro de téléphone 905-293-7737 ou Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée au 901-415-7430.

Exactitude et accès aux renseignements personnels

Sedgwick Canada s’engage à maintenir l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels qu’elle recueille utilise ou divulgue à ses directeurs d’instruction.

Sur demande écrite et sous réserve des exceptions autorisées ou requises par la loi, nous vous donnerons accès aux informations personnelles vous concernant qui sont en notre possession. Nous allons également mettre à jour et / ou corriger vos informations personnelles au besoin. Sedgwick ne vous facturera pas de frais pour accéder aux renseignements personnels de votre employé en notre possession.

Nous pouvons refuser de fournir l’accès à certaines informations comme l’exige ou le permet la loi, ce qui peut inclure :

Si cela pourrait révéler des informations personnelles sur un tiers, sauf si les informations sur le tiers sont divisibles ou le, le tiers consent ;
Si les renseignements sont assujettis au secret professionnel de l’avocat ;
Si la divulgation de l’information divulguerait des renseignements commerciaux confidentiels ;
Si la divulgation de l’information pourrait raisonnablement menacer la vie, la sûreté ou la sécurité d’une autre personne ;
Les renseignements ont été recueillis ou créés par un médiateur ou un arbitre dans le cadre de la conduite d’une médiation ou d’une demande pour laquelle il a été nommé pour agir (i) en vertu d’une convention collective, (ii) en vertu d’une loi, ou (iii) par un tribunal ; ou
Lorsque Sedgwick Canada agit à titre de mandataire d’un assureur ou d’un autre mandant et que ce mandant a la responsabilité de répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels.

Lorsque les renseignements personnels sont constitués d’informations médicales ou de santé, nous pouvons fournir l’accès par l’intermédiaire d’un médecin. Si nous ne sommes pas en mesure ou ne sommes pas autorisés à vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous fournirons les raisons de notre incapacité à le faire.

Amendements

Sedgwick Canada Inc. peut modifier cette politique de temps à autre à sa discrétion. Une version à jour de la politique de confidentialité est toujours disponible sur le site Web principal de Sedgwick CMS Canada : « Politique de confidentialité de Sedgwick Canada » à https://www.Sedgwick.com/ca

Pour en savoir plus

Les demandes de renseignements supplémentaires, d’accès aux renseignements personnels ou les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par Sedgwick Canada doivent être adressées à Maria Joshua au 21 Four Seasons Place, Bureau 100, Toronto (Ontario) M9B 6J8 ou au 416-695-5100 ou à Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée, au 901-415-7430.