Politique de confidentialité du Canada

Sedgwick Canada Inc. (« Sedgwick Canada ») est un chef de file dans les solutions innovantes de gestion des réclamations et de la productivité, offrant une gestion et un ajustement rentables des réclamations. Nous nous engageons à protéger et à traiter la confidentialité des renseignements personnels qui entrent en notre possession dans le cadre des services que nous offrons au nom de nos clients. Nos employés et collègues ont été formés à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables sur la vie privée. Cette politique de confidentialité décrit nos pratiques de gestion des renseignements personnels.

Pourquoi Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels uniquement dans le cadre des services liés aux réclamations et des activités de gestion des risques. Sedgwick Canada recueille et divulgue des renseignements personnels afin de permettre à nos spécialistes professionnels en réclamations d’établir le droit aux prestations des demandeurs, découlant de contrats d’assurance ou de régimes auto-assurés. Nous recueillons et divulguons également des informations personnelles auprès de tiers en ce qui concerne les réclamations faites contre nos clients.

Les types d’informations personnelles que Sedgwick Canada recueille, utilise et divulgue

Aux fins de cette politique de confidentialité, les renseignements personnels désignent les renseignements concernant une personne identifiable, autres que les informations exclues en vertu de la législation applicable.

Sedgwick Canada recueille des renseignements personnels en fonction du type et de la nature de la réclamation ou des circonstances de risque. Cela peut inclure l’historique de réclamations antérieures, des informations financières, médicales, de santé ou d’emploi. Nous pouvons solliciter des informations sur la validation des réclamations auprès des détaillants, grossistes et fournisseurs de biens et services. Dans les cas appropriés, nous pouvons demander des informations auprès d’autorités telles que le ministère de l’Environnement, le ministère du Travail, le Bureau du maréchal des incendies, la police et les services d’incendie, les municipalités, les villes et les municipalités.

Comment Sedgwick Canada obtient des renseignements personnels

La plupart des renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l’assuré ou de l’auto-assuré, ou d’un tiers qui fait une réclamation contre un assuré ou un auto-assuré. Certaines informations personnelles peuvent être fournies par un mandataire d’instruction, y compris nos clients ou assureurs, ou par les agents d’un mandataire d’instruction, comme des courtiers en assurance.

Des renseignements personnels peuvent aussi être recueillis auprès des parties impliquées telles que des fonctionnaires publics (services d’incendie, police, bureau du chef des incendies), des témoins, des enquêteurs privés, des bureaux de crédit et des chercheurs de titres. Certaines des organisations dont nous obtenons l’information sont soumises à leurs propres codes de confidentialité et nous respectons ces codes.

Aucun consentement ne sera obtenu concernant la collecte de certaines informations publiques, comme le prévoit la loi. Si des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’une enquête concernant une suspicion de violation d’une police d’assurance (ou d’une autre entente) ou d’une violation de la loi canadienne, le consentement peut ne pas être obtenu.

La divulgation des renseignements personnels par Sedgwick Canada

Sedgwick Canada ne partage les informations personnelles qu’avec nos compagnies affiliées pour les raisons mentionnées ci-dessus ou si la loi l’exige. Dans la mesure où les informations personnelles sont partagées avec nos entreprises affiliées dans d’autres juridictions, comme les États-Unis, elles seront soumises aux lois de ces juridictions, y compris celles concernant la divulgation aux autorités locales.

La plupart des informations personnelles sont divulguées ou transférées uniquement à nos directeurs d’instruction. Cependant, afin de recueillir les informations requises par nos principaux mandataires pour fournir des services de réclamation ou de risque, nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers. Cela inclut (sans s’y limiter) les courtiers en assurance, les experts en sinistres, les compagnies de réparation automobile, les entrepreneurs, les compagnies de construction, les enquêteurs, les ingénieurs, les comptables et les avocats de l’assuré. Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à des autorités compétentes telles que les services d’incendie, les commissaires d’incendie, la police et d’autres autorités fédérales, provinciales ou municipales (« autorités ») afin de vérifier les circonstances entourant une réclamation. Nous obtenons le consentement à la divulgation lorsque nécessaire et, le cas échéant, nous comptons sur le consentement obtenu par nos principaux mandataires pour l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Lorsque ces fournisseurs de services tiers ou autorités se trouvent dans d’autres juridictions, comme aux États-Unis, le traitement des renseignements personnels sera soumis aux lois de ces juridictions, y compris celles concernant la divulgation aux autorités locales.

Lorsque Sedgwick Canada divulgue des renseignements personnels à un organisme de réglementation ou d’enquête (comme le Bureau de la prévention de la criminalité en assurance), lorsque nous croyons que ces renseignements concernent la violation d’une police d’assurance ou d’une autre entente ou d’une loi canadienne, ou lorsque la loi nous oblige ou nous permet autrement de divulguer l’information, le consentement peut ne pas être obtenu. De même, si des renseignements personnels sont divulgués à un avocat à des fins de réclamations ou pour obtenir un avis juridique, il se peut que le consentement ne soit pas obtenu.

Sedgwick Canada peut divulguer des renseignements personnels dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise réelle ou possible, d’une fusion ou d’une fusion avec une autre entité, ou d’une vente réelle ou possible de tout ou d’une part substantielle des actifs de Sedgwick Canada. Dans de telles circonstances, la divulgation aurait lieu à condition que l’information ne soit utilisée qu’à des fins d’évaluation de la transaction ou, à la fin de celle-ci, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

Nous ne transférerons toutefois pas d’informations sans d’abord prendre des mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate et qu’ils ne seront pas utilisés à des fins non pertinentes pour l’objet du fichier ni communiqués à des tiers sans votre consentement, sauf indication contraire dans cette politique de confidentialité ou autrement permis ou exigé par la loi.

Comment Sedgwick Canada assure la sécurité des renseignements personnels

Les renseignements personnels enregistrés dans des documents sont conservés de façon sécurisée dans les bureaux de Sedgwick Canada et dans les bureaux américains des entreprises américaines affiliées à Sedgwick Canada, où ils sont soumis aux lois de cette juridiction, y compris les lois relatives à la divulgation, et peuvent être accessibles au gouvernement, aux tribunaux, aux forces de l’ordre ou aux organismes de réglementation de cette juridiction. Les informations enregistrées électroniquement sont stockées sur les systèmes informatiques des bureaux américains des entreprises américaines affiliées à Sedgwick Canada et sont rendues accessibles pour traitement par Sedgwick Canada. Ces systèmes informatiques et les informations qu’ils contiennent sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques.

Sedgwick Canada et ses sociétés affiliées restreignent l’accès aux renseignements personnels. Sedgwick Canada et ses employés, entrepreneurs et représentants affiliés ont l’obligation d’accéder aux renseignements personnels seulement lorsqu’ils ont un besoin commercial légitime de le faire. Sedgwick Canada et ses employés affiliés reçoivent une formation sur les bonnes pratiques de gestion des renseignements personnels et ils sont tenus de se conformer aux lois applicables sur la vie privée, à la présente politique de confidentialité et aux codes de conduite connexes. Sedgwick exige que ses entrepreneurs protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés en mettant en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées.

Sedgwick Canada conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire afin de remplir les objectifs énoncés dans cette politique de confidentialité ou selon les exigences ou permis par la loi, ou pendant un an après l’utilisation de ces informations pour prendre une décision qui touche directement la personne. Les informations personnelles qui ne sont plus requises sont détruites de façon sécurisée ou rendues anonymes selon le cas.

La conformité de Sedgwick Canada aux pratiques appropriées en matière d’information personnelle et aux lois applicables sur la vie privée est supervisée par Elke Paulsen, située au 6725 Airport Road, Ste. #300, Mississauga, ON L4V 1V2, numéro de téléphone 905-293-7737, ou Brenda Corey, agente de la vie privée, au 901-415-7430.

Exactitude et accès aux renseignements personnels

Sedgwick Canada s’engage à maintenir l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise ou divulgue à ses principaux responsables d’instruction.

Sur demande écrite et sous réserve des exceptions permises ou requises par la loi, nous vous fournirons l’accès aux renseignements personnels à votre sujet qui sont en notre possession. Nous mettrons également à jour et/ou corrigerons vos renseignements personnels selon les besoins. Sedgwick ne vous facturera aucun frais pour accéder aux informations personnelles de votre employé en notre possession.

Nous pouvons refuser d’accéder à certaines informations telles que requis ou permis par la loi, ce qui peut inclure :

Si cela pourrait révéler des renseignements personnels sur un tiers, sauf si les informations sur ce tiers sont disséquables ou que le tiers consent;
Si l’information est soumise au secret professionnel avocat-client;
Si la divulgation de l’information permettrait de divulguer des renseignements commerciaux confidentiels;
Si révéler l’information pourrait raisonnablement menacer la vie, la sécurité ou la sûreté d’une autre personne;
L’information a été recueillie ou créée par un médiateur ou un arbitre lors d’une médiation ou d’un arbitrage pour lequel il ou elle a été nommé pour agir (i) en vertu d’une convention collective, (ii) en vertu d’une promulgation, ou (iii) par un tribunal; ou
Lorsque Sedgwick Canada agit à titre d’agent pour un assureur ou un autre mandant instructeur et lorsque ce mandant a la responsabilité de répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels.

Lorsque les renseignements personnels sont des renseignements médicaux ou de santé, nous pouvons fournir l’accès par l’intermédiaire d’un professionnel de la santé. Si nous ne pouvons pas ou ne sommes pas autorisés à vous fournir l’accès à vos renseignements personnels, nous fournirons les raisons de notre incapacité à le faire.

Amendements

Sedgwick Canada Inc. peut modifier cette politique de temps à autre à sa discrétion. Une version actuelle de la politique de confidentialité est toujours disponible sur le site web principal de Sedgwick CMS Canada : « Politique de confidentialité de Sedgwick Canada » à https://www.Sedgwick.com/ca

Informations complémentaires

Les demandes d’informations supplémentaires, d’accès aux renseignements personnels ou les plaintes concernant la gestion des renseignements personnels par Sedgwick Canada doivent être adressées à Maria Joshua au 21 Four Seasons Place, bureau 100, Toronto, Ontario, M9B 6J8 ou au 416-695-5100, ou à Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée, au 901-415-7430.