Menghitung ketidakhadiran: mengoptimalkan program cuti dengan fokus pada kepedulian dan keterlibatan

Jika tahun 2022 adalah tahun kembali bekerja, tahun 2023 adalah tahun untuk mempertahankan para pekerja.

Pergeseran global ke pekerjaan jarak jauh yang dipicu oleh pandemi COVID-19 mungkin telah menunjukkan kepada kita bahwa karyawan dapat tetap produktif tanpa harus menginjakkan kaki di kantor, tetapi baik model jarak jauh maupun model hibrida telah memunculkan tren baru di tempat kerja seperti "berhenti bekerja secara diam-diam" dan meningkatnya ketidakhadiran. Pada Januari 2022, sekitar 4,2 juta dari 129,7 juta karyawan di Indonesia bekerja paruh waktu karena sakit, cedera, atau masalah kesehatan-persentase tertinggi kedua sejak 1976, ketika data pertama kali dikumpulkan.

Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), kerugian produktivitas yang terkait dengan masalah kesehatan merugikan perusahaan AS sebesar $225,8 miliar per tahun, atau sekitar $1.685 per karyawan. CDC juga mencatat bahwa biaya tidak langsung dari ketidakhadiran atau berkurangnya hasil kerja karena kesehatan yang buruk mungkin beberapa kali lebih tinggi daripada biaya medis yang terkait dengan pengobatan atau pencegahan.

Di saat yang sama, kekurangan tenaga kerja dan tren migrasi tenaga kerja telah meningkatkan ekspektasi karyawan terkait tunjangan yang mereka terima. Misalnya, banyak yang memanfaatkan opsi seperti cuti berbayar untuk menjaga kesehatan mereka atau kesehatan orang yang mereka cintai. Memahami tren tenaga kerja Anda dan mengidentifikasi hambatan terhadap kesejahteraan karyawan sangat penting untuk mengelola biaya dan mendorong keterlibatan dan produktivitas.

Memandang tunjangan karyawan sebagai kewajiban pemberi kerja

Semakin jelas posisi mana yang membutuhkan kehadiran di kantor dan mana yang dapat dilakukan dari jarak jauh, tetapi para pekerja masih harus menghadapi sejumlah faktor yang belum pernah terjadi sebelumnya yang dapat memengaruhi kinerja atau menyebabkan ketidakhadiran. Hal ini termasuk dampak dari COVID yang berkepanjangan dan peningkatan gangguan terkait kecemasan dan stres. Dengan kesehatan mental yang menjadi perhatian utama, sekarang ini, lebih dari sebelumnya, penting untuk memastikan program cuti dan akomodasi Anda dirancang untuk memenuhi kebutuhan karyawan.

Kesehatan mental telah menjadi penyebab utama ketidakhadiran karyawan. Cara pemberi kerja memilih untuk melakukan pendekatan dalam memberikan dukungan bagi kesehatan mental karyawan merupakan area fokus utama saat ini, baik dalam perekrutan maupun pelibatan karyawan. Disability Management Employer Coalition (DMEC) melaporkan bahwa 66% pekerja percaya bahwa pemberi kerja mereka memiliki kewajiban untuk membantu memenuhi kebutuhan kesehatan mental mereka, sementara 41% pekerja merasa tempat kerja mereka tidak menawarkan program untuk dukungan kesehatan mental. Untungnya, kami memiliki ide di mana perusahaan harus memulai: American Psychological Association (APA) mengatakan bahwa 41% pekerja menginginkan jam kerja yang fleksibel, diikuti dengan 34% yang mengatakan bahwa mereka menginginkan budaya tempat kerja yang menghargai waktu istirahat.

Dalam merancang program tunjangan dan cuti yang efektif, pemberi kerja harus memperhatikan ekspektasi pekerja akan dukungan kesehatan mental dan fisik sembari mematuhi peningkatan perlindungan dari negara bagian. Pada tahun 2026, 15 negara bagian akan menambahkan perlindungan yang mewajibkan cuti keluarga atau medis berbayar, naik dari enam negara bagian pada tahun 2016.

Program cuti yang sukses berarti menyiapkan karyawan untuk sukses dengan mendorong mereka untuk tetap bekerja atau mengurangi stres akibat mengambil cuti jika diperlukan. Sering kali, karyawan akan lebih cepat sembuh jika mereka bekerja paruh waktu dibandingkan dengan duduk di rumah. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi karyawan dan perusahaan.

Menjembatani kesenjangan: solusi untuk akomodasi dan fleksibilitas

Saat kita beralih dari pandemi ke endemi, banyak perusahaan yang membawa karyawannya kembali ke kantor. Namun, pemberi kerja tidak memiliki tingkat keleluasaan seperti sebelum pandemi dalam hal permintaan akomodasi karyawan untuk bekerja dari rumah.

Secara khusus, sebelum pandemi, pengadilan mengizinkan perusahaan untuk mengambil keputusan terkait pentingnya kehadiran di tempat kerja. Sebuah kasus di Sirkuit^ke-6 tahun 2016 (EEOC v. Ford Motor Company) telah menjelaskan hal ini dengan baik. Dalam kasus ini, pengadilan mengatakan bahwa "kehadiran secara teratur dan langsung merupakan fungsi penting-dan prasyarat untuk fungsi penting-sebagian besar pekerjaan."

Namun, kasus kerja jarak jauh EEOC pasca pandemi yang pertama menjadi pertanda akan hal-hal yang akan datang; kini lebih sulit bagi perusahaan untuk meminta karyawan datang ke kantor tanpa menilai permintaan akomodasi karyawan secara individual. Dalam EEOC v. ISS, Gugatan Perdata No. 1:21-CV-3708-SCJ-RDCEEOC, pemberi kerja menghentikan operasi di lokasi selama empat hari per minggu pada bulan Maret 2020 dan memanggil karyawan kembali ke kantor beberapa bulan kemudian. Ketika karyawan diminta untuk kembali ke kantor, seorang karyawan, dengan disabilitas yang terdokumentasi, meminta untuk terus bekerja dari rumah dua hari per minggu. Perusahaan menolak permintaannya, dan kemudian memecatnya. Daripada melawan keputusan ini di pengadilan, ISS menyelesaikan kasus ini dengan nilai $47.500.

Dalam hal ini (dan untuk semua permintaan akomodasi), pemberi kerja harus berdialog secara interaktif dengan karyawan dan menjajaki akomodasi, termasuk opsi kerja jarak jauh. Alasannya sederhana: pada awal pandemi, karyawan dipaksa untuk bekerja dari rumah - yang menghasilkan "uji coba" untuk bekerja jarak jauh. Dan, banyak perusahaan mengalami produktivitas yang sama, atau meningkat.

Sekarang, di "masa setelahnya", jika pemberi kerja ingin menolak permintaan akomodasi kerja dari rumah, mereka harus bisa menjawab beberapa pertanyaan: Mengapa pekerjaan tatap muka diperlukan? Kesulitan apa yang akan ditimbulkan oleh karyawan tertentu yang bekerja dari rumah? Untuk mendukung penolakan bekerja dari rumah, pemberi kerja harus siap untuk menjelaskan bahwa meskipun pekerjaan jarak jauh diperlukan selama penutupan, namun hal tersebut tidak efektif (misalnya, masalah dengan teknologi, penurunan produktivitas, kehilangan penjualan, dll.)

Mengalir dari tatanan dunia baru kerja jarak jauh ini: meningkatnya ekspektasi karyawan bahwa mereka harus bisa bekerja sesuai keinginan mereka, kapan pun mereka mau - dan para pemberi kerja harus siap. Banyak yang merespons dengan menjadikan kerja hibrida sebagai norma - karyawan masuk beberapa hari dalam seminggu, sementara sisanya bekerja di rumah. Model ini, kemungkinan besar, tidak akan hilang dalam waktu dekat.

Pertimbangan lain: COVID yang panjang. Jutaan orang akan mengalami COVID yang berkepanjangan, menciptakan kondisi pasar yang diperkirakan akan berdampak signifikan tidak hanya pada sistem perawatan kesehatan, tetapi juga pada pemberi kerja dan vendor serta perusahaan asuransi. Dengan diagnosis COVID panjang yang masih belum konsisten, dan gejala yang muncul secara berbeda untuk setiap individu, badan penasihat seperti Disability Management Employer Coalition (DMEC) sedang mengembangkan serangkaian praktik dan sumber daya terbaik untuk digunakan oleh pemberi kerja ketika mereka mengelola kasus COVID panjang dan mengembalikan karyawan ke tempat kerja. Hal ini termasuk mengembangkan definisi dan jadwal yang konsisten tentang COVID yang panjang untuk digunakan dalam akomodasi di tempat kerja dan diskusi untuk kembali bekerja.

Selain itu, DMEC telah mengkategorikan COVID yang panjang menjadi empat fase dan mengeluarkan pertimbangan untuk pengusaha yang mengalami volume kasus yang tinggi atau menghadapi hambatan dalam pengungkapan gejala oleh karyawan. Pesan mereka kepada para pemberi kerja sederhana saja: Untuk menghindari cuti sebagai satu-satunya pilihan bagi karyawan, kaji situasi dengan menggunakan strategi manajemen ketidakhadiran di tempat kerja yang tradisional sambil berfokus pada kemampuan fungsional dan kognitif individu.

Dengan bekerja sama, perusahaan dan karyawan dapat mengidentifikasi solusi dan opsi dukungan yang memungkinkan semua pihak untuk terus bergerak maju menuju misi bersama.