Hoe veranderende verlofwetten werkgevers beïnvloeden

Als je het gevoel hebt dat het elk jaar moeilijker wordt om je weg te vinden in de verlofwetgeving van de staat, dan is dat niet waar. De verlofwetgeving in de VS verandert snel en werkgevers vinden het moeilijk om bij te blijven. 

Hoewel federale verlofwetten zoals de Family and Medical Leave Act (FMLA) een basis bieden voor onbetaald, arbeidsbeschermd verlof, dekken ze niet elke levenssituatie waarmee werknemers te maken krijgen. Om beter tegemoet te komen aan de behoeften van de hedendaagse beroepsbevolking, breiden veel staten de bestaande federale wetten uit met hun eigen programma's, zoals de invoering van betaald medisch verlof (PFML) naast de FMLA. 

Maar sommige staten bouwen niet alleen voort op de basis - ze introduceren geheel nieuwe vormen van verlof voor situaties van werknemers die tot nu toe niet werden erkend of ondersteund. Veel staten hebben nieuwe vormen van verlof ingevoerd, zoals rouwverlof, zorgverlof voor pasgeborenen en veilig verlof om werknemers beter te ondersteunen bij moeilijke momenten in het leven.

Wat valt er onder deze nieuwe verlofsoorten en welke gevolgen hebben ze voor werkgevers die in meerdere staten actief zijn?

Rouwverlof

Met rouwverlof krijgen werknemers vrij om te rouwen, begrafenissen bij te wonen en juridische zaken af te handelen na het verlies van een dierbare. Hoewel sommige werkgevers hun eigen rouwverlofbeleid hebben, is er geen federale wet die hen verplicht dit te bieden. Dit betekent dat werknemers die verlof nodig hebben nadat iemand is overleden, mogelijk gebruik moeten maken van persoonlijk verlof, vakantieverlof moeten opnemen of zelfs helemaal geen verlof krijgen.

Dat begint echter te veranderen. In 2014 was Oregon de eerste staat die rouwverlof verplicht stelde voor werkgevers. Sindsdien hebben Californië, Colorado, Illinois, Maryland, Minnesota en Washington dit voorbeeld gevolgd door onbetaald rouwverlof of betaald rouwverlof verplicht te stellen als onderdeel van hun programma's voor betaald ziekteverlof. 

Het is een belangrijke stap voorwaarts voor werknemers, maar het creëert ook een nieuwe uitdaging voor werkgevers. De rouwwetten van de verschillende staten verschillen in de tijd die ze toestaan, de relaties die ze dekken, het type documentatie dat vereist is en of het verlof betaald of onbetaald is. Voor werkgevers die in meerdere staten werken, kan het al snel een hoofdpijn worden om deze verschillen bij te houden.

Verlof voor neonatale zorg

Vanaf 1 januari 2026 zal Colorado de eerste staat zijn die betaald verlof aanbiedt voor ouders van baby's op de neonatale intensive care afdeling (NICU). Dit nieuwe voordeel - neonataal zorgverlof genaamd - is een uitbreiding van het programma van de staatsverzekering voor gezins- en medisch verlof en voegt 12 weken extra betaald verlof toe.

Deze stap is een krachtige erkenning van de emotionele en logistieke uitdagingen waarmee gezinnen tijdens hun verblijf op de NICU worden geconfronteerd, en het markeert het begin van een bredere trend. Illinois heeft dit voorbeeld al gevolgd door wetgeving aan te nemen voor onbetaald neonataal verlof, dat op 1 juni 2026 van kracht wordt.

Hoewel dit opwindende ontwikkelingen zijn, werpen ze ook een compliance curveball op voor werkgevers. Zelfs als andere staten zich niet bij de trend aansluiten, moeten werkgevers in meerdere staten hun beleid en systemen aanpassen om verlof voor neonatale zorg mogelijk te maken. 

Veilig verlof

Veilig verlof is een ander type verlof dat snel aan populariteit wint. Dit type verlof geeft werknemers vrij om problemen op te lossen die te maken hebben met huiselijk geweld, seksueel geweld of stalking. Vanaf 2025 biedt bijna de helft van alle staten een vorm van veilig verlof en naar verwachting zullen er nog meer volgen. 

Terwijl we zien dat steeds meer staten veilig verlof aannemen, breiden veel staten ook uit wat eronder valt en hoe het kan worden gebruikt. SB 5101 in Washington heeft bijvoorbeeld onlangs het veilig verlof uitgebreid naar slachtoffers van haatmisdrijven. In andere staten kunnen werknemers veilig verlof nu gebruiken voor aanvullende behoeften zoals counseling, verhuisservice, juridische bijstand en veiligheidsplanning. Sommige staten hebben de mogelijkheden ook uitgebreid, zodat werknemers niet alleen voor zichzelf veilig verlof kunnen opnemen, maar ook om een kind, echtgeno(o)t(e) of ouder die slachtoffer is van een misdrijf te ondersteunen. 

Staten implementeren dit verlof vaak als onderdeel van andere wettelijke verloven zoals verlof om gezinsredenen, medisch verlof en militair verlof. Deze trend is een enorme winst voor het welzijn van werknemers, maar voegt ook een extra laag complexiteit toe voor werkgevers - vooral als ze veilig verlof in meerdere rechtsgebieden beheren. 

Uitgebreide gezinsdefinities 

Naarmate er nieuwe vormen van verlof opduiken, heroverwegen de staten ook wie als "gezin" wordt beschouwd als het gaat om het opnemen van beschermd verlof. In het verleden beschouwden de meeste verlofwetten familie alleen als directe familieleden zoals echtgenoten, ouders en kinderen. Sommige staten hanteren nu echter meer omvattende definities die beter aansluiten bij de moderne familie- en zorgrelaties.  

In de afgelopen jaren hebben staten als Californië, Colorado, Connecticut, Illinois, New Jersey, Oregon, Vermont en Washington

hebben een "bloed- en aanverwantschapsrelatie" toegevoegd aan hun wetgeving voor betaald of onbetaald verlof. Hoewel elke staat het anders definieert, omvat een bloed- en aanverwantschapsrelatie over het algemeen:

• Mensen die in hetzelfde huishouden wonen
• Degenen met een zorgrelatie
• Personen die worden beschouwd als "als familie", zelfs zonder wettelijke of bloedband

Door de definitie van familie uit te breiden, wordt het makkelijker voor werknemers om verlof op te nemen om te zorgen voor de mensen die het belangrijkst voor hen zijn - zelfs als die relaties niet in de traditionele categorieën passen. Naarmate meer staten meer familiale definities aannemen, zullen werkgevers te maken krijgen met nog meer complexiteit en risico's bij het toekennen van verlof. 

Wat dit betekent voor werkgevers

Met zoveel variatie van staat tot staat moeten werkgevers zich een weg banen door een doolhof van regels en voorschriften. Het is geen sinecure om een consistent verlofbeleid te voeren dat aan de regels voldoet wanneer de regels om in aanmerking te komen voor verlof, de gebeurtenissen die hiervoor in aanmerking komen, de duur van het verlof, de salarisstructuren en de definities van gezin vaak veranderen.

Werkgevers met meerdere staten moeten zich bij het nadenken over naleving de volgende vragen stellen:

• Is ons huidige beleid in overeenstemming met de nieuwste staatseisen?
• Bieden we billijke voordelen op alle werknemerslocaties?
• Hoe beheren we verloftypen die alleen in bepaalde staten gelden?

Met zoveel om rekening mee te houden, is het gemakkelijk om overweldigd te raken. Daarom wenden veel werkgevers zich tot Sedgwick voor hulp bij het beheer. Met onze geïntegreerde oplossing voor verlofbeheer kunnen we zowel veelvoorkomende als nieuwe verloftypes naadloos beheren in verschillende rechtsgebieden - wat zorgt voor efficiëntie, compliance en betere resultaten voor elk programma. Met ons team dat de complexiteit afhandelt, hoeven werkgevers zich minder zorgen te maken over compliance en kunnen ze zich beter concentreren op waar ze goed in zijn. 

Vooruitblik

Vandaag de dag draait het bij het beheren van de afwezigheid van werknemers niet alleen om ziektedagen en FMLA. Het gaat om het navigeren door een groeiende lappendeken van verlofwetten die werknemers helpen bij verschillende levensuitdagingen.

Omdat het verloflandschap zich blijft ontwikkelen, kunnen werkgevers met meerdere landen niet langer alleen op hun HR-team vertrouwen om compliant te blijven. Ze hebben een partner zoals Sedgwick nodig, die de nuances van de verlofwetgeving in de verschillende staten begrijpt en weet hoe deze van invloed zijn op het interne beleid. Met een flexibele aanpak en de juiste ondersteuning kunnen werkgevers de veranderende wetgeving voor blijven, compliance behouden en zorg blijven dragen voor hun medewerkers op de momenten dat zij dat het meest nodig hebben. 

Om te leren hoe Sedgwick uw afwezigheidsmanagement programma kan ondersteunen, klik hier.