Wat ERISA echt betekent voor pensioenregelingen van werkgevers

Naleving van de complexe lokale, staats- en federale voorschriften vormt een grote uitdaging voor werkgevers in de hele VS. Een van die federale voorschriften is de Employee Retirement Income Security Act van 1974, beter bekend als ERISA. 

Ondanks de naam strekt de reikwijdte van ERISA zich veel verder uit dan alleen pensioenregelingen en omvat deze ook veel andere gebieden van personeelsbeloningen, waaronder arbeidsongeschiktheidsverlof. Hier geef ik een overzicht van ERISA, de primaire verantwoordelijkheden van beheerders van pensioenregelingen en een aantal vaak verkeerd begrepen ERISA-termen.

ERISA 101

Zoals de R suggereert, werd ERISA in de federale wet opgenomen om de komst van 401(k) pensioenplannen in de jaren 1970 aan te pakken. Maar veel andere werknemersvoordelen die inkomenszekerheid bieden, vallen ook onder de wet. ERISA dient als wettelijke basis voor werknemersverzekeringen in de particuliere sector (zoals pensioen- en sociale zekerheidsprogramma's) en vervangt in de meeste gevallen de relevante wetten van de staten. Het tweeledige doel is ervoor te zorgen dat werknemers de uitkeringen krijgen die ze beloofd zijn en tegelijkertijd belangrijke bescherming te bieden aan de werkgevers/organisaties die deze uitkeringen beheren.

Naast veel pensioenregelingen vallen ook onder andere medische, apotheek-, tandheelkundige en visieregelingen en regelingen voor arbeidsongeschiktheid op korte en lange termijn onder ERISA. In elk geval moet de administrerende werkgever de beoogde uitkeringen en begunstigden van de regeling, de financieringsbron en de procedures voor het aanvragen en innen van uitkeringen vermelden.

Kerkelijke, overheids- en stammenregelingen voor werknemers vallen over het algemeen niet onder het toepassingsgebied van ERISA; wettelijke regelingen (zoals arbeidsongeschiktheidsverzekeringen van de overheid), werknemerscompensatie of werkloosheidsuitkeringen evenmin.

Wat wordt er van werkgevers verlangd?

Het documenteren van de details van de pensioenregeling en het verspreiden van die informatie naar de werknemers is een belangrijk onderdeel van de naleving van ERISA. Ongeacht hun omvang zijn werkgevers verplicht om een planningsdocument (ook wel "omslag" genoemd) bij te houden waarin de wettelijke voorwaarden en administratieve processen van het plan zijn vastgelegd. Het Department of Labor (DOL) schrijft voor dat er op verschillende tijdstippen een beknopte, duidelijke versie van het planningsdocument, een zogenaamde summary plan description (SPD), onder de werknemers wordt verspreid.

Hoewel het een "samenvatting" wordt genoemd, moet elk EPD meer dan 50 verplichte elementen bevatten en specifieke taal met betrekking tot ERISA, HIPAA, de Affordable Care Act (ACA) en andere federale vereisten. Bovendien moeten belangrijke planwijzigingen 210 dagen (of, in het geval van voordeelverlagingen, 60 dagen) van tevoren worden meegedeeld aan de betrokken werknemers via een samenvatting van materiële wijzigingen (SMM). Afhankelijk van het type ERISA-plan kunnen andere kennisgevingen en indieningen vereist zijn.

Naast het verspreiden van kennisgevingen en informatie, schrijft ERISA voor dat pensioenbeheerders:

• Formulieren 5500 indienen (als er aan het begin van het planjaar ten minste 100 deelnemers zijn)
• Vermijd verboden transacties
• Volg de beschreven claimprocedures
• Voldoen aan de ERISA fiduciaire regels, wat betekent dat het plan wordt beheerd in overeenstemming met de voorwaarden en met als enige doel het verstrekken van voordelen

Wat is een fiduciair en waarom is dat belangrijk?

Het woord "fiduciair" wordt meestal geassocieerd met bankieren, maar als het gaat om ERISA-uitkeringsregelingen, is een fiduciair elke persoon of entiteit die verantwoordelijk is voor een deel van een regeling - niet alleen de financiën. ERISA-fiduciairs zijn onder andere planbeheerders (meestal werkgevers en hun verzekeringsmaatschappijen) en iedereen met discretionaire bevoegdheid of controle over het beheer van het plan en zijn activa of administratie.

Veel werkgevers gaan er ten onrechte van uit dat zij niet de beheerder van hun pensioenregeling zijn. We horen vaak dingen als: "Ons plan heeft er geen" en "We hebben een externe beheerder". (Serviceproviders zoals TPA's zijn over het algemeen geen fiduciaires van het plan en fungeren alleen als fiduciaires voor specifieke functies, zoals het beoordelen van claims en beroepsprocedures). Elk ERISA-plan heeft een beheerder; als er geen wordt genoemd in het plan, dan is het waarschijnlijk de werkgever zelf. 

Waarom is dit belangrijk? Omdat planverantwoordelijken persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor civielrechtelijke boetes opgelegd door de DOL, verliezen als gevolg van schendingen van de fiduciaire plicht en nog veel meer. Ze kunnen worden genoemd in rechtszaken en zelfs strafrechtelijk worden vervolgd. Fiduciaire aansprakelijkheid kan zich uitstrekken tot de raad van bestuur van een werkgever en iedereen die beslissingen neemt namens hun pensioenregelingen.

Aanbevelingen voor best practices

Hier volgen enkele praktische richtlijnen om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om de bezorgdheid over de fiduciaire aansprakelijkheid van ERISA te verminderen:

• Benoem een fiduciair in uw plan of richt een fiduciair comité op waarvan de functie duidelijk is omschreven
• Geef fiduciaire training zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden begrijpt
• Overweeg de aankoop van een fiduciaire verzekering
• Ervoor zorgen dat beslissingen over uitkeringsregelingen goed geïnformeerd en gemotiveerd zijn en gebaseerd op de geldende plandocumenten
• Zorgvuldig bijhouden van alle gemaakte beslissingen
• Zorgvuldige screening van serviceproviders om er zeker van te zijn dat ze de juiste ervaring en expertise hebben om uw werknemers en uw doelen te ondersteunen - terwijl uw planactiva worden beschermd.

Navigeren door de ins en outs van de naleving van arbeidsongeschiktheidsregelingen kan moeilijk zijn, maar ons team van experts staat klaar om te helpen. We werken er hard aan om ervoor te zorgen dat de regelingen van onze klanten correct worden beheerd en dat alle nuances op de juiste manier worden behandeld. Als we uw organisatie kunnen helpen met de naleving van arbeidsongeschiktheids- en verzuimregelingen, neem dan contact met ons op via onze website.

Een deel van deze inhoud werd gepresenteerd op de DMEC Compliance Conference in april 2025. Speciale dank aan Anne Sanchez, Shareholder bij Littler, voor haar samenwerking bij de presentatie en bijdragen aan deze blog. >> Meer informatie - ontdek onze oplossingen voor arbeidsongeschiktheids- en afwezigheidsbeheer