O que a ERISA significa realmente para os planos de benefícios dos empregadores

Assegurar a conformidade regulamentar com requisitos locais, estatais e federais complexos apresenta desafios significativos para as entidades patronais em todos os EUA. Entre esses regulamentos federais encontra-se a Lei de Segurança dos Rendimentos da Reforma dos Empregados de 1974, mais conhecida como ERISA. 

Apesar do seu nome, o alcance da ERISA vai muito além dos planos de reforma, abrangendo muitas outras áreas de benefícios para os trabalhadores - incluindo a licença por incapacidade. Neste artigo, apresentarei uma visão geral da ERISA, analisarei as principais responsabilidades dos administradores de planos de benefícios e desvendarei alguma terminologia da ERISA comummente mal compreendida.

ERISA 101

Tal como o R sugere, a ERISA foi promulgada como lei federal para fazer face ao advento dos planos de reforma 401(k) na década de 1970. No entanto, muitos outros benefícios dos trabalhadores que proporcionam segurança de rendimento também são abrangidos pelo âmbito da lei. A ERISA serve de base legal para os programas de benefícios dos trabalhadores do sector privado (como a reforma e a segurança social) e, na maioria dos casos, prevalece sobre as leis estatais relevantes. O seu duplo objetivo é garantir que os empregados recebem os benefícios que lhes são prometidos, ao mesmo tempo que oferece protecções fundamentais às entidades patronais/organizações que administram esses benefícios.

Para além de muitos planos de reforma, os planos de benefícios sociais sujeitos à ERISA incluem planos médicos, farmacêuticos, dentários, oftalmológicos e de incapacidade de curto e longo prazo, entre outros. Em cada caso, a entidade patronal administradora deve indicar os benefícios e beneficiários previstos no plano, a sua fonte de financiamento e os procedimentos para requerer e receber benefícios.

Os planos de benefícios para empregados de igrejas, governos e tribos geralmente não se enquadram no âmbito da ERISA; nem os planos estatutários (como o seguro de invalidez estatal), a indemnização dos trabalhadores ou o subsídio de desemprego.

O que é exigido aos empregadores?

A documentação dos pormenores do plano de benefícios e a distribuição dessa informação aos empregados são elementos-chave da conformidade com a ERISA. Independentemente da sua dimensão, as entidades patronais são obrigadas a manter um documento do plano (por vezes designado por "invólucro") que estabelece os termos legais, as condições e os processos administrativos do plano. O Departamento do Trabalho (DOL) exige que uma versão condensada e em linguagem simples do documento do plano, denominada descrição sumária do plano (SPD), seja distribuída aos empregados em vários intervalos.

Embora referido como um "resumo", cada SPD deve incluir mais de 50 elementos obrigatórios e linguagem específica relativa à ERISA, HIPAA, Affordable Care Act (ACA) e outros requisitos federais. Além disso, as alterações significativas ao plano devem ser comunicadas aos empregados afectados através de um resumo das alterações materiais (SMM) com 210 dias (ou, no caso de reduções de benefícios, 60 dias) de antecedência. Podem ser necessários outros avisos e registos, dependendo do tipo de plano ERISA.

Para além da distribuição de avisos e informações, a ERISA determina que os administradores do plano devem:

• Apresentar os Formulários 5500 (se houver pelo menos 100 participantes no plano no início do ano do plano)
• Evitar transacções proibidas
• Seguir os procedimentos de reclamação descritos
• Cumprir as regras fiduciárias da ERISA, o que significa administrar o plano de acordo com os seus termos e com o único objetivo de proporcionar benefícios

O que é um fiduciário e porque é que é importante?

A palavra "fiduciário" é mais frequentemente associada à banca, mas quando se trata de planos de benefícios ERISA, um fiduciário é qualquer pessoa ou entidade responsável por parte de um plano - e não apenas pelas finanças. Os fiduciários ERISA incluem os administradores do plano (normalmente, as entidades patronais e as suas companhias de seguros) e todos aqueles que têm autoridade discricionária ou controlo sobre a gestão do plano e dos seus activos ou administração.

Muitos empregadores assumem incorretamente que não são os administradores dos seus planos de benefícios. É frequente ouvirmos coisas como: "O nosso plano não tem um administrador" e "Temos um administrador externo". (Os prestadores de serviços, como os TPAs, geralmente evitam ser fiduciários do plano, servindo apenas como fiduciários para funções específicas, como análises de pedidos de indemnização e recursos). Todos os planos ERISA têm um administrador; se não for nomeado no documento do plano, é provavelmente a própria entidade patronal. 

Porque é que isto é importante? Porque os fiduciários dos planos podem ser pessoalmente responsáveis por penalizações civis avaliadas pelo DOL, perdas resultantes de violações do dever fiduciário e muito mais. Podem ser citados em acções judiciais e até sujeitos a processos criminais. A responsabilidade fiduciária pode estender-se ao conselho de administração de uma entidade patronal e a todos os que tomam decisões em nome dos seus planos de benefícios.

Recomendações de boas práticas

Seguem-se algumas orientações práticas para cumprir os requisitos regulamentares e aliviar as preocupações sobre a responsabilidade fiduciária da ERISA:

• Nomear um fiduciário do plano no documento do plano ou estabelecer um comité fiduciário cuja função esteja claramente definida
• Realizar uma formação fiduciária para que todos compreendam as suas responsabilidades
• Considerar a aquisição de um seguro fiduciário
• Assegurar que as decisões relativas ao plano de benefícios são informadas, fundamentadas e baseadas nos documentos que regem o plano
• Manter registos diligentes de todas as decisões tomadas
• Examine cuidadosamente os prestadores de serviços para garantir que têm a experiência e os conhecimentos adequados para apoiar os seus empregados e os seus objectivos, protegendo simultaneamente os activos do seu plano

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Alguns destes conteúdos foram apresentados no DMEC Conferência sobre Conformidade em abril de 2025. Agradecimentos especiais a Anne Sanchezacionista da Littler, pela sua parceria na apresentação e contribuições para este blogue. >> Saiba mais - explore as nossas soluções de gestão de incapacidades e ausências