Was ERISA für die Leistungspläne der Arbeitgeber wirklich bedeutet

Die Einhaltung komplexer lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Vorschriften stellt Arbeitgeber in den gesamten USA vor große Herausforderungen. Zu diesen bundesstaatlichen Vorschriften gehört das Employee Retirement Income Security Act von 1974, besser bekannt als ERISA. 

Trotz seines Namens geht der Geltungsbereich von ERISA weit über die Altersvorsorge hinaus und erstreckt sich auch auf viele andere Bereiche der betrieblichen benefits - einschließlich der Arbeitsunfähigkeitsversicherung. Im Folgenden gebe ich einen Überblick über ERISA, gehe auf die wichtigsten Aufgaben der Verwalter von Versorgungsplänen ein und erläutere einige häufig missverstandene ERISA-Terminologie.

ERISA 101

Wie das R schon andeutet, wurde ERISA in den 1970er Jahren in ein Bundesgesetz aufgenommen, um die Einführung von 401(k)-Rentenplänen zu verhindern. Aber auch viele andere benefits Arbeitnehmer, die Einkommenssicherheit bieten, fallen in den Geltungsbereich des Gesetzes. ERISA dient als Rechtsgrundlage für Leistungsprogramme des privaten Sektors (z. B. Altersvorsorge und Sozialleistungen) und hat in den meisten Fällen Vorrang vor den einschlägigen staatlichen Gesetzen. Der doppelte Zweck des Gesetzes besteht darin, sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer die ihnen zugesagten benefits erhalten, und gleichzeitig den Arbeitgebern/Organisationen, die diese benefits verwalten, wichtige Schutzmaßnahmen zu bieten.

Neben vielen Ruhestandsplänen fallen unter ERISA auch Pläne für medizinische, pharmazeutische, zahnärztliche und visuelle Leistungen sowie für kurz- und langfristige Arbeitsunfähigkeit. In jedem Fall muss der verwaltende Arbeitgeber die vorgesehenen benefits und Begünstigten des Plans, die Finanzierungsquelle und die Verfahren für die Beantragung und den Erhalt von benefits angeben.

Leistungspläne von Kirchen, Regierungen und Stämmen fallen im Allgemeinen nicht in den Geltungsbereich von ERISA, ebenso wenig wie gesetzliche Pläne (wie die staatliche Invaliditätsversicherung), die Arbeitsunfallversicherung oder die Arbeitslosenversicherung.

Was wird von den Arbeitgebern verlangt?

Die Dokumentation der Einzelheiten des Leistungsplans und die Weitergabe dieser Informationen an die Mitarbeiter sind Schlüsselelemente der ERISA-Compliance. Unabhängig von ihrer Größe sind Arbeitgeber verpflichtet, ein Plandokument (manchmal auch als "Wrap" bezeichnet) zu führen, in dem die rechtlichen Bedingungen des Plans und die Verwaltungsprozesse festgelegt sind. Das US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) schreibt vor, dass den Arbeitnehmern in verschiedenen Abständen eine verkürzte, leicht verständliche Version des Plans, die so genannte "Summary Plan Description" (SPD), zur Verfügung gestellt wird.

Obwohl es als "Zusammenfassung" bezeichnet wird, muss jedes EPPD mehr als 50 Pflichtelemente und spezifische Formulierungen zu ERISA, HIPAA, dem Affordable Care Act (ACA) und anderen Bundesvorschriften enthalten. Darüber hinaus müssen wesentliche Planänderungen den betroffenen Arbeitnehmern 210 Tage (bzw. im Falle von Leistungskürzungen 60 Tage) im Voraus in Form einer Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen (SMM) mitgeteilt werden. Je nach Art des ERISA-Plans können weitere Mitteilungen und Einreichungen erforderlich sein.

Zusätzlich zur Verteilung von Mitteilungen und Informationen schreibt ERISA vor, dass Planverwalter verpflichtet sind:

• Einreichung der Formulare 5500 (wenn es zu Beginn des Planjahres mindestens 100 Planteilnehmer gibt)
• Vermeiden Sie verbotene Transaktionen
• Befolgen Sie die beschriebenen Antragsverfahren
• Einhaltung der ERISA-Treuhandregeln, d. h. Verwaltung des Plans in Übereinstimmung mit seinen Bedingungen und mit dem alleinigen Ziel, benefits zu erbringen

Was ist ein Treuhänder, und warum ist er wichtig?

Das Wort "Treuhänder" wird am häufigsten mit dem Bankwesen in Verbindung gebracht, aber wenn es um ERISA-Leistungspläne geht, ist ein Treuhänder jede Person oder Einrichtung, die für einen Teil eines Plans verantwortlich ist - nicht nur für die Finanzen. Zu den ERISA-Treuhändern gehören Planverwalter (in der Regel Arbeitgeber und ihre Versicherungsträger) und alle Personen, die über eine Ermessensbefugnis oder Kontrolle bei der Verwaltung des Plans und seines Vermögens oder der Verwaltung verfügen.

Viele Arbeitgeber gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie nicht der Verwalter ihrer Leistungspläne sind. Wir hören oft Dinge wie: "Unser Plan hat keinen" und "Wir haben einen Drittverwalter". (Dienstleistungsanbieter wie TPAs vermeiden es im Allgemeinen, Treuhänder des Plans zu sein, und dienen nur als Treuhänder für bestimmte Funktionen, wie z. B. die Prüfung von Ansprüchen und Berufungen). Jeder ERISA-Plan hat einen Verwalter; wenn dieser nicht in den Plandokumenten genannt wird, dann ist es wahrscheinlich der Arbeitgeber selbst. 

Warum ist das wichtig? Weil Plan-Treuhänder persönlich für zivilrechtliche Strafen, die vom DOL verhängt werden, für Verluste aufgrund von Verstößen gegen die Treuepflicht und vieles mehr haftbar gemacht werden können. Sie können in Gerichtsverfahren genannt werden und sogar strafrechtlich verfolgt werden. Die treuhänderische Haftung kann sich auch auf den Vorstand eines Arbeitgebers und alle Personen erstrecken, die Entscheidungen im Namen ihrer Versorgungspläne treffen.

Empfehlungen für bewährte Verfahren

Hier finden Sie einige praktische Hinweise zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und zur Verringerung der Bedenken hinsichtlich der ERISA-Treuhänderhaftung:

• Benennen Sie in Ihren Plandokumenten einen Plan-Treuhänder oder richten Sie einen Treuhandausschuss ein, dessen Funktion klar umrissen ist.
• Durchführung von Treuhandschulungen, damit jeder seine Verantwortung versteht
• Erwägen Sie den Abschluss einer Treuhandversicherung
• Sicherstellen, dass Entscheidungen über Leistungspläne fundiert und begründet sind und auf den maßgeblichen Planunterlagen basieren
• Sorgfältige Aufzeichnungen über alle getroffenen Entscheidungen
• Prüfen Sie Dienstleistungsanbieter sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie über die richtige Erfahrung und das richtige Fachwissen verfügen, um Ihre Mitarbeiter und Ihre Ziele zu unterstützen - und gleichzeitig Ihr Planvermögen zu schützen.

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Einige dieser Inhalte wurden auf der DMEC Compliance-Konferenz im April 2025 vorgestellt. Besonderen Dank an Anne Sanchez, Shareholder bei Littler, für ihre Partnerschaft bei der Präsentation und ihre Beiträge zu diesem Blog. >> Erfahren Sie mehr - Erkunden Sie unsere Lösungen für das Management von Arbeitsunfähigkeit und Abwesenheit