In Anbetracht der sich ständig ändernden Erwartungen und rechtlichen Anforderungen sehen sich Arbeitgeber mit einer großen Komplexität bei der Anpassung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz konfrontiert. Nach dem Americans with Disabilities Act (ADA) und anderen Vorschriften und der Rechtsprechung sind Arbeitgeber verpflichtet, im Rahmen eines interaktiven Prozesses und ohne unangemessene Härten auf sich zu nehmen, angemessene Vorkehrungen für Arbeitnehmer zu treffen, die nach einer Verletzung am Arbeitsplatz wieder in den Dienst zurückkehren, Unterstützung bei kognitiven Einschränkungen suchen, eine Anpassung im Einklang mit ihren religiösen Überzeugungen beantragen oder verschiedene andere Bedürfnisse haben. Unabhängig davon, ob sich die Vorkehrungen auf einen Arbeitsunfallversicherung (WC) Anspruch, eine Behinderung oder einen anderen Faktor beziehen, brauchen Arbeitgeber eine solide Anleitung, um sich in dieser verwirrenden Landschaft zurechtzufinden.
Wir haben vor kurzem unsere Köpfe zusammengesteckt, um einige der aktuellen Probleme bei der Unterbringung von Arbeitskräften sowohl aus der Sicht der Arbeitgeber als auch der Dienstleister zu erkunden, und wir freuen uns, einige Höhepunkte aus unserem Gespräch mit Ihnen zu teilen.
Was macht die Unterbringung von Arbeitnehmern so schwierig?
Viele US-Organisationen haben Schwierigkeiten, mit den Anträgen auf Arbeitsplatzanpassung Schritt zu halten und die Einhaltung aller relevanten Anforderungen zu gewährleisten. Zu den großen Herausforderungen, vor denen die Arbeitgeber von heute stehen, gehören:
- Proaktiv und konsequent sein: In den letzten Jahren haben sich einige Unternehmen um Konsistenz bemüht und proaktiv den Verwaltungsaufwand für Anpassungen reduziert, indem sie höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, große Computermonitore und andere häufig angeforderte Ausrüstungen zur Standardausrüstung für alle Mitarbeiter gemacht haben. Die Verlagerung von der Arbeit vor Ort hin zu Telearbeit und hybriden Arbeitsformen hat diesen Ansatz jedoch erschwert. Was passiert, wenn die Standardausrüstung nicht in einen Heimarbeitsplatz passt? Wer ist für die Einrichtung und Wartung zuständig? Wie wird die Ausrüstung wiederbeschafft, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Sollten hybride Mitarbeiter zwei Ausrüstungssätze erhalten? Diese Fragen stellen echte logistische Probleme dar und erschweren die Kostenbegrenzung.
- Bewertung und Dokumentation: Arbeitgeber brauchen definierte Verfahren, um zu entscheiden, welchen Anträgen auf Vorkehrungen stattgegeben werden soll und wie diese Vorkehrungen am besten im Interesse des Arbeitnehmers und im Rahmen angemessener Ausgaben getroffen werden können. Jeder Antrag muss für sich betrachtet werden und auf der Grundlage von Unterlagen von medizinischen Experten geprüft werden. Große Unternehmen mit umfangreichen Personal- oder Risikomanagementabteilungen verfügen möglicherweise über interne Spezialisten, die für die kritische Bewertung von Anträgen auf Unterbringung zuständig sind; für kleinere Unternehmen, die nicht viele Anträge erhalten, ist es wahrscheinlich schwieriger zu entscheiden, wie am besten vorzugehen ist.
- Budget: Egal, ob es sich um die Abwesenheit von der Arbeit oder die Anschaffung neuer Geräte handelt, die Anpassung an den Arbeitsplatz ist mit Kosten verbunden. (Einige dieser Ausgaben sind gesetzlich vorgeschrieben, andere sind richtig, um Produktivität, Sicherheit und Integration zu fördern). Viele Unternehmen tun sich schwer mit der Frage, wie sie diese Ausgaben budgetieren sollen. Sollte die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter als Betriebsausgabe betrachtet werden, oder gehören sie in das Budget der Personalabteilung oder des Risikomanagements?
- Organisierte Arbeiter: Es kann sehr schwierig sein, in einem gewerkschaftlichen Umfeld Anpassungen vorzunehmen. So können sich beispielsweise Änderungen des Zeitplans und der Arbeitspausen auf die Dienstaltersstufe des Mitarbeiters auswirken - und damit auf alles, wofür er im Rahmen eines Tarifvertrags bieten würde. Darüber hinaus kann sich die Änderung des Arbeitsplans oder der Aufgaben eines Gewerkschaftsmitglieds im Rahmen einer Anpassung in unangemessener Weise auf die Aufgaben eines anderen Mitarbeiters auswirken. Dies erweist sich im Rahmen des neuen Pregnant Workers Fairness Act als besonders schwierig zu handhaben. (Weitere Informationen zum PWFA finden Sie in unserem Beitrag über legislative Trends und Entwicklungen, die sich auf die US-Belegschaft auswirken, in der neuesten Ausgabe unseresdigitalen Magazins edge).
Wirksame Strategien
Da das Programm jeder Organisation einzigartig ist, empfehlen wir im Folgenden einige Ansätze für das Unterkunftsmanagement:
- Prozesse zentralisieren: Während sich einige dafür entscheiden, die Kosten im operativen Bereich zu belassen (was Manager von der Gewährung von Unterbringungsmöglichkeiten abhalten könnte), empfehlen wir, das Budget für Unterbringungsmöglichkeiten nach Möglichkeit zu zentralisieren. Wenn alle Unterbringungsanträge über ein Team und eine Finanzierungsquelle laufen, kann dies dazu beitragen, interne Silos zwischen der Personalabteilung und dem Risikomanagement aufzubrechen und kreativere Problemlösungen zu ermöglichen. Dies kann auch dazu führen, dass Anträge mit einem kritischen Auge betrachtet werden. Wenn z. B. jemand eine neue Ausrüstung beantragt, wird ein engagiertes, zentralisiertes Team eher in Betracht ziehen, dass eine ergonomische Bewertung und eine Schulung über die richtige Verwendung der vorhandenen Ausrüstung ausreichen könnte.
- eine positive Erfahrung für die Mitarbeiter zu schaffen: Ein weiterer Vorteil des zentralisierten Ansatzes besteht darin, dass sich die Arbeitgeber auf die effektive Anpassung der Mitarbeiter konzentrieren können und nicht auf die Ursache der Verletzung/des Bedarfs. Darüber hinaus sehen wir einen Trend bei Arbeitgebern, Schnellverfahren für Anpassungen unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts (z. B. 500 USD) einzuführen, so dass die Bedürfnisse der Arbeitnehmer effizienter und mit weniger Aufwand erfüllt werden können; die Begrenzung der Notwendigkeit einer umfangreichen Untersuchung und eines vollständigen interaktiven Prozesses kann auch die Gesamtkosten für den Arbeitgeber senken. Einige haben die Befürchtung geäußert, dass das Fast-Tracking-Verfahren zu einem Anstieg des Arbeitsaufkommens führen könnte, doch nach unseren Erfahrungen ist dies nicht der Fall.
- Führen Sie evidenzbasierte Verfahren ein: Um die Budgets und die Nachfrage unter Kontrolle zu halten, raten wir davon ab, eine Liste von Anpassungsmöglichkeiten zu erstellen, aus der die Mitarbeiter wählen können. Stattdessen ist es am besten, sich auf die Empfehlungen von Fachleuten und das oben beschriebene Bewertungsverfahren zu verlassen, um zu bestimmen, was angemessen und vernünftig ist.
- Kümmern Sie sich um sich selbst, damit Sie sich um andere kümmern können: Diejenigen, die in diesem Bereich arbeiten, wissen, dass die Verwaltung von Unterkünften eine schwierige und emotional anstrengende Aufgabe sein kann. Es kann schwierige Gespräche mit Kollegen über sehr persönliche Angelegenheiten erfordern, die mit ihrem Lebensunterhalt, ihrer Identität und ihrem täglichen Funktionieren zu tun haben. Obwohl es unser übergeordnetes Ziel ist, die Bedürfnisse der Mitarbeiter am Arbeitsplatz einfühlsam zu unterstützen, müssen wir manchmal Anträge ablehnen - und das kann zu heftigen Reaktionen führen. Im Mai, dem Monat des Bewusstseins für psychische Gesundheit, ist es besonders wichtig, auf die Bedeutung der Selbstfürsorge und des Aufbaus von Resilienz bei der Verarbeitung solch unangenehmer Interaktionen hinzuweisen. Die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Experten (wie Sedgwick) kann den Verantwortlichen für die Unterbringung im Unternehmen die dringend benötigte Unterstützung und zusätzliche Ressourcen bieten.
Besonderen Dank an Anne Hudson von unserem geschätzten Kunden Southwest Airlines für ihren Beitrag zum Sedgwick-Blog.
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