9 juin 2025
Assurer la conformité réglementaire aux exigences locales, étatiques et fédérales complexes présente des défis importants pour les employeurs des États-Unis. Parmi ces règlements fédéraux, il y a l’Employee Retirement Income Security Act de 1974, mieux connue sous le nom d’ERISA.
Malgré son nom, la portée de l’ERISA s’étend bien au-delà des régimes de retraite dans de nombreux autres domaines des avantages sociaux, y compris les congés d’invalidité. Ici, je vais donner un aperçu de l’ERISA, passer en revue les principales responsabilités des administrateurs de régimes d’avantages sociaux et décortiquer une terminologie ERISA souvent mal comprise.
ERISA 101
Comme le suggère le R, l’ERISA a été promulguée dans la loi fédérale pour faire face à l’avènement des régimes de retraite 401(k) dans les années 1970. Mais de nombreux autres avantages sociaux qui assurent la sécurité du revenu relèvent également de la loi. L’ERISA sert de fondement juridique aux programmes d’avantages sociaux des employés du secteur privé (comme la retraite et l’aide sociale) et, dans la plupart des cas, prévaut sur les lois pertinentes des États. Son double objectif est de s’assurer que les employés reçoivent les avantages qui leur sont promis, tout en offrant des protections clés aux employeurs et aux organisations qui administrent ces avantages.
En plus de nombreux régimes de retraite, les régimes d’avantages sociaux assujettis à l’ERISA comprennent les régimes médicaux, pharmaceutiques, dentaires, de la vue et d’invalidité de courte et longue durée, entre autres. Dans chaque cas, l’employeur administrateur doit indiquer les prestations prévues et les bénéficiaires du régime, sa source de financement et les procédures de demande et de perception des prestations.
Les régimes d’avantages sociaux des employés de l’Église, du gouvernement et des tribus ne relèvent généralement pas de la compétence de l’ERISA; pas plus que les régimes légaux (comme l’assurance-invalidité de l’État), l’indemnisation des accidents du travail ou l’indemnité de chômage.
Qu’est-ce qui est exigé des employeurs?
La documentation des détails du régime d’avantages sociaux et la distribution de cette information aux employés sont des éléments clés de la conformité à la ERISA. Quelle que soit leur taille, les employeurs sont tenus de tenir à jour un document de régime (parfois appelé « wrap ») qui établit les modalités juridiques et les processus administratifs du régime. Le ministère du Travail (DOL) exige qu’une version condensée et en langage clair du document du régime, appelée description sommaire du régime (SPD), soit distribuée aux employés à divers intervalles.
Bien qu’il s’agisse d’un « résumé », chaque SPD doit inclure plus de 50 éléments obligatoires et un libellé spécifique concernant l’ERISA, la HIPAA, l’Affordable Care Act (ACA) et d’autres exigences fédérales. De plus, les changements importants au régime doivent être communiqués aux employés touchés au moyen d’un résumé des modifications importantes (SMM) 210 jours (ou, dans le cas de réductions de prestations, 60 jours) à l’avance. D’autres avis et dépôts peuvent être requis, selon le type de régime ERISA.
En plus de la distribution d’avis et d’informations, la ERISA stipule que les administrateurs de régime doivent :
- Produire les formulaires 5500 (s’il y a au moins 100 participants au régime au début de l’année du régime)
- Évitez les transactions interdites
- Suivez les procédures de réclamation décrites
- Se conformer aux règles fiduciaires de l’ERISA, ce qui signifie administrer le régime conformément à ses modalités et dans le seul but de fournir des prestations
Qu’est-ce qu’un fiduciaire et pourquoi est-il important?
Le mot « fiduciaire » est le plus souvent associé aux services bancaires, mais lorsqu’il s’agit de régimes d’avantages sociaux ERISA, un fiduciaire est toute personne ou entité responsable d’une partie d’un régime, et pas seulement des finances. Les fiduciaires ERISA comprennent les administrateurs de régime (habituellement les employeurs et leurs compagnies d’assurance) et tous ceux qui ont un pouvoir discrétionnaire ou un contrôle sur la gestion du régime, de ses actifs ou de son administration.
De nombreux employeurs supposent à tort qu’ils ne sont pas l’administrateur de leur régime d’avantages sociaux. Nous entendons souvent des choses comme « Notre régime n’en a pas » et « Nous avons un administrateur tiers ». (Les fournisseurs de services comme les APT évitent généralement d’être des fiduciaires de régime, ne servant que de fiduciaires pour des fonctions précises, telles que l’examen des demandes et les appels.) Chaque régime ERISA a un administrateur; Si l’un d’entre eux n’est pas nommé dans le document du régime, il s’agit probablement de l’employeur lui-même.
Pourquoi est-ce important? Parce que les fiduciaires du régime peuvent être personnellement responsables des pénalités civiles imposées par le DOL, des pertes résultant de manquements à l’obligation fiduciaire et plus encore. Ils peuvent être nommés dans des poursuites et même faire l’objet de poursuites criminelles. La responsabilité fiduciaire peut s’étendre au conseil d’administration d’un employeur et à toutes les personnes qui prennent des décisions au nom de leurs régimes d’avantages sociaux.
Recommandations de pratiques exemplaires
Voici quelques conseils pratiques pour se conformer aux exigences réglementaires et atténuer les préoccupations concernant la responsabilité fiduciaire de l’ERISA :
- Nommez un fiduciaire dans votre document de régime ou établissez un comité fiduciaire dont la fonction est clairement définie
- Offrir une formation fiduciaire pour que chacun comprenne ses responsabilités
- Envisagez de souscrire une assurance fiduciaire
- S’assurer que les décisions relatives aux régimes d’avantages sociaux sont éclairées, motivées et fondées sur les documents constitutifs du régime
- Tenir des registres diligents de toutes les décisions prises.
- Examinez soigneusement les fournisseurs de services pour vous assurer qu’ils ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour soutenir vos employés et vos objectifs, tout en protégeant les actifs de votre régime.
Il peut être difficile de naviguer dans les tenants et aboutissants de la conformité aux régimes de prestations d’invalidité, mais notre équipe d’experts est là pour vous aider. Nous travaillons avec diligence pour nous assurer que les plans des clients sont administrés correctement et que toutes les nuances sont traitées de manière appropriée. Si nous pouvons aider votre organisme à se conformer au régime d’invalidité et d’absence, veuillez communiquer avec nous via notre site Web.
Une partie de ce contenu a été présentée lors de la conférence sur la conformité du DMEC en avril 2025. Un merci spécial à Anne Sanchez, actionnaire de Littler, pour son partenariat dans la présentation et ses contributions à ce blogue. >> En savoir plus – explorez nos solutions de gestion de l’invalidité et des absences
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