Lo que ERISA significa realmente para los planes de prestaciones de las empresas

Garantizar el cumplimiento de los complejos requisitos locales, estatales y federales plantea importantes retos a las empresas de todo EE.UU. Entre esas normativas federales se encuentra la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, más conocida como ERISA(Employee Retirement Income Security Act). 

A pesar de su nombre, el alcance de ERISA va mucho más allá de los planes de jubilación y abarca muchas otras áreas de las prestaciones a los empleados, incluida la baja por incapacidad. A continuación, ofreceré una visión general de ERISA, repasaré las principales responsabilidades de los administradores de planes de prestaciones y desentrañaré algunos términos de ERISA que suelen malinterpretarse.

ERISA 101

Como sugiere la R, ERISA se promulgó como ley federal para hacer frente a la aparición de los planes de jubilación 401(k) en la década de 1970. Pero muchas otras prestaciones de los empleados que proporcionan seguridad de ingresos también entran en el ámbito de la ley. ERISA sirve de fundamento jurídico para los programas de prestaciones de los empleados del sector privado (como los de jubilación y bienestar) y, en la mayoría de los casos, prevalece sobre las leyes estatales pertinentes. Su doble objetivo es garantizar que los empleados reciban las prestaciones que se les han prometido, al tiempo que ofrece protecciones clave a las empresas/organizaciones que administran esas prestaciones.

Junto con muchos planes de jubilación, los planes de prestaciones sociales sujetos a ERISA incluyen, entre otros, planes médicos, farmacéuticos, dentales, oftalmológicos y de incapacidad a corto y largo plazo. En cada caso, la empresa administradora debe declarar las prestaciones y los beneficiarios previstos del plan, su fuente de financiación y los procedimientos para solicitar y cobrar las prestaciones.

Por lo general, los planes de prestaciones para empleados eclesiásticos, gubernamentales y tribales no entran en el ámbito de aplicación de ERISA; tampoco lo hacen los planes estatutarios (como el seguro estatal de invalidez), la indemnización por accidente laboral o la indemnización por desempleo.

¿Qué se exige a los empresarios?

La documentación de los detalles del plan de prestaciones y la distribución de esa información a los empleados son elementos clave del cumplimiento de ERISA. Independientemente de su tamaño, las empresas están obligadas a mantener un documento del plan (a veces denominado "envoltorio") que establezca los términos legales, las condiciones y los procesos administrativos del plan. El Departamento de Trabajo (DOL) exige que se distribuya a los empleados, con cierta periodicidad, una versión resumida y en lenguaje sencillo del documento del plan, denominada descripción resumida del plan (SPD).

Aunque se denomine "resumen", cada SPD debe incluir más de 50 elementos obligatorios y lenguaje específico sobre ERISA, HIPAA, la Ley de Asistencia Asequible (ACA) y otros requisitos federales. Además, los cambios significativos del plan deben comunicarse a los empleados afectados mediante un resumen de modificaciones materiales (SMM, por sus siglas en inglés) con 210 días (o, en el caso de reducciones de prestaciones, 60 días) de antelación. Según el tipo de plan ERISA, pueden ser necesarias otras notificaciones y presentaciones.

Además de la distribución de avisos e información, ERISA dicta que los administradores del plan deben:

• Presentar los Formularios 5500 (si hay al menos 100 participantes en el plan al inicio del año del plan)
• Evitar las transacciones prohibidas
• Siga los procedimientos de reclamación indicados
• Cumplir las normas fiduciarias de ERISA, lo que significa administrar el plan de acuerdo con sus términos y con el único propósito de proporcionar prestaciones.

¿Qué es un fiduciario y por qué es importante?

La palabra "fiduciario" se asocia más a menudo con la banca, pero cuando se trata de planes de prestaciones ERISA, un fiduciario es cualquier persona o entidad responsable de parte de un plan, no sólo de los aspectos financieros. Los fiduciarios de ERISA incluyen a los administradores del plan (normalmente, las empresas y sus aseguradoras) y a todos aquellos con autoridad discrecional o control sobre la gestión del plan y sus activos o administración.

Muchos empresarios asumen erróneamente que no son los administradores de sus planes de prestaciones. A menudo oímos cosas como: "Nuestro plan no tiene administrador" y "Tenemos un tercero administrador". (Los proveedores de servicios como los TPA generalmente evitan ser fiduciarios del plan, sirviendo sólo como fiduciarios para funciones específicas, como revisiones de reclamaciones y apelaciones). Todo plan ERISA tiene un administrador; si no se nombra ninguno en el documento del plan, probablemente sea el propio empresario. 

¿Por qué es importante? Porque los fiduciarios de los planes pueden ser personalmente responsables de las sanciones civiles impuestas por el Departamento de Trabajo, de las pérdidas derivadas del incumplimiento de las obligaciones fiduciarias y de otras cuestiones. Pueden ser citados en juicios e incluso ser objeto de acciones penales. La responsabilidad fiduciaria puede extenderse al consejo de administración de una empresa y a todos los que toman decisiones en nombre de sus planes de prestaciones.

Recomendaciones de buenas prácticas

He aquí algunas orientaciones prácticas para cumplir con los requisitos reglamentarios y aliviar las preocupaciones sobre la responsabilidad fiduciaria de ERISA:

• Nombrar a un fiduciario del plan en el documento del plan o establecer un comité fiduciario cuya función esté claramente definida.
• Impartir formación fiduciaria para que todos comprendan sus responsabilidades.
• Considere la posibilidad de contratar un seguro fiduciario
• Garantizar que las decisiones sobre el plan de prestaciones estén fundamentadas, razonadas y basadas en los documentos rectores del plan.
• Mantener registros diligentes de todas las decisiones tomadas
• Investigue cuidadosamente a los proveedores de servicios para asegurarse de que cuentan con la experiencia y los conocimientos adecuados para apoyar a sus empleados y sus objetivos, protegiendo al mismo tiempo los activos de su plan.

Navegar por los entresijos del cumplimiento de los planes de prestaciones por incapacidad puede ser difícil, pero nuestro equipo de expertos está aquí para ayudar. Trabajamos con diligencia para garantizar que los planes de los clientes se administran correctamente y que todos los matices se gestionan adecuadamente. Si podemos ayudar a su organización con el cumplimiento de los planes de discapacidad y absentismo, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web.

Parte de este contenido se presentó en el DMEC en abril de 2025. Agradecimientos especiales a Ana SánchezAccionista de Littler, por su colaboración en la presentación y sus contribuciones a este blog. >> Leer más - explore nuestras soluciones de gestión de incapacidades y ausencias