Ce que l'ERISA signifie réellement pour les régimes d'avantages sociaux des employeurs

Assurer la conformité réglementaire avec des exigences locales, étatiques et fédérales complexes représente un défi important pour les employeurs des États-Unis. Parmi ces réglementations fédérales figure l'Employee Retirement Income Security Act de 1974, mieux connu sous le nom d'ERISA(loi sur la sécurité des revenus des retraités). 

Malgré son nom, la portée de l'ERISA va bien au-delà des régimes de retraite et s'étend à de nombreux autres domaines des avantages sociaux, y compris les congés d'invalidité. Je présenterai ici une vue d'ensemble de l'ERISA, j'examinerai les principales responsabilités des administrateurs de régimes d'avantages sociaux et je décrypterai certains termes couramment mal compris de l'ERISA.

ERISA 101

Comme le suggère le R, l'ERISA a été promulguée en tant que loi fédérale pour répondre à l'avènement des plans de retraite 401(k) dans les années 1970. Toutefois, de nombreux autres avantages sociaux destinés à assurer la sécurité des revenus relèvent également de cette loi. L'ERISA sert de fondement juridique aux programmes d'avantages sociaux du secteur privé (tels que les régimes de retraite et de prévoyance) et, dans la plupart des cas, supplante les lois des États. Son double objectif est de veiller à ce que les employés reçoivent les prestations qui leur ont été promises, tout en offrant des protections essentielles aux employeurs/organisations qui gèrent ces prestations.

Outre de nombreux régimes de retraite, les régimes de prévoyance soumis à l'ERISA comprennent, entre autres, les régimes d'assurance médicale, pharmaceutique, dentaire et visuelle, ainsi que les régimes d'invalidité à court et à long terme. Dans chaque cas, l'employeur gestionnaire doit indiquer les prestations et les bénéficiaires prévus par le régime, sa source de financement et les procédures de demande et de perception des prestations.

Les régimes d'avantages sociaux des églises, des gouvernements et des tribus ne relèvent généralement pas de l'ERISA, pas plus que les régimes légaux (comme l'assurance invalidité de l'État), l'indemnisation des accidents du travail ou l'indemnisation du chômage.

Quelles sont les obligations des employeurs ?

La documentation des détails du régime d'avantages sociaux et la distribution de ces informations aux employés sont des éléments clés de la conformité à la loi ERISA. Quelle que soit leur taille, les employeurs sont tenus de tenir à jour un document relatif au régime (parfois appelé "wrap") qui définit les conditions légales et les procédures administratives du régime. Le ministère du travail (DOL) exige qu'une version condensée et rédigée en langage clair du document du régime, appelée "summary plan description" (SPD), soit distribuée aux employés à différents intervalles.

Bien qu'il soit appelé "résumé", chaque SPD doit comprendre plus de 50 éléments obligatoires et un langage spécifique concernant l'ERISA, l'HIPAA, l'Affordable Care Act (ACA) et d'autres exigences fédérales. En outre, les modifications importantes du régime doivent être communiquées aux employés concernés par le biais d'un résumé des modifications importantes 210 jours (ou 60 jours dans le cas d'une réduction des prestations) à l'avance. D'autres notifications et dépôts peuvent être nécessaires, en fonction du type de régime ERISA.

Outre la distribution d'avis et d'informations, l'ERISA stipule que les administrateurs de régimes doivent.. :

• Déposer le formulaire 5500 (s'il y a au moins 100 participants au régime au début de l'exercice).
• Éviter les transactions interdites
• Suivre les procédures de demande d'indemnisation décrites
• se conformer aux règles fiduciaires de l'ERISA, c'est-à-dire administrer le régime conformément à ses dispositions et dans le seul but de fournir des prestations

Qu'est-ce qu'un fiduciaire et pourquoi est-ce important ?

Le mot "fiduciaire" est le plus souvent associé au secteur bancaire, mais lorsqu'il s'agit de régimes de prestations ERISA, un fiduciaire est toute personne ou entité responsable d'une partie d'un régime - et pas seulement des finances. Les fiduciaires ERISA comprennent les administrateurs du régime (généralement les employeurs et leurs compagnies d'assurance) et toutes les personnes ayant un pouvoir discrétionnaire ou un contrôle sur la gestion du régime, de ses actifs ou de son administration.

De nombreux employeurs pensent à tort qu'ils ne sont pas les administrateurs de leurs régimes de prestations. Ils entendent souvent dire : "Notre régime n'en a pas" ou "Nous avons un administrateur tiers". (Les prestataires de services tels que les TPA évitent généralement d'être des fiduciaires du régime, ne servant de fiduciaires que pour des fonctions spécifiques, telles que l'examen des demandes de remboursement et les recours). Chaque régime ERISA a un administrateur ; si celui-ci n'est pas nommé dans le document du régime, il s'agit probablement de l'employeur lui-même. 

Pourquoi cela est-il important ? Parce que les fiduciaires des régimes peuvent être tenus personnellement responsables des sanctions civiles imposées par le DOL, des pertes résultant de manquements aux obligations fiduciaires, etc. Ils peuvent être cités dans des procès et même faire l'objet de poursuites pénales. La responsabilité fiduciaire peut s'étendre au conseil d'administration d'un employeur et à toutes les personnes qui prennent des décisions au nom de leurs régimes de prestations.

Recommandations de bonnes pratiques

Voici quelques conseils pratiques pour se conformer aux exigences réglementaires et atténuer les craintes liées à la responsabilité fiduciaire de l'ERISA :

• Désigner un fiduciaire dans le document du régime ou mettre en place un comité fiduciaire dont les fonctions sont clairement définies.
• Organiser une formation fiduciaire afin que chacun comprenne ses responsabilités.
• Envisager de souscrire une assurance fiduciaire
• Veiller à ce que les décisions relatives aux régimes de prestations soient informées, motivées et fondées sur les documents régissant les régimes.
• Tenir un registre diligent de toutes les décisions prises
• Examiner soigneusement les fournisseurs de services pour s'assurer qu'ils ont l'expérience et l'expertise nécessaires pour soutenir vos employés et vos objectifs, tout en protégeant les actifs de votre régime.

Il peut être difficile de s'y retrouver dans les tenants et aboutissants de la conformité des régimes de prestations d'invalidité, mais notre équipe d'experts est là pour vous aider. Nous travaillons avec diligence pour nous assurer que les plans de nos clients sont administrés correctement et que toutes les nuances sont traitées de manière appropriée. Si nous pouvons aider votre organisation à se conformer aux régimes d'invalidité et d'absence, n'hésitez pas à nous contacter via notre site web.

Une partie de ce contenu a été présentée lors de la conférence du DMEC en avril 2025. Nous remercions tout particulièrement Anne SanchezShareholder chez Littler, pour son partenariat dans la présentation et ses contributions à ce blog. >> En savoir plus - explorer nos solutions de gestion de l'invalidité et des absences