Je viens d'être poursuivi en justice ! Et maintenant ?

"Vous avez été assigné". Trois mots qui peuvent faire peur à tout le monde, qu'il s'agisse de fonctionnaires, de chefs d'entreprise ou de passants innocents (jusqu'à preuve du contraire). Que vous vous y attendiez ou que vous le voyiez foncer sur vous, personne ne veut être le destinataire d'un procès. Heureusement, si le pire devait arriver, vous ne seriez pas seul.

Ce guide indique les mesures à prendre en cas de procès inattendu.

Garder son calme. Agir rapidement. Prévenir quelqu'un.

Au moment où vous recevez les documents, l'horloge tourne. Vous disposez d'un temps limité pour répondre à la plainte et le fait de ne pas le faire peut avoir de graves conséquences. Informez votre assureur et votre conseiller juridique dès que possible afin qu'ils aient le temps d'élaborer une défense et de répondre en temps utile. En outre, presque tous les accords d'assurance ou de mise en commun des risques prévoient la notification des réclamations effectives. En tant qu'assuré, ne prenez aucune partie de la défense en main (par exemple, en engageant un avocat, en discutant des règlements, etc.)

En plus de la défense, votre conseiller juridique aidera à coordonner les réponses internes et externes. En interne, il peut enquêter et évaluer les mesures de contrôle des risques, puis mettre en œuvre des actions correctives pour prévenir les problèmes et atténuer les risques. Sur le plan externe, il ou elle aide à coordonner les réactions du public et des médias, étant donné que les poursuites judiciaires sont du domaine public et ont tendance à attirer l'attention. Votre directeur juridique ou votre conseiller juridique devra discuter et se mettre d'accord sur la manière de traiter les médias. Du point de vue de la gestion des risques, il est recommandé de mettre en place une politique et une procédure à l'égard des médias avant que des poursuites ne soient engagées. Si une politique médiatique est en place, il est important de sensibiliser les personnes aux procédures qu'elle contient. 

Tout préserver

L'étape suivante a lieu avant la signification officielle, c'est-à-dire au moment où vos "sens de la poursuite" commencent à s'éveiller. Dès que l'on peut raisonnablement s'attendre à un litige, il faut conserver les preuves : courriels, documents, vidéos, photos, objets tangibles - tout ce qui pourrait être un tant soit peu pertinent. Si vous ne le faites pas, vous risquez de graves répercussions, telles que des sanctions judiciaires ou une défense compromise.

Votre avocat s'efforcera d'identifier les éléments potentiellement pertinents, mais le mieux est de tout conserver. 

Faites attention à vos interlocuteurs

Si les entités publiques sont généralement tenues de faire preuve d'ouverture et de franchise à l'égard du public, elles peuvent néanmoins se prévaloir du secret professionnel. Si vous avez déjà regardé une émission juridique, vous savez que cela signifie que toutes les communications entre l'avocat et le client sont protégées contre la divulgation au cours d'un litige.

Il s'agit d'un outil puissant mais fragile. Pour le protéger, assurez-vous que les communications juridiques sont séparées des courriels quotidiens et qu'elles ne sont partagées qu'avec les personnes qui ont besoin d'en prendre connaissance. Une transmission accidentelle peut lever le secret professionnel et exposer une stratégie sensible.

Préparez-vous pour le long terme

Les procès peuvent coûter cher. Pas seulement sur le plan financier, mais aussi en termes de temps, d'énergie et de ressources humaines. La communication avec les avocats, la conservation des preuves et la collecte d'informations sont autant de tâches qui pèsent lourd dans la balance. Les comparutions au procès, les dépositions et l'examen des documents signifient que vous pourriez avoir besoin de tout le monde pour réagir.

Si l'on y ajoute l'impact fiscal, un procès peut représenter une lourde charge pour toute entité. Vous devez discuter avec votre avocat de l'étendue de ce qu'il traitera et évaluer les avantages d'une minimisation des coûts grâce à des négociations de règlement.

Liste de contrôle en 12 points pour la réponse à une action en justice

Si vous faites l'objet d'un procès, voici une liste de contrôle en 12 points qui vous permettra de savoir comment réagir :

1. Informez votre assureur ou le représentant chargé du règlement des sinistres.
2. Contactez votre conseiller juridique.
3. Alertez votre équipe chargée des relations avec les médias.
4. Préparer une déclaration publique avec l'aide d'un juriste.
5. Conserver toutes les preuves (vidéos, documents, courriels, etc.).
6. Examinez la plainte pour savoir qui est poursuivi.
7. Identifiez votre groupe de contrôle de la communication pour maintenir les privilèges.
8. Conservez les documents privilégiés séparément des dossiers courants.
9. Préparer les dépositions.
10. Tenir compte de l'impact sur le temps et les ressources.
11. Identifier et gérer les risques supplémentaires.
12. Travailler avec les équipes juridiques et de gestion des risques pour adopter de futures mesures de prévention.

La balle est dans votre camp

Être poursuivi en justice n'est jamais facile ni amusant - ce n'est pas pour rien que les gens aiment en faire une menace. Mais grâce à ce guide, ce n'est plus un processus chaotique. En vous préparant aujourd'hui, vous vous protégez demain.

Si vous avez besoin d'aide pour élaborer un plan d'intervention ou former votre équipe, nous pouvons vous aider.