Acabei de ser processado! E agora?

"Foste notificado". Três palavras que podem causar medo em qualquer pessoa - desde funcionários públicos a proprietários de empresas e espectadores inocentes (até prova em contrário). Quer esteja à espera, quer a veja a correr na sua direção, ninguém quer ser alvo de um processo judicial. Felizmente, se o pior acontecer, não está sozinho.

Este guia identificará as medidas a tomar no caso de uma ação judicial inesperada.

Manter a calma. Agir rapidamente. Dizer a alguém.

A partir do momento em que a papelada chega às suas mãos, o relógio está a contar. Tem um tempo limitado para responder à queixa e não o fazer pode ter consequências graves. Notifique a sua companhia de seguros e o seu advogado o mais rapidamente possível para que tenham tempo de desenvolver uma defesa e responder atempadamente. Além disso, quase todos os contratos de seguro/grupo de risco exigem a notificação de reclamações efectivas. Como segurado, não tome nenhuma parte da defesa nas suas próprias mãos (por exemplo, contratar um advogado, falar de acordos, etc.)

Para além da defesa, o seu advogado designado ajudará a coordenar as respostas internas e externas. Internamente, pode investigar e avaliar as medidas de controlo de riscos e, em seguida, implementar acções corretivas para evitar problemas e reduzir os riscos. A nível externo, pode ajudar a coordenar a resposta do público e dos meios de comunicação social, uma vez que os processos judiciais são do domínio público e tendem a chamar a atenção. O diretor jurídico ou o consultor jurídico devem discutir e acordar a forma de lidar com os meios de comunicação social. Do ponto de vista da gestão do risco, recomenda-se a adoção de uma política e de um procedimento para os meios de comunicação social antes do surgimento de qualquer processo judicial. Se existir uma política para os meios de comunicação social, é importante sensibilizar os indivíduos para os procedimentos contidos nessa política. 

Conservar tudo

O passo seguinte acontece antes de ser oficialmente notificado - exatamente na altura em que os seus "sentidos processuais" começam a formigar. Assim que o litígio for razoavelmente antecipado, deve preservar as provas: e-mails, documentos, vídeos, fotografias, objectos tangíveis - tudo o que possa ser remotamente relevante. Se não o fizer, poderá ter repercussões graves, como sanções judiciais ou uma defesa prejudicada.

O seu advogado de defesa esforçar-se-á por identificar elementos potencialmente relevantes, mas a sua melhor aposta é guardar tudo. 

Cuidado com quem fala

Embora as entidades públicas tenham geralmente a responsabilidade de serem abertas e sinceras para com o público, ainda têm o benefício do privilégio advogado-cliente. Se alguma vez viu um programa jurídico, sabe que isto significa que todas as comunicações entre o advogado e o cliente estão protegidas contra a divulgação durante o litígio.

Esta é uma ferramenta poderosa, mas frágil. Para a proteger, certifique-se de que as comunicações legais são mantidas separadas dos e-mails do dia a dia e partilhadas apenas com quem precisa de saber. Um encaminhamento acidental pode anular o privilégio e expor uma estratégia sensível.

Prepare-se para o longo prazo

As acções judiciais podem ser dispendiosas. Não apenas financeiramente, mas também em termos de tempo, energia e recursos humanos. A comunicação com o advogado, a preservação de provas e a recolha de informações têm um custo considerável. Comparências em julgamentos, depoimentos e revisões de documentos significam que pode precisar de todos os recursos para responder.

Se acrescentarmos o impacto fiscal, uma ação judicial pode ser um grande problema para qualquer entidade. É aconselhável discutir com o advogado o âmbito do que será tratado e ponderar as vantagens de minimizar os custos com negociações de acordo.

Lista de verificação de 12 pontos para resposta a acções judiciais

Se se encontrar numa ação judicial, eis uma lista de verificação rápida de 12 pontos que pode consultar para saber como responder:

1. Notificar a sua seguradora ou o seu representante de sinistros.
2. Contactar o seu advogado.
3. Alertar a sua equipa de relações com os meios de comunicação social.
4. Preparar uma declaração pública com base em informações jurídicas.
5. Preservar todas as provas (vídeos, documentos, correio eletrónico, etc.).
6. Analisar a queixa para ver quem está a ser processado.
7. Identifique o seu grupo de controlo das comunicações para manter o privilégio.
8. Manter os documentos privilegiados separados dos ficheiros de rotina.
9. Preparar os depoimentos.
10. Considerar o impacto no tempo e nos recursos.
11. Identificar e gerir exposições adicionais ao risco.
12. Trabalhar com as equipas jurídicas e de risco para adotar medidas de prevenção futuras.

A bola está no seu campo

Ser processado nunca é fácil e nunca é divertido - há uma razão pela qual as pessoas adoram transformá-lo numa ameaça. Mas, com este guia, não tem de ser um processo caótico. A preparação de hoje pode protegê-lo amanhã.

Se precisar de ajuda para criar um plano de resposta ou formar a sua equipa, nós podemos ajudar.