Me acaban de demandar. ¿Y ahora qué?

"Usted ha sido notificado". Tres palabras que pueden infundir miedo a cualquiera, desde funcionarios públicos a empresarios o transeúntes inocentes (hasta que se demuestre lo contrario). Tanto si te lo esperas como si lo ves venir a toda velocidad, nadie quiere recibir una demanda. Por suerte, si ocurre lo peor, no está solo.

Esta guía le indicará los pasos a seguir en caso de una demanda inesperada.

Mantenga la calma. Actúe con rapidez. Díselo a alguien.

En el momento en que el papeleo llega a sus manos, el tiempo corre en su contra. Tiene un tiempo limitado para responder a la denuncia y no hacerlo podría tener graves consecuencias. Notifíquelo a su aseguradora y a su asesor jurídico lo antes posible para que tengan tiempo de elaborar una defensa y responder a tiempo. Además, casi todos los contratos de seguro o de agrupación de riesgos exigen la notificación de las reclamaciones reales. Como asegurado, no tome ninguna parte de la defensa en sus propias manos (por ejemplo, contratar a un abogado, llegar a un acuerdo, etc.).

Además de la defensa, el abogado asignado ayudará a coordinar las respuestas internas y externas. Internamente, puede investigar y evaluar las medidas de control de riesgos y, a continuación, aplicar medidas correctivas para evitar problemas y mitigar riesgos. Externamente, ayudará a coordinar la respuesta del público y los medios de comunicación, ya que las demandas son de dominio público y tienden a llamar la atención. Su director jurídico o asesor legal querrá discutir y acordar cómo tratar a los medios de comunicación. Desde el punto de vista de la gestión de riesgos, se recomienda contar con una política y un procedimiento para los medios de comunicación antes de que surjan demandas. Si existe una política de medios de comunicación, es importante que las personas conozcan los procedimientos que contiene. 

Conservar todo

El siguiente paso tiene lugar antes de que le notifiquen oficialmente la demanda, justo cuando sus "sentidos demandados" empiezan a cosquillear. Tan pronto como se prevea razonablemente un litigio, debe conservar las pruebas: correos electrónicos, documentos, vídeos, fotos, objetos tangibles... cualquier cosa que pueda ser remotamente relevante. No hacerlo puede acarrear graves repercusiones, como sanciones judiciales o una defensa perjudicada.

Su abogado defensor trabajará para identificar los elementos potencialmente relevantes, pero lo mejor es que lo conserve todo. 

Cuidado con quién hablas

Aunque las entidades públicas tienen generalmente la responsabilidad de ser abiertas y sinceras con el público, siguen gozando del privilegio abogado-cliente. Si alguna vez ha visto un programa jurídico, sabrá que esto significa que todas las comunicaciones entre el abogado y el cliente están protegidas contra la divulgación durante el litigio.

Es una herramienta poderosa pero frágil. Para protegerla, asegúrate de que las comunicaciones jurídicas se mantienen separadas de los correos electrónicos cotidianos y sólo se comparten con quienes necesitan saberlo. Un reenvío accidental puede anular la confidencialidad y poner al descubierto una estrategia delicada.

Prepárate para el largo recorrido

Los pleitos pueden ser caros. No sólo económicamente, sino también en tiempo, energía y recursos humanos. La comunicación con los abogados, la conservación de pruebas y la recopilación de información suponen un coste considerable. Las comparecencias en juicios, las declaraciones juradas y las revisiones de documentos implican que puede necesitar toda la ayuda posible para responder.

Si añadimos el impacto fiscal, un pleito puede suponer una importante sangría para cualquier entidad. Conviene discutir con el abogado el alcance de lo que van a gestionar y sopesar las ventajas de minimizar los costes con negociaciones de conciliación.

Lista de control de 12 puntos para responder a una demanda

Si se ve inmerso en un pleito, aquí tiene una rápida lista de control de 12 puntos que puede consultar para saber cómo responder:

1. Notifíquelo a su compañía de seguros o a su representante de reclamaciones.
2. Póngase en contacto con su asesor jurídico.
3. Alerte a su equipo de relaciones con los medios de comunicación.
4. Preparar una declaración pública con aportaciones jurídicas.
5. Conserve todas las pruebas (vídeos, documentos, correos electrónicos, etc.).
6. Revise la demanda para ver a quién se demanda.
7. Identifique su grupo de control de comunicación para mantener el privilegio.
8. Mantenga los documentos privilegiados separados de los archivos rutinarios.
9. Prepárese para las declaraciones.
10. Considere el impacto sobre el tiempo y los recursos.
11. Identificar y gestionar riesgos adicionales.
12. Colabore con los equipos jurídicos y de riesgos para adoptar futuras medidas de prevención.

La pelota está en tu tejado

Ser demandado nunca es fácil ni divertido: por algo a la gente le encanta convertirlo en una amenaza. Pero, con esta guía, no tiene por qué ser un proceso caótico. Prepararse hoy puede protegerle mañana.

Si necesita ayuda para elaborar un plan de respuesta o formar a su equipo, podemos ayudarle.