Apa arti ERISA bagi program manfaat bagi pemberi kerja

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dengan persyaratan lokal, negara bagian, dan federal yang kompleks menghadirkan tantangan yang signifikan bagi pemberi kerja di seluruh A.S. Di antara peraturan federal tersebut adalah Undang-Undang Jaminan Pendapatan Pensiun Karyawan tahun 1974, yang lebih dikenal sebagai ERISA. 

Terlepas dari namanya, jangkauan ERISA jauh melampaui program pensiun hingga ke berbagai bidang tunjangan karyawan lainnya - termasuk cuti disabilitas. Di sini, saya akan memberikan gambaran umum tentang ERISA, mengulas tanggung jawab utama administrator program tunjangan dan menguraikan beberapa terminologi ERISA yang sering disalahpahami.

ERISA 101

Seperti yang disarankan oleh R, ERISA diberlakukan menjadi undang-undang federal untuk mengatasi munculnya program pensiun 401(k) pada tahun 1970-an. Namun, banyak tunjangan karyawan lainnya yang memberikan jaminan pendapatan juga termasuk dalam cakupan undang-undang ini. ERISA berfungsi sebagai landasan hukum untuk program tunjangan karyawan sektor swasta (seperti pensiun dan kesejahteraan) dan, dalam banyak kasus, mendahului undang-undang negara bagian yang relevan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa karyawan menerima tunjangan yang dijanjikan, sekaligus memberikan perlindungan utama bagi pemberi kerja/organisasi yang memberikan tunjangan tersebut.

Bersama dengan banyak program pensiun, program tunjangan kesejahteraan yang tunduk pada ERISA mencakup antara lain program medis, farmasi, gigi, penglihatan, dan cacat jangka pendek dan panjang. Dalam setiap kasus, pemberi kerja yang mengelola program harus menyatakan manfaat dan penerima manfaat yang diinginkan, sumber pembiayaan dan prosedur untuk mengajukan dan mengumpulkan manfaat.

Program tunjangan karyawan gereja, pemerintah, dan suku pada umumnya tidak termasuk dalam cakupan ERISA; begitu pula dengan program-program hukum (seperti asuransi kecacatan negara bagian), kompensasi pekerja, atau kompensasi pengangguran.

Apa saja yang dibutuhkan oleh pemberi kerja?

Dokumentasi rincian program manfaat dan distribusi informasi tersebut kepada karyawan adalah elemen kunci dari kepatuhan ERISA. Terlepas dari ukurannya, pemberi kerja diwajibkan untuk menyimpan dokumen program (terkadang disebut sebagai "bungkus") yang menetapkan syarat, ketentuan, dan proses administratif program. Departemen Tenaga Kerja (DOL) mengamanatkan bahwa versi ringkas dan sederhana dari dokumen rencana, yang disebut ringkasan deskripsi rencana (SPD), harus didistribusikan kepada karyawan pada berbagai interval.

Meskipun disebut sebagai "ringkasan", setiap SPD harus mencakup lebih dari 50 elemen wajib dan bahasa khusus mengenai ERISA, HIPAA, Affordable Care Act (ACA), dan persyaratan federal lainnya. Selain itu, perubahan rencana yang signifikan harus dikomunikasikan kepada karyawan yang terkena dampak melalui ringkasan modifikasi material (SMM) 210 hari (atau, dalam hal pengurangan manfaat, 60 hari) sebelumnya. Pemberitahuan dan pengarsipan lainnya mungkin diperlukan, tergantung pada jenis rencana ERISA.

Selain distribusi pemberitahuan dan informasi, ERISA menentukan bahwa administrator program harus melakukannya:

• Mengajukan Formulir 5500 (jika terdapat setidaknya 100 peserta program pada awal tahun program)
• Hindari transaksi yang dilarang
• Ikuti prosedur klaim yang telah diuraikan
• Mematuhi peraturan fidusia ERISA, yang berarti mengelola program sesuai dengan ketentuannya dan dengan tujuan semata-mata untuk memberikan manfaat

Apa itu fidusia, dan mengapa itu penting?

Kata "fidusia" paling sering dikaitkan dengan perbankan, tetapi dalam hal program manfaat ERISA, fidusia adalah setiap orang atau entitas yang bertanggung jawab atas bagian dari rencana - bukan hanya keuangan. Fidusia ERISA mencakup administrator program (biasanya, pemberi kerja dan perusahaan asuransi mereka) dan semua pihak yang memiliki wewenang atau kendali atas pengelolaan program dan aset atau administrasinya.

Banyak perusahaan yang salah mengasumsikan bahwa mereka bukan administrator program manfaat mereka. Kita sering mendengar hal-hal seperti, "Program kami tidak memilikinya," dan, "Kami memiliki administrator pihak ketiga." (Penyedia layanan seperti TPA umumnya menghindari menjadi fidusia program, dan hanya berfungsi sebagai fidusia untuk fungsi-fungsi tertentu, seperti tinjauan klaim dan banding). Setiap program ERISA memiliki administrator; jika tidak disebutkan namanya dalam dokumen program, kemungkinan besar administratornya adalah pemberi kerja itu sendiri. 

Mengapa hal ini penting? Karena fidusia program dapat bertanggung jawab secara pribadi atas hukuman perdata yang dinilai oleh DOL, kerugian yang diakibatkan oleh pelanggaran tugas fidusia dan banyak lagi. Mereka dapat disebut dalam tuntutan hukum dan bahkan dapat dituntut secara pidana. Tanggung jawab fidusia dapat meluas ke dewan direksi pemberi kerja dan semua orang yang membuat keputusan atas nama program manfaat mereka.

Rekomendasi praktik terbaik

Berikut adalah beberapa panduan praktis untuk mematuhi persyaratan peraturan dan mengurangi kekhawatiran tentang tanggung jawab fidusia ERISA:

• Sebutkan fidusia rencana dalam dokumen rencana Anda atau bentuk komite fidusia yang fungsinya diuraikan dengan jelas
• Mengadakan pelatihan fidusia agar semua orang memahami tanggung jawab mereka
• Pertimbangkan untuk membeli asuransi fidusia
• Memastikan keputusan program manfaat telah diinformasikan, beralasan, dan didasarkan pada dokumen rencana yang mengatur
• Menyimpan catatan yang cermat atas semua keputusan yang dibuat
• Periksa penyedia layanan dengan cermat untuk memastikan mereka memiliki pengalaman dan keahlian yang tepat untuk mendukung karyawan dan tujuan Anda - sekaligus melindungi aset rencana Anda

Menelusuri seluk beluk kepatuhan program tunjangan disabilitas bisa jadi sulit, namun tim ahli kami siap membantu. Kami bekerja dengan tekun untuk memastikan program klien dikelola dengan baik dan semua nuansa ditangani dengan tepat. Jika kami dapat membantu organisasi Anda dalam hal kepatuhan terhadap program disabilitas dan ketidakhadiran, silakan hubungi kami melalui situs web kami.

Beberapa dari konten ini dipresentasikan di acara DMEC Konferensi Kepatuhan pada bulan April 2025. Ucapan terima kasih khusus kepada Anne SanchezPemegang Saham di Littler, atas kerja samanya dalam presentasi dan kontribusinya pada blog ini. >> Pelajari lebih lanjut - jelajahi solusi manajemen disabilitas dan ketidakhadiran kami