De complexiteit van de werkstatus van een werknemer op afstand onderzoeken

Werken op afstand is steeds meer de norm geworden — het is zelfs populairder dan ooit. Tussen 2019 en 2021ishet aantal mensen dat voornamelijk vanuit huis werktverdrievoudigdvan 9 miljoen naar 27,6 miljoen. Voor velen was het onverwacht hoe sterk de pandemie het woon-werkverkeer in de Verenigde Staten zou beïnvloeden. 

Ongeacht de omstandigheden op het werk is het voor de naleving van het arbeidsrecht van essentieel belang dat een werknemer onder de juiste staatswetgeving valt. De toestroom van werknemers die overschakelen op telewerken en een samenloop van andere complexe factoren maken de situatie onduidelijk. Deze verschuiving alleen al stelt professionals op het gebied van verzuimbeheer voor ongekende uitdagingen. 

Neem bijvoorbeeld een medewerkster genaamd Sofia die vanuit haar huis in Wisconsin op afstand werkt voor een technologiebedrijf. Sarah's leidinggevende, Barbara, werkt vanuit haar huis in Californië. Het bedrijf opereert uitsluitend op afstand en heeft geen fysiek hoofdkantoor. Wat is dan Sarah's werkstaat? Wisconsin? Californië, waar Sarah's leidinggevende haar diensten aanstuurt? Of geen van beide? Het antwoord is ingewikkeld.

Waarom het werk van de staat belangrijk is

Elke staat heeft verschillende wetten en vereisten met betrekking tot werkloosheid, loonbelasting, werkloosheid van werknemers en andere arbeidsrechtelijke kwesties. Elke werknemer moet zich houden aan de toepasselijke wetgeving van zijn of haar staat. 

In 2004 heeft het adviesorgaan voor werkgelegenheid en opleiding van het Amerikaanse Ministerie van Arbeidde bepalingen inzake lokalisatie van werk bijgewerkt, oftewel de principes voor het bepalen waar lonen moeten worden gerapporteerd wanneer het werk volledig in één staat of in een aantal verschillende staten wordt uitgevoerd. De bepalingen inzake "lokalisatie van werk" zijn aanvullende bepalingen van de wetgeving van de staten inzake werkloosheidsverzekering (UI). 

Dit was de eerste update sinds in 1952richtlijnenwerden uitgevaardigd voor de interpretatie van staatsbepalingen inzake "lokalisatie van werk" — ingegeven door ingrijpende verschuivingen op de arbeidsmarkt, waaronder de opkomst van het internet en de terroristische aanslag van 11 september 2001, die een tijdelijke massale verhuizing naar New Jersey noodzakelijk maakte.

De werksituatie van een werknemer bepalen

Over het algemeen worden de lonen van werknemers volgens de werkloosheidswetgeving van de staat gerapporteerd aan de staat waar het werk wordt uitgevoerd, en zijn de wetten van die staat van toepassing. Voor Sarah zou dat Wisconsin betekenen. Maar vaak is het niet zo eenvoudig.

Hoewel staten verschillende benaderingen hanteren om dit te bepalen, gebruiken veel staten de ULOW-test (unemployment of localization of work), waarbij een werkgever vragen beantwoordt over de vraag of de dienstverlening van een werknemer 'gelokaliseerd' is in een bepaalde staat.

Een dienst is 'gelokaliseerd' binnen een staat als deze volledig binnen een staat wordt uitgevoerd, of zowel binnen als buiten de staat wordt uitgevoerd, maar de diensten buiten de staat tijdelijk en van voorbijgaande aard zijn of bestaan uit geïsoleerde transacties. Als dit het geval is,isde dienst van de werknemergelokaliseerdin die staat en is dat de staat waar hij werkt. Als het bovenstaande echter niet van toepassing is, moet er toch worden bepaald in welke staat hij werkt. De volgende vragen moeten dan in deze volgorde worden gesteld:

– Wordt een deel van de dienstverlening uitgevoerd in de staat waar het bedrijf zijn hoofdvestiging heeft?

Zo niet, 

– Wordt een deel van de dienst uitgevoerd in de staat van waaruit de dienst wordt geleid of gecontroleerd?

Zo niet,

– Wordt een deel van de dienstverlening uitgevoerd in de staat waar de werknemer woont?

Laten we deze test gebruiken met het volgende scenario in gedachten: Sarah, een medewerkster van een technologiebedrijf, woont in Wisconsin en ontvangt al haar werkopdrachten en producten via internetcommunicatie van haar baas, Barbara, in Californië. 

Nee,

– het bedrijf werkt volledig op afstand en heeft geen operationele basis. 

Nee,

– geen enkel onderdeel van Sarah's diensten wordt uitgevoerd in Californië, de staat van waaruit de dienst wordt geleid of gecontroleerd. 

Ja,

– Sarah voert al haar werkzaamheden uit in Wisconsin, de staat waar ze woont. Hoewel haar leidinggevende in Californië is gevestigd,is Wisconsin de staat waar Sarah werkt enis haar dienstverband onderworpen aan de wetgeving van Wisconsin. Alle lonen vanaf de datum waarop ze vanuit Wisconsin is gaan telewerken,moeten worden aangegeven in Wisconsin.

Belangrijke overwegingen

Het bepalen van de werksituatie van een werknemer verloopt mogelijk anders als er sprake is van een verlofaanvraag op grond van de Family and Medical Leave Act (FMLA). De wet bevat specifieke richtlijnen voor het beoordelen of de woonplaats van een werknemer officieel als werkplek kan worden beschouwd. 

Volgens de FMLA geldt voor werknemers die zich melden bij of opdrachten ontvangen van een andere locatie, dat hun persoonlijke woonplaatsniet als werkplekwordt beschouwd. In plaats daarvan geldt de staat waar hun opdrachten vandaan komen. In het geval van Sarah, die in de technologiesector werkt, is haar werkstaat de staat waar haar baas gevestigd is, namelijk Californië. 

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om zijn processen voor het bepalen van de werksituatie van een werknemer grondig te herzien en de nauwkeurigheid ervan te waarborgen om nadelige gevolgen voor beide partijen op de lange termijn te voorkomen. Werkgevers moeten een uitgebreide evaluatie uitvoeren, vooral als er sinds de pandemie, die het werklandschap ingrijpend heeft veranderd, nog geen evaluatie heeft plaatsgevonden.

Deze inhoud werd oorspronkelijk gepubliceerd door de Disability Management Employer Coalition (DMEC) als onderdeel van de rubriek Absence Matters.

Meer informatie > ontdek onzeoplossingen voor verzuimbeheer.