Explorar a complexidade do estado de trabalho de um trabalhador remoto

O trabalho remoto tornou-se cada vez mais comum — na verdade, está em um nível sem precedentes. Entre 2019 e 2021, o número de pessoas que trabalham principalmente a partir de casatriplicou, passando de 9 milhões para 27,6 milhões. Para muitos, foi inesperado o forte impacto que a pandemia teria no panorama dos deslocamentos diários nos Estados Unidos. 

Independentemente das circunstâncias relacionadas ao trabalho, é essencial para o cumprimento da legislação trabalhista que o funcionário seja regido pelas leis estaduais corretas. O influxo de funcionários que estão a mudar para o trabalho remoto e uma confluência de outros fatores complexos tornam a situação ainda mais confusa. Essa mudança, por si só, representa desafios sem precedentes para os profissionais de gestão de ausências. 

Considere uma funcionária chamada Sofia, que trabalha remotamente a partir da sua casa em Wisconsin para uma empresa de tecnologia. A supervisora de Sofia, Barbara, trabalha a partir da sua casa na Califórnia. A empresa opera como uma organização exclusivamente remota e não possui sede física. Qual é, então, o estado de trabalho de Sofia? Wisconsin? Califórnia, de onde a supervisora de Sofia dirige os seus serviços? Ou nenhuma das opções acima? A resposta é complicada.

Por que o estado do trabalho é importante

Cada estado tem leis e requisitos diferentes em relação ao desemprego, impostos sobre a folha de pagamento, desemprego dos trabalhadores e outras questões relacionadas à legislação trabalhista. Cada trabalhador deve cumprir as leis estaduais aplicáveis. 

Em 2004, o sistema consultivo de administração de emprego e formação do Departamento do Trabalho dos EUA atualizouas disposições relativas à localização do trabalho, ou princípios para determinar onde os salários devem ser declarados quando o trabalho é realizado inteiramente num estado ou em vários estados diferentes. As disposições relativas à «localização do trabalho» são disposições adicionais das leis estaduais de seguro-desemprego (UI). 

Esta foi a primeira atualização desde queas orientaçõespara a interpretação das disposições estaduais sobre «localização do trabalho» foram emitidas em 1952 — impulsionadas por mudanças sísmicas no emprego, incluindo o advento da Internet e o ataque terrorista de 11 de setembro de 2001, que exigiu uma realocação temporária em massa para Nova Jérsia.

Determinar o estado de trabalho de um funcionário

Em geral, de acordo com as leis estaduais de desemprego, os salários dos trabalhadores são comunicados ao estado onde o trabalho é realizado, e as leis desse estado prevalecem. Para Sarah, isso significaria Wisconsin. Mas, na maioria das vezes, não é assim tão simples.

Embora os estados utilizem várias abordagens para tomar essa decisão, muitos utilizam o teste de desemprego de localização do trabalho (ULOW), no qual um empregador responde a perguntas sobre se o serviço de um funcionário é «localizado» num estado específico.

Um serviço é «localizado» dentro de um estado se for prestado inteiramente dentro desse estado ou se for prestado tanto dentro como fora do estado, mas os serviços fora do estado forem temporários, de natureza transitória ou consistirem em transações isoladas. Se for esse o caso, o serviço do funcionárioé localizadonesse estado, e esse é o seu estado de trabalho aplicável. No entanto, se o acima exposto não for aplicável, ainda assim deve ser feita uma determinação do estado de trabalho. As seguintes perguntas devem então ser aplicadas nesta ordem:

– Alguma parte do serviço é prestada no estado em que a empresa tem a sua sede?

Caso contrário, 

– Alguma parte do serviço é prestada no estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado?

Caso contrário,

– Alguma parte do serviço é prestada no estado em que o funcionário reside?

Vamos utilizar este teste considerando o cenário inicial: Sarah, funcionária de uma empresa de tecnologia, residente em Wisconsin, recebe todas as suas tarefas e produtos de trabalho através de comunicação pela Internet da sua chefe, Barbara, na Califórnia. 

Não,

– a empresa opera totalmente à distância e não possui sede. 

Não,

– nenhuma parte dos serviços da Sarah é prestada na Califórnia, o estado a partir do qual o serviço é dirigido ou controlado. 

Sim,

– Sarah está a desempenhar todas as suas funções profissionais em Wisconsin, o estado onde reside. Apesar de o seu supervisor estar sediado na Califórnia,o estado de trabalho de Sarah é Wisconsin,e o seu emprego está sujeito à legislação de Wisconsin. Todos os salários desde a data em que começou a trabalhar remotamente a partir de Wisconsin devem ser declarados a Wisconsin.

Considerações importantes

Determinar o estado de trabalho de um funcionário pode não funcionar da mesma forma se houver um pedido de licença ao abrigo da Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA). A lei tem orientações específicas para avaliar se a residência de um funcionário constitui oficialmente um local de trabalho. 

De acordo com a FMLA, no caso de um funcionário que se reporta ou recebe atribuições de um local diferente, a sua residência pessoalnãoéumlocal de trabalho. Em vez disso, seria o estado de onde vêm as suas atribuições. No caso da funcionária de tecnologia Sarah, o seu estado de trabalho seria aquele em que o seu chefe está localizado — Califórnia. 

É responsabilidade do empregador rever minuciosamente os seus processos relativos à determinação do estado de trabalho de um funcionário e garantir a sua precisão, a fim de evitar efeitos residuais para ambas as partes no futuro. Os empregadores devem realizar uma revisão abrangente, especialmente se nenhuma tiver ocorrido desde que a pandemia alterou o panorama do local de trabalho.

Este conteúdo foi originalmente publicado pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna Absence Matters.

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