Te midden van steeds veranderende verwachtingen en wettelijke vereisten worden werkgevers geconfronteerd met een grote complexiteit bij het aanpassen van werknemers op het werk. Op grond van de Amerikaanse Wet voor Gehandicapten (ADA) en andere regelgeving en jurisprudentie zijn werkgevers verplicht om, via een interactief proces en zonder onnodige lasten op zich te nemen, redelijke aanpassingen te maken voor werknemers - die mogelijk weer aan het werk gaan na een verwonding op de werkplek, ondersteuning zoeken voor cognitieve beperkingen, een aanpassing vragen in overeenstemming met hun religieuze overtuiging of verschillende andere behoeften hebben. Ongeacht of de aanpassing verband houdt met een arbeidsongeschiktheidsclaim, handicap of andere factor, werkgevers hebben goede begeleiding nodig bij het navigeren door dit verwarrende landschap.
We hebben onlangs de koppen bij elkaar gestoken om een aantal van de huidige problemen op het gebied van personeelshuisvesting te onderzoeken, zowel vanuit het perspectief van de werkgever als van de dienstverlener.
Wat maakt het huisvesten van werknemers zo uitdagend?
Veel organisaties in de Verenigde Staten hebben moeite om de aanvragen voor werkaanpassingen bij te houden en om ervoor te zorgen dat aan alle relevante eisen wordt voldaan. De belangrijkste uitdagingen voor de werkgevers van vandaag zijn onder andere:
- Proactief en consequent zijn: De afgelopen jaren hebben sommige bedrijven gestreefd naar consistentie en het proactief verminderen van de administratieve last van aanpassingen door in hoogte verstelbare bureaus, ergonomische stoelen, grote computermonitoren en andere veelgevraagde apparatuur standaard te maken voor alle werknemers. De verschuiving van werken op locatie naar werken op afstand en hybride regelingen heeft die aanpak echter bemoeilijkt. Wat gebeurt er als de standaardapparatuur niet in een thuiswerkplek past? Wie is verantwoordelijk voor installatie en onderhoud? Hoe wordt de apparatuur teruggehaald als een werknemer op afstand vertrekt? Moeten hybride werknemers twee sets apparatuur krijgen? Dit soort vragen brengt echte logistieke problemen met zich mee en maakt het moeilijk om de kosten in de hand te houden.
- Evaluatie en documentatie: Werkgevers hebben een vastomlijnd proces nodig om te bepalen welke verzoeken om aanpassingen worden ingewilligd en hoe deze aanpassingen het best kunnen worden uitgevoerd in het voordeel van de werknemer en binnen de richtlijnen voor redelijke uitgaven. Elk verzoek moet op zijn eigen merites worden beoordeeld, op basis van documentatie van deskundige medische professionals. Grote organisaties met grote afdelingen personeelszaken (HR) of risicomanagement kunnen interne specialisten hebben die verantwoordelijk zijn voor het kritisch beoordelen van verzoeken om aanpassingen; kleinere organisaties die niet veel verzoeken krijgen, zullen het waarschijnlijk moeilijker hebben om te bepalen hoe ze het beste te werk kunnen gaan.
- Budget: Of het nu gaat om tijd weg van het werk of de aanschaf van nieuwe apparatuur, er zijn kosten verbonden aan werkaanpassingen. (Sommige van deze uitgaven zijn wettelijk verplicht, andere zijn juist bedoeld om de productiviteit, veiligheid en inclusie te bevorderen). Veel organisaties worstelen met het budgetteren van deze uitgaven. Moeten aanpassingen voor werknemers worden beschouwd als een operationele uitgave of horen ze thuis in het HR-budget of het risicomanagementbudget?
- Georganiseerde arbeid: Het kan erg lastig zijn om aanpassingen door te voeren in een vakbondsomgeving. Wijzigingen in roosters en werkonderbrekingen kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op de anciënniteit van een werknemer - en dus op alles waarop hij of zij volgens een collectieve arbeidsovereenkomst zou bieden. Bovendien kan het veranderen van het rooster of de taken van een vakbondsmedewerker als onderdeel van een aanpassing een ongepaste invloed hebben op die van een andere medewerker. Dit blijkt vooral moeilijk te zijn onder de nieuwe Pregnant Workers Fairness Act. (Zie voor meer informatie over de PWFA ons artikel over trends en ontwikkelingen op het gebied van wetgeving die van invloed zijn op de Amerikaanse beroepsbevolking in de nieuwste Edging up vanons digitale magazine, edge).
Effectieve strategieën
Omdat we beseffen dat het programma van elke organisatie uniek is, raden we hier een paar benaderingen van accommodatiebeheer aan:
- Centraliseer processen: Hoewel sommigen ervoor kiezen om de kosten binnen de bedrijfsvoering te houden (wat managers kan ontmoedigen om accommodaties toe te kennen), raden we aan om het budget voor accommodaties waar mogelijk te centraliseren. Als alle accommodatieverzoeken via één team en financieringsbron lopen, kan dit de interne silo's tussen HR en risicomanagement doorbreken en creatievere probleemoplossing mogelijk maken. Het kan er ook toe leiden dat verzoeken met een kritisch oog worden bekeken. Als iemand bijvoorbeeld om nieuwe apparatuur vraagt, zal een toegewijd, gecentraliseerd team eerder overwegen dat een ergonomische evaluatie en wat voorlichting over het juiste gebruik van bestaande apparatuur voldoende kan zijn.
- Zorg voor een positieve werknemerservaring: Een ander voordeel van de gecentraliseerde aanpak is dat werkgevers zich kunnen blijven richten op het effectief aanpassen van werknemers in plaats van op de oorzaak van de blessure/behoefte. Daarnaast zien we een trend bij werkgevers om fast track-opties te implementeren voor aanpassingen onder een bepaalde drempel (zoals $500), zodat werknemers efficiënter en met minder gedoe in hun behoeften kunnen voorzien; het beperken van de noodzaak voor een uitgebreid onderzoek en volledig interactief proces kan ook de totale kosten voor de werkgever verlagen. Sommigen hebben hun bezorgdheid geuit over het feit dat fast tracking het volume kan doen toenemen, maar op basis van anekdotisch bewijs hebben we vastgesteld dat dit niet het geval is.
- Implementeer op feiten gebaseerde processen: Om de budgetten en de vraag binnen de perken te houden, raden we af om een lijst met accommodatiemogelijkheden op te stellen waaruit werknemers kunnen kiezen. In plaats daarvan kun je het beste vertrouwen op professionele aanbevelingen en het evaluatieproces, zoals hierboven besproken, om te bepalen wat geschikt en redelijk is.
- Zorg goed voor jezelf, zodat je voor anderen kunt zorgen: Degenen die in deze sector werken, weten dat het beheren van accommodaties een moeilijke en emotioneel uitputtende taak kan zijn. Het kan uitdagende gesprekken vereisen met collega's over zeer persoonlijke zaken die te maken hebben met hun levensonderhoud, identiteit en dagelijks functioneren. Hoewel ons overkoepelende doel is om de behoeften van werknemers op de werkplek empathisch te ondersteunen, moeten we soms verzoeken afwijzen - en dat kan leiden tot verhitte reacties. Omdat het in mei de Mental Health Awareness Month is, is het een goed moment om te wijzen op het belang van zelfzorg en het opbouwen van veerkracht bij het verwerken van dergelijke onaangename interacties. Samenwerken met een uitbestede deskundige leverancier (zoals Sedgwick) kan degenen die verantwoordelijk zijn voor interne aanpassingen de broodnodige ondersteuning en extra middelen bieden.
Speciale dank aan Anne Hudson van onze gewaardeerde klant Southwest Airlines voor haar bijdrage aan de Sedgwick blog.
Meer informatie - ontdek Sedgwick's job accommodatie oplossingen die werkgevers helpen de behoeften van werknemers te ondersteunen en te voldoen aan de ADA, PWFA en andere wettelijke en regelgevende vereisten, en bekijk ons meest recente rapport over de stand van zaken op het gebied van aanpassingen
Tags: Absentie, Absentiemanagement, Aanpassing, ADA, Casualty, Handicap, Handicap en verlof, Werknemer, Werknemerservaring, Werknemersgezondheid, Werknemerswelzijn, Mensen helpen, Workers comp, Werknemerscompensatie, Werknemerscompensatieclaims